Na podstawie art. 20 ust. 19 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2011 r. Nr 287, poz. 1687, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 2.[Definicje] Użyte w rozporządzeniu określenia i skróty oznaczają:

1) Interpol – Międzynarodową Organizację Policji Kryminalnych – INTERPOL;

2) KBI Warszawa – Krajowe Biuro Interpolu w Warszawie;

3) kierownik komórki organizacyjnej KGP – kierownika komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji bezpośrednio podległego Komendantowi Głównemu Policji lub jego zastępcom oraz dyrektora Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego Policji;

4) ustawa o ochronie danych osobowych – ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.³⁾);

5) ustawa o Policji – ustawę z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji;

6) zestaw zbiorów danych – kilka zbiorów danych prowadzonych na podstawie wspólnych dla tych zbiorów systemów teleinformatycznych, zintegrowanych wspólnymi środkami dostępu oraz zawierających powiązane ze sobą informacje, w tym dane osobowe.

§ 3.[Administrator zbiorów danych] 1. Administratorem zbiorów danych, w których są przetwarzane informacje, o których mowa w § 1 pkt 1, jest Komendant Główny Policji.

2. Komendant Główny Policji jest również administratorem danych w rozumieniu art. 7 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób, o których mowa w § 1 pkt 1, przetwarzanych przez Policję w zbiorach danych.

3. W odniesieniu do danych osobowych uzyskanych od organów innych państw lub z Interpolu, a następnie przetwarzanych przez Policję w celu realizacji jej zadań ustawowych, Komendant Główny Policji posiada uprawnienia i wykonuje zadania administratora danych określone w ustawie o ochronie danych osobowych.

§ 4.[Tryb gromadzenia informacji] Tryb gromadzenia informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych obejmuje:

1) tworzenie zbiorów danych w Policji;

2) wprowadzanie informacji do zbiorów danych;

3) procedury zapewniające:

a) dokumentowanie pobieranych, gromadzonych i uzyskiwanych informacji,

b) kontrolę dostępu do zbiorów danych oraz nadzór nad przetwarzaniem informacji,

c) weryfikację i usuwanie informacji ze zbiorów danych.

§ 6.[Tworzenie zbiorów danych oraz zestawów zbiorów danych] 1. Zbiory danych oraz zestawy zbiorów danych tworzy w drodze decyzji Komendant Główny Policji, który ustala ich zakres informacyjny, rzeczowy i terytorialny, odpowiada za ich wewnętrzną strukturę, przeznaczenie oraz funkcjonowanie w Policji, a także dostosowuje właściwości tych zbiorów oraz procedury przetwarzania w nich informacji do rodzaju zadań wykonywanych przez Policję, zakresu informacji niezbędnych do wykonania określonego zadania, a także do osiągnięcia celów przetwarzania informacji w tych zbiorach.

2. Komendant Główny Policji może zezwolić na wykonanie repliki całości lub części zbioru danych, albo całości lub części zestawu zbiorów danych w celu usprawnienia dostępu określonej jednostki lub komórki organizacyjnej Policji do przetwarzanych informacji, w tym danych osobowych.

§ 7.[Rejestr zbiorów danych oraz zestawów zbiorów danych utworzonych w Policji] 1. Komendant Główny Policji prowadzi rejestr zbiorów danych oraz zestawów zbiorów danych utworzonych w Policji.

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1) oznaczenie rodzaju, formy prowadzenia i nazwy zbioru danych lub zestawu zbiorów danych oraz wskazanie daty wpisu do rejestru;

2) informacje o podmiotach odpowiedzialnych za administrowanie zbiorem danych lub zestawem zbiorów danych i uprawnionych do korzystania ze zbioru danych lub zestawu zbiorów danych;

3) wskazanie daty utworzenia i podstawy prawnej prowadzenia zbioru danych lub zestawu zbiorów danych;

4) oznaczenie celu prowadzenia, zakresu informacyjnego, rzeczowego i terytorialnego zbioru danych lub zestawu zbiorów danych;

5) datę likwidacji zbioru danych lub zestawu zbiorów danych oraz numer ewidencyjny i datę sporządzenia protokołu likwidacji zbioru danych lub zestawu zbiorów danych;

6) określenie liczby utworzonych replik zbioru danych lub jego części, albo liczby utworzonych replik całości lub części zestawu zbiorów danych wraz ze wskazaniem jednostek lub komórek organizacyjnych Policji, dla których repliki utworzono, oraz wskazaniem dla każdej repliki informacji, o których mowa w pkt 2, 3 i 5.

