§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

2) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

3) Dyrektorze Generalnym - należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego w Ministerstwie;

4) [1] DDK - należy przez to rozumieć Departament Dziedzictwa Kulturowego w Ministerstwie;

5) BFK - należy przez to rozumieć Biuro Finansów i Księgowości w Ministerstwie;

6) systemie finansowo-księgowym - należy przez to rozumieć system informatyczny wykorzystywany do ewidencji ilościowo-wartościowej oraz finansowo-księgowej składników majątku w Ministerstwie;

7) ustawie o restytucji narodowych dóbr kultury - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 25 maja 2017 r. o restytucji narodowych dóbr kultury (Dz. U. z 2019 r. poz. 1591);

8) ustawie o rachunkowości - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598).

§ 4. [2] Dyrektor Generalny może upoważnić Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora DDK do wykonywania niektórych działań związanych z gospodarowaniem dobrami kultury, o których mowa w § 1, w tym w szczególności do:

1) zawierania umowy depozytu przewidującej powierzenie dobra kultury instytucji kultury albo innej jednostce sektora finansów publicznych wyspecjalizowanej w opiece nad zabytkami w celu sprawowania nad nim opieki;

2) sprawowania nadzoru nad sposobem przechowywania dobra kultury, w tym czynności związanych z zabezpieczeniem dobra kultury przed uszkodzeniem lub zniszczeniem;

3) wyrażania zgody na czasowe przemieszczenie dobra kultury poza miejsce jego stałego przechowywania lub wyrażania zgody na przeprowadzanie badań lub prac konserwatorskich;

4) sprawowania nadzoru nad prawidłowością prowadzenia ewidencji dóbr kultury;

5) akceptacji w systemie finansowo-księgowym dokumentów potwierdzających przyjęcie, powierzenie lub przekazanie dobra kultury.

§ 5. [3] 1. Zawarcie umowy depozytu przewidującej powierzenie dobra kultury, o którym mowa w § 1, instytucji kultury albo innej jednostce sektora finansów publicznych wyspecjalizowanej w opiece nad zabytkami w celu sprawowania nad nim opieki, nieodpłatne przeniesienie własności tego dobra kultury na państwową instytucję kultury lub inną państwową jednostkę sektora finansów publicznych oraz powierzenie wykonywania niektórych działań związanych z gospodarowaniem dobrami kultury, o których mowa w § 1, instytucji kultury wyspecjalizowanej w opiece nad zabytkami, dla której Minister jest podmiotem tworzącym lub współprowadzącym, bądź Dyrektorowi Biblioteki Narodowej albo Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, wymaga zgody Ministra wyrażonej na piśmie, udzielonej po przedstawieniu pisemnej opinii Dyrektora DDK w przedmiocie dopuszczalności i zasadności dokonania powierzenia albo przekazania dobra kultury.

2. Dokonanie czynności związanych z zabezpieczeniem dobra kultury przed jego uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także wyrażenie zgody na przeprowadzanie badań lub prac konserwatorskich w stosunku do tego dobra kultury, następuje na wniosek Dyrektora DDK, który zawiera pisemną opinię w przedmiocie dopuszczalności i zasadności dokonania odpowiednich czynności, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Dokonanie czynności związanych z zabezpieczeniem przed uszkodzeniem lub zniszczeniem dobra kultury będącego zabytkiem w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. z 2024 r. poz. 1292), a także wyrażenie zgody na przeprowadzanie badań lub prac konserwatorskich w stosunku do tego dobra kultury, wymaga uprzedniego podjęcia przez DDK odpowiednich działań przewidzianych przepisami tej ustawy, w tym uzyskania niezbędnych pozwoleń, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. W przypadku, w którym brak natychmiastowego przeprowadzenia prac konserwatorskich w odniesieniu do dobra kultury będącego zabytkiem i nie wpisanego do rejestru zabytków może skutkować jego destrukcją bądź istotnym pogorszeniem stanu zachowania, co zostało stwierdzone opinią wojewódzkiego konserwatora zabytków lub opinią dyrektora wyspecjalizowanej w zakresie opieki nad zabytkami lub ochrony dziedzictwa kulturowego jednostki organizacyjnej podległej lub nadzorowanej przez Ministra, Dyrektor Generalny na wniosek Dyrektora DDK zleca przeprowadzenie takich prac niezwłocznie po uzyskaniu posiadania takiego dobra kultury.

