Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Ministra Kultury i
Dziedzictwa Narodowego z dnia 17 maja 2022 r. (poz. 45)

Regulamin Komitetu Audytu

§ 1. 1. Komitet Audytu, zwany dalej "Komitetem", jest ciałem doradczym i opiniotwórczym w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego, działającym na rzecz Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zwanego dalej "Ministrem".

2. Do zadań Komitetu należy, w szczególności:

1) doradztwo w zakresie skuteczności zarządzania ryzykiem w dziale administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego poprzez dokonywanie oceny zbiorczej informacji o istotnych ryzykach przygotowywanej przez komórkę audytu wewnętrznego oraz sygnalizowanie istotnych ryzyk;

2) dokonywanie okresowej oceny kontroli zarządczej w dziale administracji - rządowej kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, w szczególności na podstawie:

a) informacji zbiorczych przygotowywanych przez komórkę audytu wewnętrznego,

b) przeprowadzonych przez Komitet przeglądów istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz wyników czynności sprawdzających, a także wyników kontroli zarządzonych przez właściwych członków kierownictwa Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zwanego dalej "Ministerstwem", prowadzonych w jednostkach organizacyjnych w dziale administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego przez inne uprawnione organy,

c) prowadzonego przez Komitet monitoringu wdrożenia istotnych zaleceń audytu wewnętrznego,

d) przeprowadzonych przez Komitet przeglądów sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach podległych lub nadzorowanych;

3) informowanie Ministra o istotnych słabościach kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, wraz z proponowaniem usprawnień;

4) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego poprzez przedstawienie swojego stanowiska do projektów planów przedkładanych przez kierownika komórki audytu wewnętrznego;

5) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, poprzez dokonywanie okresowych ocen pracy komórki audytu wewnętrznego z uwzględnieniem wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego oraz wyników indywidualnej pracy zatrudnionych audytorów wewnętrznych;

6) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego;

3. Komitet składa do końca lutego każdego roku sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim Ministrowi oraz Ministrowi Finansów. Sprawozdanie podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.

§ 2. 1. Pracami Komitetu kieruje przewodniczący Komitetu, zwany dalej "przewodniczącym", a w przypadku jego nieobecności zastępca przewodniczącego, zwany dalej "zastępcą".

2. Posiedzenia Komitetu odbywają się nie rzadziej niż raz na kwartał.

3. Posiedzenie jest zwoływane przez przewodniczącego lub przez zastępcę.

4. Członek Komitetu niezwłocznie informuje przewodniczącego lub zastępcę o braku możliwości uczestniczenia w posiedzeniu.

5. W posiedzeniach mogą brać udział osoby niewchodzące w skład Komitetu, zaproszone przez przewodniczącego.

6. Posiedzenia prowadzone są przez przewodniczącego lub zastępcę.

7. Udział członków Komitetu w posiedzeniach jest potwierdzany własnoręcznym podpisem na liście obecności.

8. Z posiedzeń sporządzany jest protokół, który podpisuje przewodniczący lub zastępca.

9. Komitet działa kolegialnie.

10. Uchwały Komitetu są podejmowane zwykłą większością głosów, jednakże w głosowaniu musi brać udział co najmniej trzech członków Komitetu, w tym przewodniczący lub zastępca. W przypadku głosowania, w którym oddano równą liczbę głosów "za" lub "przeciw" głos rozstrzygający przysługuje przewodniczącemu, a w przypadku jego nieobecności zastępcy.

11. Członkowie Komitetu głosują nad podjęciem uchwały osobiście.

12. Uchwały podejmowane na posiedzeniach Komitetu podpisywane są przez przewodniczącego lub zastępcę.

13. Uchwały mogą być podejmowane w trybie obiegowym, w drodze indywidualnego zbierania głosów. Potwierdzeniem przyjęcia uchwały przez Komitet w trybie obiegowym jest złożenie podpisów pod tekstem uchwały przez co najmniej trzech członków Komitetu, w tym przewodniczącego lub zastępcę oraz uzyskanie potwierdzenia zapoznania się z tekstem uchwały przez pozostałych członków Komitetu.

14. Protokoły z posiedzeń oraz uchwały są doręczane członkom Komitetu w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

15. Obsługę organizacyjną Komitetu zapewnia kierownik komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa.

16. Wynagrodzenia członków niezależnych Komitetu, o których mowa w § 2 pkt 3 zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 23 listopada 2021 r. w sprawie powołania Komitetu Audytu, są wypłacane kwartalnie na wniosek kierownika komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa, zawierający informację o liczbie posiedzeń Komitetu, w których wziął udział niezależny członek Komitetu.

§ 3. 1. Przewodniczący lub zastępca informuje Ministra o istotnych ustaleniach Komitetu, w szczególności rekomendacjach i ocenach, podjętych uchwałach dotyczących funkcjonowania poszczególnych jednostek organizacyjnych w nadzorowanym dziale administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego.

2. Członkowie Komitetu, w związku z realizacją zadań określonych w § 1, mogą prowadzić rozmowy z pracownikami jednostek organizacyjnych w dziale administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego oraz żądać przedłożenia przez te jednostki określonych dokumentów, informacji, planów, sprawozdań i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem danej jednostki, w szczególności dotyczących:

1) kontroli zarządczej;

2) audytu wewnętrznego;

3) zarządzania ryzykiem;

4) wystąpień pokontrolnych i równorzędnych dokumentów przekazanych jednostkom organizacyjnym po przeprowadzonych kontrolach Najwyższej Izby Kontroli oraz innych służb kontrolnych.

3. Komitet, w związku z realizacją zadań określonych w § 1, może zlecić komórce audytu wewnętrznego utworzonej w Ministerstwie:

1) poinformowanie jednostek prowadzących audyt wewnętrzny o ocenach i rekomendacjach Komitetu;

2) przeprowadzenie określonych analiz, sporządzenie sprawozdań lub przedłożenie innego typu informacji.

4. Dostęp do informacji określonych w ust. 2 i 3 jest ograniczony przepisami o tajemnicy ustawowo chronionej.

5. Członkowie Komitetu informują na bieżąco przewodniczącego o prowadzonych działaniach.

§ 4. 1. Komitet w sprawach dotyczących zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego, działając z własnej inicjatywy lub na wniosek, podejmuje decyzję zgodnie z trybem określonym w § 2 ust. 10-13, z uwzględnieniem zapewnienia pracodawcy oraz kierownikowi komórki audytu wewnętrznego udziału w postępowaniu, w szczególności poprzez możliwość swobodnego wyrażenia opinii lub przedstawienia stanowiska w sprawie.

2. Podejmując decyzję w sprawach określonych w ust. 1 Komitet bierze pod uwagę w szczególności opinię lub stanowisko, o których mowa ust. 1, oraz oceny okresowe, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 5, a także inne dokumenty oceniające pracę kierownika komórki audytu wewnętrznego pozostające w dyspozycji pracodawcy.