3. Wraz z rejestrem prowadzi się zbiór dokumentów zawierający, odrębnie dla każdego zbioru danych lub zestawu zbiorów danych, kopie:

1) aktów prawnych dotyczących utworzenia zbioru danych lub zestawu zbiorów danych;

2) dokumentów dotyczących zmian danych objętych rejestrem;

3) protokołu likwidacji zbioru danych lub zestawu zbiorów danych.

§ 8.[Likwidacja zbiorów danych lub zestaw zbiorów danych] 1. Zbiór danych lub zestaw zbiorów danych likwiduje się łącznie z wykonanymi replikami, na podstawie decyzji administratora zbioru danych określającej datę likwidacji zbioru, skład osobowy komisji likwidacyjnej oraz sposób usunięcia zgromadzonych w zbiorze danych informacji, w tym danych osobowych.

2. Z likwidacji zbioru danych lub zestawu zbiorów danych sporządza się protokół.

§ 9.[Prowadzenie zbioru danych oraz przetwarzanie informacji w systemie teleinformatycznym] 1. W systemie teleinformatycznym może być prowadzony więcej niż jeden zbiór danych oraz mogą być przetwarzane informacje, w tym dane osobowe, z różnych zbiorów danych, z zachowaniem właściwego poziomu ochrony przetwarzanych informacji wynikającego z przepisów o ochronie danych osobowych oraz ochronie informacji niejawnych.

2. Zbiór danych może być przetwarzany przy użyciu kilku systemów teleinformatycznych, jeżeli wymagają tego cele przetwarzania.

3. Uzyskiwanie informacji, w tym danych osobowych, udostępnianych Policji w trybie określonym w art. 20 ust. 15 i 16 ustawy o Policji może odbywać się za pośrednictwem systemów teleinformatycznych, w których są prowadzone policyjne zbiory danych.

4. W zestawach zbiorów danych zapewnia się zachowanie właściwego poziomu ochrony i bezpieczeństwa określonych kategorii informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w poszczególnych zbiorach danych, oraz zróżnicowanie dostępu do zbiorów danych w zależności od ich przeznaczenia oraz przydatności lub niezbędności określonych informacji, w tym danych osobowych, do wykonywania poszczególnych zadań Policji.

§ 10.[Krajowy System Informacyjny Policji] 1. Do wykonywania czynności w zakresie pobierania, uzyskiwania, gromadzenia, sprawdzania, przetwarzania i wykorzystywania informacji, w tym danych osobowych, o których mowa w art. 20 ust. 2a i 2b ustawy o Policji, prowadzi się w Policji Krajowy System Informacyjny Policji (KSIP) będący zestawem zbiorów danych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych.

2. W KSIP mogą być przetwarzane również informacje, w tym dane osobowe, do których gromadzenia, uzyskiwania i przetwarzania Policja jest uprawniona na podstawie odrębnych ustaw, jeżeli takie przetwarzanie przyczynia się do koordynacji informacji oraz efektywniejszej organizacji i realizacji ustawowych zadań Policji w zakresie wykrywania i ścigania sprawców przestępstw oraz zapobiegania przestępczości oraz jej zwalczania, a także ochrony życia i zdrowia ludzi.

3. Do funkcjonowania KSIP stosuje się odpowiednio przepisy § 6.

§ 12.[Osoby uprawnione do przetwarzania informacji] 1. Do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, oraz do użytkowania systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje określone w § 1 pkt 1 i 2, a także informacje, o których mowa w art. 20 ust. 15 ustawy o Policji, udostępnione Policji w sposób określony w art. 20 ust. 16 tej ustawy, dopuszcza się wyłącznie policjantów i pracowników Policji upoważnionych przez Komendanta Głównego Policji, zwanych dalej „osobami uprawnionymi”.

2. Komendant Główny Policji określa, indywidualnie dla każdego zbioru danych, w trybie określonym w § 6, procedury nadawania, zmiany, cofania lub utraty uprawnień osobom uprawnionym. W tym samym trybie Komendant Główny Policji określa osoby upoważnione w jego imieniu do nadawania, zmiany i cofania uprawnień osobom uprawnionym.

§ 13.[Zaznajomienie z przepisami dotyczącymi zbioru danych oraz przetwarzania informacji] Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych, w tym prowadzonym w systemie teleinformatycznym, każdą osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi zbioru danych oraz przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tym zbiorze danych, a także z przepisami dotyczącymi ochrony informacji, w tym danych osobowych, w nim zgromadzonych. Osoba uprawniona składa pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z tymi przepisami.

§ 14.[Wyposażenie w mechanizmy uwierzytelniania użytkownika] 1. Systemy teleinformatyczne, w których są zgromadzone dane osobowe, wyposaża się w mechanizmy uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli dostępu do przetwarzanych danych.