§ 6. 1. Ewidencję dóbr kultury, o których mowa w § 1, w ujęciu ilościowo - wartościowym, prowadzi się w systemie finansowo - księgowym, w sposób umożliwiający wyodrębnienie należących do Skarbu Państwa dóbr kultury odzyskanych wskutek restytucji prowadzonej przez Rzeczpospolitą Polską, narodowych dóbr kultury RP objętych przepadkiem na rzecz Skarbu Państwa oraz dóbr kultury przekazanych Skarbowi Państwa na własność w drodze darowizny od pozostałych rodzajów aktywów, będących składnikami majątku Ministerstwa.

2. Ewidencję, o której mowa w ust. 1, prowadzi pracownik DDK [4] w księdze inwentarzowej, w której generowane są dowody przyjęcia, powierzenia i przekazania dóbr kultury na podstawie następujących dokumentów:

1) PPR - oznacza dokument potwierdzający przyjęcie dobra kultury;

2) PTDR - oznacza dokument potwierdzający powierzenie dobra kultury innej jednostce;

3) PTR - oznacza dokument potwierdzający przekazanie dobra kultury innej jednostce.

3. Dla każdego zaewidencjonowanego dobra kultury generowany jest niepowtarzalny numer inwentarzowy oraz kod kreskowy, przy pomocy którego oznakowywane jest dobro kultury zgodnie z § 15 zarządzenia.

4. Dowody przyjęcia, powierzenia oraz przekazania dobra kultury pracownik DDK [5] udostępnia pracownikowi BFK w systemie elektronicznego obiegu dokumentów EZD, w celu zaewidencjonowania w księgach rachunkowych Ministerstwa.

5. W ewidencji, o której mowa w ust. 1, ujmuje się w szczególności:

1) dane identyfikacyjne dobra kultury:

a) numer inwentarzowy,

b) nazwę,

c) rodzaj,

d) opis,

e) ilość;

2) informacje dotyczące przyjęcia dobra kultury, w tym datę przyjęcia, podstawę przyjęcia oraz nazwę i numer dokumentu potwierdzającego przyjęcie;

3) informacje dotyczące powierzenia dobra kultury, w tym dane podmiotu, któremu powierzono dobro kultury, datę powierzenia oraz nazwę i numer dokumentu potwierdzającego powierzenie;

4) informacje dotyczące przekazania dobra kultury, w tym dane podmiotu, któremu przekazano dobro kultury, datę przekazania oraz nazwę i numer dokumentu potwierdzającego przekazanie.

6. W przypadkach, w których jest to możliwe, w ewidencji o której mowa w ust. 1, ujmuje się również numer fabryczny dobra kultury, numer pod którym dobro kultury figurowało w bazie strat wojennych oraz dane podmiotu będącego właścicielem dobra kultury w chwili jego utraty.

§ 7. 1. Ujawnienie w ewidencji dobra kultury odzyskanego wskutek restytucji prowadzonej przez Rzeczpospolitą Polską następuje na podstawie:

1) prawomocnego orzeczenia sądu nakazującego wydanie tego dobra kultury Skarbowi Państwa lub

2) porozumienia zawartego przez Skarb Państwa z posiadaczem, przewidującego wydanie tego dobra kultury Skarbowi Państwa oraz protokołu przekazania, o którym mowa w § 12 ust. 1.

2. [6] W przypadkach, w których fakt przysługiwania Skarbowi Państwa prawa własności dobra kultury odzyskanego wskutek restytucji prowadzonej przez Rzeczpospolitą Polską nie został stwierdzony dokumentem, o którym mowa w ust. 1, lecz wynika wprost z przepisów prawa oraz w przypadkach, o których mowa w § 12 ust. 2, ujawnienie w ewidencji takiego dobra kultury następuje na podstawie decyzji Dyrektora Generalnego, na pisemny wniosek Dyrektora DDK.

§ 12. 1. Odbiór dobra kultury odzyskanego wskutek restytucji prowadzonej przez Rzeczpospolitą Polską, co do którego Skarb Państwa zawarł z jego posiadaczem porozumienie przewidujące wydanie tego dobra kultury Skarbowi Państwa oraz dobra kultury przekazanego Skarbowi Państwa na własność w drodze darowizny następuje na podstawie protokołu przekazania.

