§ 1. Decyzja określa:

1) zakres informacyjny, rzeczowy i terytorialny zbioru danych o Prowadzonych Postępowaniach w Sprawach Poszukiwania Osób, zwanego dalej „Zbiorem o Poszukiwaniach Osób”;

2) wewnętrzną strukturę, właściwości i przeznaczenie Zbioru o Poszukiwaniach Osób;

3) procedury przetwarzania informacji w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób;

4) procedury nadawania, zmiany oraz cofania uprawnień osobom uprawnionym do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób oraz procedury upoważniania osób do nadawania, zmiany oraz cofania w imieniu Komendanta Głównego Policji tych uprawnień.

§ 2. 1. Zbiór o Poszukiwaniach Osób prowadzi się w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Krakowie od dnia 6 czerwca 2006 r.¹⁾ jako zbiór danych przetwarzany w systemie teleinformatycznym tej jednostki obejmujący zakresem działania jednostki organizacyjne Policji województwa małopolskiego.

2. W Zbiorze o Poszukiwaniach Osób przetwarza się informacje, w tym dane osobowe o poszukiwanych w związku z popełnieniem przestępstwa:

1) obywatelach polskich posiadających ostatnie miejsce zameldowania na terenie województwa małopolskiego,

2) cudzoziemcach

– wobec których komórki organizacyjne właściwe w sprawach poszukiwawczych Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie oraz jednostek organizacyjnych Policji jej podległych prowadzą sprawy poszukiwawcze.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2, przetwarza się w zakresie wynikającym z art. 20 ust. 1, 2a, 2b, 2aa i ust. 15 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2011 r. Nr 287, poz. 1687, z późn. zm.²⁾).

§ 3. 1. Zbiór o Poszukiwaniach Osób prowadzi się w celu:

1) ułatwienia oraz usprawnienia sporządzania dokumentacji wykorzystywanej w prowadzonych sprawach poszukiwawczych;

2) zintensyfikowania czynności poszukiwawczych;

3) koordynacji spraw poszukiwawczych prowadzonych przez jednostki organizacyjne Policji województwa małopolskiego.

2. Zbiór o Poszukiwaniach Osób zawiera następujące informacje:

1) dane osobowe osoby poszukiwanej:

a) imiona i nazwisko,

b) imię ojca, imię matki oraz nazwisko rodowe matki,

c) datę urodzenia,

d) miejscowość urodzenia,

e) numer PESEL,

f) adres zamieszkania,

g) płeć,

h) obywatelstwo,

i) narodowość;

2) informacje o sprawie poszukiwawczej:

a) numer sprawy,

b) oznaczenie poszukiwania europejskim nakazem aresztowania lub międzynarodowym listem gończym,

c) podstawę poszukiwania,

d) nazwę i adres organu poszukującego,

e) sygnaturę akt sprawy organu poszukującego,

f) kwalifikację prawną czynu zabronionego, którego poszukiwanie dotyczy,

g) nazwę jednostki organizacyjnej Policji prowadzącej poszukiwania,

h) datę i godzinę zatrzymania oraz miejscowość i ulicę zatrzymania,

i) jednostkę organizacyjną Policji, która dokonała zatrzymania,

j) czynności podjęte po zatrzymaniu,

k) datę zakończenia poszukiwania.

3. System teleinformatyczny, w którym przetwarzany jest Zbiór o Poszukiwaniach Osób, umożliwia przetwarzanie informacji określonych w § 2 ust. 2 w sposób zapewniający opracowanie dokumentacji wykorzystywanej w toku czynności poszukiwawczych.

§ 4. 1. Policjanci lub pracownicy komórek organizacyjnych właściwych w sprawach poszukiwawczych jednostek organizacyjnych Policji województwa małopolskiego wprowadzają do Zbioru o Poszukiwaniach Osób informacje o osobach poszukiwanych w prowadzonych przez nich sprawach poszukiwawczych po wpłynięciu do jednostki dokumentu będącego podstawą poszukiwania osoby.

2. Policjant lub pracownik wprowadzający do Zbioru o Poszukiwaniach Osób informacje, o których mowa w ust. 1, jest odpowiedzialny za rzetelność, kompletność i zgodność wprowadzonych informacji z aktami postępowania przygotowawczego oraz za wprowadzenie informacji do innych zbiorów danych prowadzonych w Policji w zakresie oraz zgodnie z wymaganiami określonymi w odrębnych przepisach Komendanta Głównego Policji.