2. Dla każdej osoby uprawnionej będącej użytkownikiem systemu teleinformatycznego ustala się odrębny identyfikator i hasło użytkownika.

3. Bezpośredni dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie teleinformatycznym może mieć miejsce wyłącznie po podaniu identyfikatora i właściwego hasła użytkownika.

§ 15.[Sposoby przetwarzania informacji] Stosuje się następujące sposoby przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, zawartych w zbiorach danych:

1) rejestrowanie – polegające na wprowadzaniu informacji po raz pierwszy do zbioru danych;

2) sprawdzanie – polegające na zapoznaniu się z informacjami znajdującymi się w zbiorach danych;

3) klasyfikowanie – polegające na porządkowaniu zawartości zbiorów danych według określonych kryteriów;

4) weryfikowanie – polegające na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości zarejestrowanych informacji lub na dokonywaniu oceny przydatności albo niezbędności informacji do dalszego ich przetwarzania;

5) modyfikowanie – polegające na zmianie zawartości informacji znajdujących się w zbiorze danych, w tym zmianę zarejestrowanych informacji lub ich uzupełnienie;

6) typowanie – polegające na wyszukaniu i identyfikacji w zbiorach danych, informacji o cechach odpowiadających określonym kryteriom selekcyjnym;

7) analizowanie – polegające na poszukiwaniu związków zachodzących pomiędzy poszczególnymi informacjami znajdującymi się w zbiorze danych;

8) przekazywanie – polegające na udostępnieniu informacji ze zbioru danych innemu uprawnionemu podmiotowi, bez względu na formę tej czynności;

9) usuwanie – polegające na zniszczeniu lub deformacji informacji w sposób uniemożliwiający dalsze ich odczytywanie;

10) wykorzystywanie – polegające na korzystaniu z informacji zgromadzonych w zbiorze danych w celu wykrywczym, dowodowym lub identyfikacyjnym.

§ 16.[Rejestracja każdej operacji przetwarzania informacji] Administrator zbioru danych zapewnia rejestrację, w formie odpowiedniej do właściwości danego zbioru danych, każdej operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zakresie:

1) czasu (daty, godziny i minuty) rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemie teleinformatycznym lub w ręcznie sporządzanej ewidencji;

2) identyfikatora kadrowego, niezbędnych danych identyfikacyjnych oraz posiadanego uprawnienia dostępu do zbioru danych policjanta lub pracownika Policji wykonującego operację przetwarzania;

3) zakresu informacji, do których policjant lub pracownik Policji miał dostęp w związku z wykonywaną operacją przetwarzania informacji;

4) daty pierwszego wprowadzenia informacji do zbioru danych;

5) źródła informacji w przypadku uzyskania danych osobowych nie od osoby, której dane dotyczą;

6) przyczyny, zakresu i celu modyfikacji informacji, jaka nastąpiła w wyniku wykonanej operacji przetwarzania informacji;

7) danych identyfikujących osobę zlecającą wykonanie operacji przetwarzania informacji;

8) wskazania celu lub powodu wykonania operacji przetwarzania informacji;

9) wniosków składanych w związku z realizacją praw określonych w art. 32 ust. 1 pkt 6 i art. 33 ustawy o ochronie danych osobowych.

§ 17.[Zlecenie operacji przetwarzania informacji] 1. Operacje przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, mogą być wykonywane również na zlecenie policjantów i pracowników Policji uprawnionych do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, zgromadzonych w danym zbiorze danych, którzy nie mają bezpośredniego dostępu do systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony ten zbiór danych. Do zlecającego stosuje się odpowiednio § 12 i § 13.

2. Do przetwarzania, o którym mowa w ust. 1, stosuje się formularze rejestracyjne.

3. Za prawidłowe i poprawne wykonanie operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, odpowiadają osoby uprawnione bezpośrednio przetwarzające informacje w zbiorze danych, a za prawidłowe i poprawne wypełnienie formularza rejestracyjnego zlecający wykonanie operacji przetwarzania informacji.

4. Kierownicy jednostek organizacyjnych Policji mogą wyznaczyć komórki właściwe w sprawach wykonywania operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych.

§ 18.[Indywidualny identyfikator zbioru] 1. Informacjom, w tym danym osobowym, wprowadzanym po raz pierwszy do systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony określony zbiór danych, nadaje się indywidualny identyfikator tego zbioru.

2. W przypadku gdy ta sama informacja, w tym dane osobowe, podlega rejestracji w więcej niż jednym zbiorze danych lub w obrębie jednego zbioru danych, ale w kilku odrębnych kategoriach informacji wydzielonych w tym zbiorze, każda rejestracja tej informacji ma odrębny identyfikator danego zbioru lub kategorii oraz wskazanie jej powiązania z rejestracjami dokonanymi w pozostałych zbiorach danych lub kategoriach.