2. [7] W przypadkach, w których sporządzenie protokołu przekazania, o którym mowa w ust. 1, nie jest możliwe, pracownik DDK dokonujący odbioru dobra kultury odnotowuje fakt i okoliczności jego odbioru w notatce służbowej, którą przedkłada Dyrektorowi DDK i Dyrektorowi Generalnemu.

§ 14. [8] W przypadkach, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, § 7 ust. 2 i § 9 oraz w przypadkach, w których ustalenie wartości dobra kultury na podstawie orzeczenia sądu nie jest możliwe, wartość dobra kultury, o którym mowa w § 1, jest określana przez Dyrektora DDK na podstawie pisemnej wyceny dokonywanej według aktualnych cen sprzedaży podobnego dobra kultury, przy czym jeżeli DDK nie jest w stanie dokonać wyceny we własnym zakresie, powierza jej dokonanie jednostce organizacyjnej podległej lub nadzorowanej przez Ministra lub zleca jej dokonanie biegłemu rzeczoznawcy.

§ 15. 1. Dobro kultury, o którym mowa w § 1, wpisane do ewidencji otrzymuje oznakowanie w formie zawieszki, zawierającej naklejkę z numerem inwentarzowym i kodem kreskowym, generowaną z systemu finansowo-księgowego, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Jeżeli dobro kultury, o którym mowa w § 1, stanowi materiał archiwalny, jest ono zabezpieczane poprzez umieszczenie go w opakowaniu ochronnym, zgodnym z normami ISO właściwymi dla danego rodzaju materiałów, zaś naklejkę z numerem inwentarzowym i kodem kreskowym, o której mowa w ust. 1, nanosi się na opakowaniu ochronnym.

3. Zawieszka, o której mowa w ust 1, powinna być przymocowana do dobra kultury w sposób możliwie trwały, a ponadto umieszczona w taki sposób, aby nie przeszkadzała w oglądaniu lub odbiorze dobra kultury i nie zasłaniała wcześniejszych oznakowań proweniencyjnych, a równocześnie powinna być naniesiona w takim miejscu, aby można było ją łatwo zlokalizować bez zbędnego poruszania dobrem kultury.

4. Jeżeli oznakowanie dobra kultury przy pomocy zawieszki nie jest fizycznie możliwe, naklejkę z numerem inwentarzowym i kodem kreskowym nanosi się na opakowaniu ochronnym przystosowanym do przechowywania dobra kultury danego rodzaju.

5. W przypadkach, w których dobro kultury jest powierzane instytucji kultury albo innej jednostce sektora finansów publicznych wyspecjalizowanej w opiece nad zabytkami bezpośrednio po jego przyjęciu, w sposób nie powodujący konieczności przechowywania tego dobra kultury na terenie Ministerstwa, dopuszczalne jest oznakowanie tego dobra kultury przy pomocy naklejki, o której mowa w ust. 1, w sposób odmienny aniżeli określony w ust. 3 i 4, przyjęty w danej instytucji kultury albo innej jednostce sektora finansów publicznych wyspecjalizowanej w opiece nad zabytkami dla oznakowywania dóbr kultury danego rodzaju.

6. Przy nanoszeniu oznakowań w miarę możliwości należy zachować jednolitość miejsca i sposobu znakowania tego samego rodzaju dóbr kultury.

7. Jeżeli dobro kultury, inne niż materiał archiwalny, składa się z kilku oddzielnych lub łatwych do zdemontowania elementów oznakowanie powinno zostać naniesione na każdym z nich.

8. Naklejki o których mowa w ust. 1 generowane są z systemu finansowo - księgowego przez pracownika DDK [9] .

9. Fizycznego oznakowania dóbr kultury, o których mowa w § 1, dokonują pracownicy DDK [10] .

§ 16. 1. Dobra kultury, o których mowa w § 1, podlegają inwentaryzacji zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

2. DDK [11] przeprowadza inwentaryzację:

1) metodą potwierdzenia salda w przypadku dóbr kultury powierzonych instytucjom kultury i innym jednostkom na podstawie umowy depozytu, w oparciu o przekazane przez te jednostki protokoły z inwentaryzacji przeprowadzonej zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości;

2) metodą spisu z natury w przypadku dóbr kultury pozostających na terenie MKiDN.

3. Wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji DDK [12] przekazuje wraz z dokumentacją do komisji inwentaryzacyjnej w terminie ustalonym w planie inwentaryzacji MKiDN.