3. Do przetwarzania informacji w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób stosuje się odpowiednie sposoby przetwarzania informacji określone w § 15 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 grudnia 2012 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję.

§ 5. 1. Operacje przetwarzania informacji w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób wykonują uprawnieni przez Komendanta Wojewódzkiego Policji w Krakowie, w sposób określony w § 6, policjanci i pracownicy komórek organizacyjnych właściwych w sprawach poszukiwawczych jednostek organizacyjnych Policji województwa małopolskiego.

2. Informacje przetwarzane w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób udostępnia się w przypadku wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych lub dochodzeniowo-śledczych wobec osób poszukiwanych lub, jeżeli jest to niezbędne, w przypadku realizacji innych czynności służbowych wobec tych osób:

1) policjantom lub pracownikom komórek organizacyjnych właściwych w sprawach poszukiwawczych jednostek organizacyjnych Policji województwa małopolskiego na podstawie nadanych uprawnień;

2) policjantom lub pracownikom innych komórek i jednostek organizacyjnych Policji na podstawie zatwierdzonego przez bezpośredniego przełożonego oraz naczelnika lub zastępcę naczelnika komórki, o której mowa w pkt 1, pisemnego zapytania zawierającego identyfikator policjanta lub pracownika występującego z zapytaniem oraz dane umożliwiające jednoznaczną identyfikację osoby objętej poszukiwaniem;

3) Komendantowi Wojewódzkiemu Policji lub jego zastępcom na jego polecenie.

3. Weryfikację i usuwanie informacji, w tym danych osobowych ze Zbioru o Poszukiwaniach Osób dokonuje się na zasadach określonych w art. 20 ust. 17–18 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji oraz w sposób określony w § 32–37 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 grudnia 2012 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję.

§ 6. 1. Uprawnienia do przetwarzania informacji w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób nadaje Komendant Wojewódzki Policji w Krakowie na podstawie pisemnego wniosku naczelnika lub zastępcy naczelnika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach poszukiwawczych jednostek organizacyjnych Policji województwa małopolskiego, zaakceptowanego przez kierownika jednostki.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera imię, nazwisko, identyfikator policjanta lub pracownika, opis stanowiska pracy wynikający z karty opisu oraz wskazanie zakresu uprawnienia do przetwarzania informacji.

3. Modyfikacji oraz cofnięcia uprawnień do przetwarzania informacji w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób dokonuje się odpowiednio w sposób określony w ust. 1.

4. Naczelnik lub zastępca naczelnika komórki, o której mowa w ust. 1, przeprowadza co najmniej raz w roku weryfikację nadanych uprawnień.

§ 7. 1. Zadania i uprawnienia w zakresie funkcji administratora danych i administratora Zbioru o Poszukiwaniach Osób w imieniu Komendanta Głównego Policji wykonuje Komendant Wojewódzki Policji w Krakowie.

2. Komendant Wojewódzki Policji w Krakowie w ramach zadań i uprawnień, o których mowa w ust. 1:

1) określa wewnętrzną strukturę organizacyjną Zbioru o Poszukiwaniach Osób;

2) zarządza informacjami przetwarzanymi w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób i w tym zakresie zapewnia aktualność, integralność, legalność oraz prawidłowość przetwarzania tych informacji;

3) sprawuje kontrolę dostępu do informacji przetwarzanych w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób;

4) nadaje, zmienia oraz cofa uprawnienia do przetwarzania informacji w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób;

5) wydaje wytyczne w sprawach szczegółowego sposobu wykonywania przez podległych policjantów czynności służbowych związanych z przetwarzaniem informacji w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób;

6) wyznacza komisje do usunięcia danych osobowych ze Zbioru o Poszukiwaniach Osób;

7) decyduje o usunięciu ze Zbioru o Poszukiwaniach Osób informacji, co do których stwierdzono brak przesłanek do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

§ 8. 1. Kierownicy komórek i jednostek organizacyjnych Policji województwa małopolskiego dostosują sposób wykonywania zadań oraz czynności służbowych związanych z przetwarzaniem danych w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób do uregulowań zawartych w niniejszej decyzji – w terminie miesiąca od dnia jej wejścia w życie, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Uprawnienia do przetwarzania informacji w Zbiorze o Poszukiwaniach Osób wydane przed wejściem w życie niniejszej decyzji zachowują ważność do czasu wydania uprawnień do przetwarzania informacji w tym zbiorze zgodnie z przepisami niniejszej decyzji.

§ 9. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.³⁾