§ 19.[Przetwarzanie informacji] Informacje, w tym dane osobowe, przetwarza się przy użyciu:

1) sposobów zapewniających zgodność przetwarzania ze wskazanym dla zbioru danych celem przetwarzania;

2) dokumentów sporządzonych według wzorów określonych w niniejszym rozporządzeniu właściwych dla zbioru danych;

3) wprowadzonych przez administratora zbioru danych formularzy usprawniających pod względem technicznym przetwarzanie informacji, jeżeli wymagają tego właściwości zbioru danych.

§ 20.[Przetwarzanie informacji w globalnym systemie komunikacji Interpolu I - 24/7] Informacje, o których mowa w art. 20 ust. 2aa i 2ab ustawy o Policji, przetwarza KBI Warszawa w globalnym systemie komunikacji Interpolu I – 24/7 poprzez:

1) bezpośredni dostęp do tego systemu oraz przetwarzanie informacji w zbiorach danych Interpolu;

2) wymianę informacji z Sekretariatem Generalnym Interpolu albo bezpośrednio z innymi krajowymi biurami Interpolu.

§ 21.[Centralna Registratura Daktyloskopijna] 1. Pobierane i uzyskiwane przez Policję dane osobowe, w postaci odcisków linii papilarnych, przetwarza się w zbiorze danych – Centralna Registratura Daktyloskopijna.

2. Pobranie odcisków linii papilarnych następuje poprzez wypełnienie jednostronnych kart daktyloskopijnych w dwóch egzemplarzach albo poprzez pobranie ich za pomocą urządzenia do elektronicznego daktyloskopowania.

3. Pobrane odciski linii papilarnych rejestruje się w Centralnej Registraturze Daktyloskopijnej poprzez przekazanie dwóch jednostronnie wypełnionych kart daktyloskopijnych albo poprzez przesłanie zapisu odcisków linii papilarnych w postaci elektronicznej z użyciem systemu teleinformatycznego.

§ 22.[Zdjęcia] 1. Pobierane i uzyskiwane przez Policję informacje w formie zdjęć osób, w tym zdjęć sygnalitycznych, lub szkiców i opisów wizerunków przetwarza się w odpowiednio opisanych zestawach kart albumowych.

2. Karty albumowe mogą być sporządzane również na informatycznych nośnikach danych.

3. Materiały źródłowe służące do sporządzania zdjęć w postaci negatywów lub zapisów cyfrowych na informatycznych nośnikach danych z cyfrowymi zapisami zdjęć gromadzi się w komórkach organizacyjnych Policji do spraw techniki kryminalistycznej właściwych ze względu na miejsce wykonania zdjęcia.

4. Zdjęcia, o których mowa w ust. 1, można wykorzystywać do sporządzania tablic poglądowych w prowadzonych postępowaniach przygotowawczych w sprawach o przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego lub do tworzenia albumów fotograficznych okazywanych w celach identyfikacyjnych lub wykrywczych.

5. Warunki techniczne i sposoby wykonywania zdjęć sygnalitycznych oraz zdjęć zwłok określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 23.[Czynności w zakresie kontroli i nadzoru służbowego] 1. W celu zapewnienia wykonywania zadań administratora danych, a zwłaszcza należytego i sprawnego przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w podległych jednostkach organizacyjnych Policji – Komendant Główny Policji, komendanci wojewódzcy (Stołeczny) Policji oraz kierownicy komórek organizacyjnych KGP mogą podejmować czynności w zakresie kontroli i nadzoru służbowego.

2. Czynności w zakresie kontroli i nadzoru służbowego mogą być podejmowane z własnej inicjatywy lub na wniosek podmiotu wymienionego w ust. 1.

3. Komendant Główny Policji wyznacza komórkę organizacyjną Komendy Głównej Policji upoważnioną do wykonywania czynności w trybie kontroli i nadzoru służbowego na zlecenie lub polecenie podmiotów, o których mowa w ust. 1.

§ 24.[Zakres kontroli i nadzoru służbowego] 1. Kontroli i nadzorowi służbowemu mogą podlegać:

1) dostęp do zbiorów danych prowadzonych w Policji oraz do informacji, w tym danych osobowych, w nich przetwarzanych;

2) dostęp do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych dostępnych Policji w drodze teletransmisji danych na podstawie art. 20 ust. 15 i 16 ustawy o Policji;

3) przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych, o których mowa w pkt 1 i 2;

4) uprawnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych, o których mowa w pkt 1 i 2, oraz policjanci i pracownicy Policji uprawnieni do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tych zbiorach danych.

2. Czynności w zakresie kontroli i nadzoru służbowego mogą być realizowane w szczególności poprzez:

1) weryfikację, typowanie i analizę informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych;

2) sprawdzanie zakresu dostępu do zbiorów danych, zakresu i rodzaju operacji przetwarzania wykonanych na informacjach, w tym danych osobowych, oraz uzyskiwanie wyników sprawdzenia, a także ich ocenę, analizę lub weryfikację;

3) kontrolę rejestrów operacji (logowań) odnotowywanych w systemie teleinformatycznym, o których mowa w § 16;

4) kontrolę i ocenę legalności, poprawności, kompletności i celowości przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, a także przeprowadzenie analizy w tym zakresie;

5) zapoznawanie się z dokumentacją stanowiącą podstawę do wprowadzenia informacji, w tym danych osobowych, do zbioru danych, a także stanowiącą podstawę ich sprawdzenia, wykorzystania, modyfikacji lub usunięcia;

6) wydawanie poleceń, zaleceń lub wytycznych w celu usunięcia stwierdzonych uchybień w przetwarzaniu informacji, a w przypadku naruszenia przepisów prawa – skierowanie sprawy do właściwego przełożonego dyscyplinarnego;

7) usuwanie informacji, co do których stwierdzono brak przesłanek przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, przez Policję.

§ 26.Udokumentowaniem pobrania, uzyskania lub zgromadzenia informacji, w tym danych osobowych, oraz potwierdzeniem zarejestrowania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych lub potwierdzeniem wykonania innej operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie teleinformatycznym jest wydruk lub raport zawierający zestawienie zakresu, treści lub graficznej formy przetwarzanych danych albo formularz rejestracyjny z nadanym identyfikatorem określonego zbioru danych.

§ 27.Pobranie, uzyskanie lub otrzymanie od organów ścigania innych państw na podstawie ustawy z dnia 16 września 2011 r. o wymianie informacji z organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej (Dz. U. Nr 230, poz. 1371) informacji, w tym danych osobowych, które są przetwarzane przez Policję w zbiorach danych, jest dokumentowane w sposób odpowiadający rodzajowi pobranych lub uzyskanych informacji oraz w formie właściwej dla zbioru danych, w którym te informacje są przetwarzane przez Policję.

§ 28.[Wzory kart daktyloskopijnych] Wzory kart daktyloskopijnych, o których mowa w § 21 ust. 2 i 3, stanowią załączniki nr 2–5 do rozporządzenia:

1) załącznik nr 2 – wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych palców;

2) załącznik nr 3 – wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych dłoni;

3) załącznik nr 4 – wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych palców sporządzanej w przypadku pobierania odcisków linii papilarnych na podstawie art. 192a § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555, z późn. zm.⁴⁾);

4) załącznik nr 5 – wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych dłoni sporządzanej w przypadku pobierania odcisków linii papilarnych na podstawie art. 192a § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego.

§ 29.[Wzór karty albumowej] 1. Wzór karty albumowej, o której mowa w § 22 ust. 1, stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia.

2. Wzór protokołu likwidacji zbioru danych albo zestawu zbiorów danych stanowi załącznik nr 7 do rozporządzenia.

3. Wzór protokołu usunięcia danych osobowych ze zbioru danych stanowi załącznik nr 8 do rozporządzenia.

§ 31.[Korzystanie z informacji w drodze teletransmisji] 1. Do korzystania z informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych udostępnionych Policji w drodze teletransmisji danych są uprawnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań służbowych, służba kryminalna, prewencyjna, śledcza, Lotnictwa Policji oraz wspomagająca działalność Policji w zakresie organizacyjnym.

2. Informacje, w tym dane osobowe, udostępnia się wyłącznie osobom uprawnionym.

§ 33.[Weryfikacja z urzędu] Weryfikacji, o której mowa w § 32, organy Policji dokonują z urzędu z wykorzystaniem informacji:

1) zgromadzonych w zbiorach danych prowadzonych w Policji powiązanych z danymi osobowymi wytypowanymi do weryfikacji;

2) zawartych we wnioskach osób, których dane dotyczą, złożonych w trybie art. 32 ust. 1 pkt 1–6, art. 33 i 35 ustawy o ochronie danych osobowych;

3) uzyskanych od innych organów, służb lub instytucji państwowych.

§ 34.[Weryfikacja danych osobowych pod kątem ich przydatności w prowadzonych postępowaniach] 1. Administrator danych lub osoba przez niego upoważniona wyznacza komisję do usunięcia danych osobowych ze zbioru danych, uznanych za nieprzydatne lub zbędne w wyniku weryfikacji, o której mowa w § 32. Komisja sporządza protokół usunięcia danych osobowych ze zbioru danych.

2. W protokole usunięcia danych osobowych ze zbioru danych zamieszcza się opis usuniętych danych osobowych oraz wykaz zniszczonych dokumentów lub nośników informatycznych zawierających te dane osobowe, a także wskazuje się sposób ich zniszczenia.

§ 35.[Weryfikacja danych osobowych w celu dowodowym lub identyfikacyjnym] 1. Organ Policji, który zebrał lub zgromadził w zbiorze danych dane osobowe w celu dowodowym lub identyfikacyjnym, weryfikując te dane, uwzględnia rodzaj chronionego dobra, upływ terminów przewidzianych do archiwizacji akt prowadzonych spraw, przedawnienie karalności czynu będącego podstawą zgromadzenia danych osobowych lub ustanie okoliczności albo ziszczenie się celu uzasadniającego wprowadzenie tych danych do zbioru danych. Do oceny tych danych osobowych stosuje się odpowiednio § 32.

2. Do przeprowadzenia czynności usunięcia danych osobowych, o których mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio § 34.

§ 36.[Weryfikacja danych osobowych uzyskanych, pobranych lub otrzymanych od organów innych państw lub Interpolu] Dane osobowe uzyskane, pobrane lub otrzymane od organów innych państw lub Interpolu weryfikuje się i usuwa w sposób określony przez organ przekazujący te dane, a w przypadku gdy nie został on określony – w sposób wskazany w § 32–35.

§ 37.[Usuwanie danych osobowych znajdujących się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych nośnikach danych] Dane osobowe znajdujące się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych nośnikach danych usuwa się w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych danych:

1) przy użyciu technik programowych lub sprzętowych;

2) przez zniszczenie nośników zawierających dane osobowe przeznaczone do usunięcia, jeżeli ich usunięcie w sposób określony w pkt 1 nie jest możliwe.

§ 39.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.⁵⁾

Załączniki do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych
z dnia 31 grudnia 2012 r. (poz. 8)

Załącznik nr 1

WARUNKI TECHNICZNE I SPOSOBY WYKONYWANIA ZDJĘĆ SYGNALITYCZNYCH ORAZ ZDJĘĆ ZWŁOK

§ 1. 1. Zdjęcia sygnalityczne obejmują: ujęcie twarzy z prawego profilu i z przodu oraz prawego i lewego półprofilu.

2. Zdjęcie twarzy z przodu należy wykonać w taki sposób, aby podstawa nosa oraz dolna krawędź płatków małżowin usznych osoby fotografowanej znajdowały się na jednej wysokości i tworzyły linię poziomą. Na zdjęciach ukazujących prawy profil oraz lewy półprofil powinna być widoczna małżowina uszna.

3. W przypadku gdy osoba ma cechy charakterystyczne budowy anatomicznej (np. brak kończyny, znaczna wada postawy), wykonuje się zdjęcie w pozycji stojącej z przodu, natomiast gdy sylwetka osoby jest bardziej charakterystyczna w innym ustawieniu, osobę tę fotografuje się również w takim ustawieniu. Podczas fotografowania sylwetki osobę ustawia się w pozycji swobodnej, pozwalającej na utrwalenie jej normalnego wyglądu.

4. Jeżeli fotografowana osoba lub nieznane zwłoki mają na ciele widoczne znaki szczególne, a zwłaszcza: tatuaże, blizny, znamiona, deformacje, brak palców u rąk, a nie są one widoczne na zdjęciu całej sylwetki, znaki te utrwala się na osobnych zdjęciach, które wraz z negatywami przekazuje się zlecającemu ich wykonanie.

5. Podczas wykonywania zdjęcia należy zwrócić uwagę na ewentualne próby zafałszowania wizerunku przez celową zmianę mimiki twarzy lub zmianę sylwetki osoby fotografowanej. W takim przypadku zdjęcie należy powtórzyć.

§ 2. Zdjęcia powinny być wykonane na jednolitym, jasnym tle. Oświetlenie przy wykonywaniu fotografii powinno zapewnić uzyskanie równomiernie naświetlonego obrazu, możliwie najbardziej zbliżonego do rzeczywistego wyglądu osoby fotografowanej. Na fotografowanej osobie lub tle nie mogą występować cienie deformujące i zaciemniające wizerunek danej osoby.

§ 3. 1. Przy wykonywaniu zdjęć twarzy wykorzystuje się urządzenie do zdjęć sygnalitycznych UDZS, a w przypadku jego braku specjalne krzesło obrotowe. Jeżeli nie ma takiego krzesła, zdjęcia twarzy mogą być wykonywane przy użyciu zwykłego krzesła lub przy ustawieniu osoby w pozycji stojącej, z zastrzeżeniem § 1 ust. 3.

2. W przypadku wykonywania zdjęć bez stosowania urządzenia UDZS zdjęcia należy wykonać w skali 1:8.

3. Na zdjęciu twarzy z profilu powinna być widoczna tabliczka informacyjna zawierająca następujące dane:

1) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, w której wykonano zdjęcie;

2) numer ewidencyjny zdjęcia i rok jego wykonania;

3) oznaczenia cyfrowe określające wzrost i kolor włosów, przy czym pierwszą cyfrą oznacza się wzrost, a drugą kolor włosów.

4. Na tabliczce informacyjnej, o której mowa w ust. 3, do określenia wzrostu i koloru włosów osoby fotografowanej używa się następujących oznaczeń cyfrowych:

§ 4. Przed wykonaniem zdjęcia osoba fotografowana powinna być uczesana i ogolona (jeżeli nie nosi zarostu na stałe), a przy pomiarze wzrostu powinna być bez obuwia.

§ 5. 1. Do zdjęć sygnalitycznych mogą być wykorzystane aparaty fotograficzne tradycyjne lub cyfrowe. Ogniskowa obiektywów nie powinna być krótsza od podwójnej i dłuższa od potrójnej długości przekątnej kadru negatywu lub matrycy CCD. W przypadku stosowania urządzenia UDZS długość ogniskowej określa producent w instrukcji obsługi.

2. Podczas fotografowania twarzy obiektyw aparatu powinien być ustawiony na wysokości oczu, a w czasie fotografowania całej sylwetki na wysokości piersi osoby fotografowanej. Oś optyczną obiektywu należy ustawić prostopadle do fotografowanej osoby.

3. Ostrość należy ustawić podczas fotografowania osoby z profilu na kąt oka z zachowaniem niezbędnej głębi ostrości.

4. W przypadku użycia aparatu cyfrowego minimalny format rejestracji powinien wynosić 2048 x 1536 pikseli przy zastosowanej rozdzielczości 300 ppi, co odpowiada około 3,2 megapikselom.

§ 6. 1. Do wykonywania zdjęć sygnalitycznych stosuje się materiały negatywowe barwne o ogólnej czułości 100–400 ASA. Obróbka fotochemiczna materiału negatywowego powinna być przeprowadzona zgodnie z zaleceniem jego producenta.

2. W jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji wyposażonych w odpowiedni sprzęt, w szczególności w: aparat cyfrowy, komputer, nagrywarkę CD-R, drukarkę, dopuszcza się wykonywanie zdjęć sygnalitycznych w postaci wydruków komputerowych. Wydruki zdjęć powinny być wykonane na specjalnym papierze, przeznaczonym do wysokorozdzielczych wydruków barwnych z zachowaniem rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi w wymiarach odpowiadających analogicznym zdjęciom sygnalitycznym wykonanym metodą fotograficzną.

3. Odbitki fotograficzne lub wydruki wykonuje się w formacie 6,5 x 9,5 cm (po dwie na jednym kadrze). Poszczególne pozy na zdjęciach powinny być ujęte w następującej kolejności:

1) prawy profil twarzy i twarz z przodu (en face) – bez okularów;

2) prawy i lewy półprofil twarzy.

4. Odbitki lub wydruki zdjęć całej sylwetki wykonuje się w formacie 5 x 9 cm.

5. Dopuszczalne jest wykonywanie zdjęć sygnalitycznych i całej sylwetki z wykorzystaniem materiałów czarno-białych.

6. Sposób oświetlenia sylwetki oraz obróbka fotochemiczna użytych materiałów powinny odzwierciedlać rzeczywiste barwy oraz wygląd osoby fotografowanej, a temperatura barwowa światła powinna być zbliżona do światła dziennego.

§ 7. 1. W celu umożliwienia przekazania do archiwum zdjęć sygnalitycznych w postaci plików cyfrowych powinny być one zapisane na dysku twardym komputera wydzielonego do ich magazynowania. Komputer ten powinien być zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych.

2. W przypadku wykonywania zdjęć aparatem cyfrowym z wykorzystaniem urządzenia UDZS archiwizowane zdjęcia powinny być umieszczone w folderze o nazwie odpowiadającej literowemu symbolowi jednostki (bez polskich znaków literowych) z kolejnym numerem ewidencyjnym zdjęcia i oznaczeniem dwóch ostatnich cyfr roku wykonania (np. KMP Rzeszow 117 13); poszczególne zdjęcia w nim zawarte powinny mieć dodatkowo symbol literowy pozy rejestracji: „ab” – prawy profil i twarz z przodu (en face), „cd” – prawy półprofil i lewy półprofil, „e” – sylwetka, „f” do „z” – zdjęcia dodatkowe. Poszczególne oznaczenia oddziela się od siebie symbolem podkreślnika (np. KMP Rzeszow 117 13 ab).

3. W przypadku wykonywania zdjęć aparatem cyfrowym bez wykorzystania urządzenia UDZS archiwizowane zdjęcia powinny być umieszczone w folderze o nazwie odpowiadającej literowemu symbolowi jednostki (bez polskich znaków literowych) z kolejnym numerem ewidencyjnym zdjęcia i oznaczeniem dwóch ostatnich cyfr roku wykonania (np. KMP Rzeszow 117 13); poszczególne zdjęcia w nim zawarte powinny mieć dodatkowo symbol literowy pozy rejestracji: „a” – prawy profil, „b” – twarz z przodu (en face), „c” – prawy półprofil, „d” – lewy półprofil, „e” – sylwetka, „f” do „z” – zdjęcia dodatkowe. Poszczególne oznaczenia oddziela się od siebie symbolem podkreślnika (np. KMP Rzeszow 117 13 a).

4. Zdjęcia sygnalityczne w postaci plików cyfrowych przekazuje się na nośnikach jednokrotnego zapisu (np. płyty CD-R); pliki powinny być zapisane w formacie TIFF (Tagged Image File Format) lub JPEG (Joint Photographic Expert Group) bez kompresji.

§ 8. 1. Zlecenie na wykonanie zdjęć oraz kartę albumową z wpisanymi danymi osoby fotografowanej przekazuje specjaliście kryminalistyki policjant prowadzący postępowanie przygotowawcze, czynności w sprawie nieletniego lub czynności wyjaśniające w sprawie ustalenia tożsamości osób lub zwłok.

2. Karty albumowe z wykonanymi i naklejonymi zdjęciami sygnalitycznymi wraz ze zdjęciami dodatkowymi są przekazywane za pokwitowaniem policjantowi wymienionemu w ust. 1.

3. Negatywy lub nośniki ze zdjęciami zapisanymi cyfrowo, wraz z danymi personalnymi osób na nich zarejestrowanych, są przekazywane do archiwum komendy wojewódzkiej Policji. Negatywy i nośniki powinny być zabezpieczone przed uszkodzeniem i przechowywane zgodnie z zaleceniami producenta danego nośnika.

§ 9. 1. Zwłoki o nieustalonej tożsamości fotografuje się w czterech ujęciach głowy:

1) prawy profil;

2) widok twarzy z przodu (en face);

3) półprofil prawy;

4) półprofil lewy.

2. Dodatkowo wykonuje się zdjęcie całej sylwetki oraz zdjęcie lewej małżowiny usznej z uwzględnieniem zasad fotografii skalowej.

3. Przed wykonaniem zdjęć zwłok do celów identyfikacyjnych głowę i twarz doprowadza się do wyglądu zbliżonego do stanu przed śmiercią. Zwłoki fotografuje się w odzieży, w jaką były ubrane. W przypadku gdy zwłoki były bez odzieży, do fotografii przykrywa się je tkaniną, pozostawiając je od ramion odsłonięte.

Załącznik nr 2

WZÓR KARTY DAKTYLOSKOPIJNEJ ODCISKÓW LINII PAPILARNYCH PALCÓW

Załącznik nr 3

WZÓR KARTY DAKTYLOSKOPIJNEJ ODCISKÓW LINII PAPILARNYCH DŁONI

Załącznik nr 4

WZÓR KARTY DAKTYLOSKOPIJNEJ ODCISKÓW LINII PAPILARNYCH PALCÓW SPORZĄDZANEJ W PRZYPADKU POBIERANIA ODCISKÓW LINII PAPILARNYCH NA PODSTAWIE ART. 192a § 1 KODEKSU POSTĘPOWANIA KARNEGO

Załącznik nr 5

WZÓR KARTY DAKTYLOSKOPIJNEJ ODCISKÓW LINII PAPILARNYCH DŁONI SPORZĄDZANEJ W PRZYPADKU POBIERANIA ODCISKÓW LINII PAPILARNYCH NA PODSTAWIE ART. 192a § 1 KODEKSU POSTĘPOWANIA KARNEGO

Załącznik nr 6

WZÓR KARTY ALBUMOWEJ

Załącznik nr 7

WZÓR PROTOKOŁU LIKWIDACJI ZBIORU DANYCH ALBO ZESTAWU ZBIORÓW DANYCH

Załącznik nr 8

WZÓR PROTOKOŁU USUNIĘCIA DANYCH OSOBOWYCH ZE ZBIORU DANYCH