Na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.¹⁾), w związku z art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.²⁾) postanawiam, co następuje:

§ 1.

Wprowadzam do stosowania „Instrukcję obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej”, zwaną dalej „Instrukcją”, która stanowi załącznik do niniejszej decyzji.

§ 2.

1. Instrukcja ma na celu określenie właściwego prowadzenia gospodarki finansowej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami księgowości.

2. Instrukcja określa sposób sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dowodów księgowych w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych oraz ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 3.

Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z Instrukcją i przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.

§ 4.

Traci moc decyzja nr 21 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 26 marca 2007 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej”.

§ 5.

Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do decyzji nr 19 Komendanta
Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 30 kwietnia 2009 r. (poz. 15)

INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH
(DOWODÓW KSIĘGOWYCH)
w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej

BIURO FINANSÓW KOMENDY GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

Warszawa, 30 kwietnia 2009 r.

SPIS TREŚCI:

1. Zasady ogólne.

2. Kontrola dowodów księgowych.

3. Dokumenty gospodarki finansowej.

4. Dokumenty gospodarki środkami trwałymi i gospodarki materiałowej.

5. Pozostałe dokumenty gospodarki finansowej.

6. Postanowienia końcowe.

Załączniki

nr 1 Tabela obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych.

nr 2 Instrukcja gospodarki kasowej.

nr 3 Druk własny - Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej.

nr 4 Druk własny - Zbiorcze zestawienie dokumentów.

nr 5 Druk własny - Dyspozycja płatnicza przelewu (z tytułu odpisów FŚS, przekazania dochodów budżetowych, potrąceń, omyłkowych wpływów, itp.).

nr 6 Druk własny - Dyspozycja płatnicza (zwrot niewykorzystanych środków niewygasających).

nr 7 Druk własny - Dyspozycja płatnicza (zwrot kaucji gwarancyjnych należytego wykonania dostaw, robót i usług oraz wadium).

nr 8 Druk własny - Dyspozycja przekazania gwarancji i poręczeń przewidzianych prawem zamówień publicznych.

nr 9 Druk własny - Dyspozycja płatnicza przekazania zasilenia w środki budżetowe dysponentów III.

nr 10 Druk własny - Dyspozycja płatnicza (przekazanie dotacji z budżetu dla jednostek ochrony przeciwpożarowej).

nr 11 Druk zewnętrzny - Rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa.

nr 12 Wzór - Umowa zlecenie oraz rachunek za wykonanie zlecenia.

nr 13 Wzór - Umowa o dzieło oraz rachunek za wykonanie dzieła.

nr 14 Wykaz stanowisk, na których zatrudnione osoby uprawnione są do dokonywania kontroli merytorycznej dokumentów.

nr 15 Wykaz pracowników uprawnionych do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej dokumentów.

Zasady ogólne

§ 1.

1. Instrukcja obiegu dowodów księgowych ma na celu określenie właściwego prowadzenia gospodarki finansowej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami. Określa sposób sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dowodów księgowych w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych.

Instrukcja określa:

1) zasady przyjmowania i przekazywania dokumentów potwierdzających wykonanie operacji gospodarczej,

2) rodzaje własnych dokumentów finansowych wystawianych przez poszczególne komórki organizacyjne KG PSP i ich obieg,

3) terminy sporządzania własnych dokumentów finansowych,

4) wymogi, jakie muszą spełniać dowody księgowe,

5) terminy przekazania do Biura Finansów dokumentów finansowo-księgowych po ich merytorycznej weryfikacji.

2. Znaczenie używanych w Instrukcji obiegu dokumentów księgowych terminów i pojęć z zakresu finansów publicznych i rachunkowości określają:

1) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.),

2) ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.),

3) ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.),

oraz przepisy wykonawcze do tych ustaw.

3. Dyrektorzy biur merytorycznych KG PSP są odpowiedzialni za sporządzenie planu rzeczowo-finansowego zatwierdzonego przez Komendanta Głównego PSP lub Zastępcę oraz przygotowywanie propozycji zmian w nim, w ramach przyznanego limitu środków budżetowych.

Ocena celowości i gospodarności w zakresie wydatkowania środków finansowych w ramach przyznanego limitu leży w gestii dyrektora biura, który podejmuje decyzje o zakupie towaru lub usługi i jest odpowiedzialny za merytoryczne rozliczenie zakupu. Na dyrektorze biura spoczywa obowiązek udokumentowania celowości zakupu. W przypadku dokonywania zakupów nie objętych procedurami ustawy Prawo zamówień publicznych, również jego gospodarności. Udokumentowanie celowości i gospodarności zakupu powinno mieć formę notatki wewnętrznej, zatwierdzonej przez dyrektora biura merytorycznego lub jego zastępcę.

4. Zasady oraz uprawnienia do podpisywania umów, z których wynikają zobowiązania finansowe określa Regulamin Organizacyjny KG PSP.

5. Rozliczenie kosztów podróży służbowej zagranicznej zatwierdza Komendant Główny PSP lub Zastępca.

6. W przypadku powstania szkody w majątku KG PSP fakt zaistniałej szkody należy zgłosić niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni w Biurze Logistyki, zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 17 Regulaminu organizacyjnego KG PSP.

1) Do udokumentowania ujawnionej szkody służy „Protokół ujawnienia szkody” sporządzany w biurze merytorycznym gdzie szkoda wystąpiła i składany nie później niż 7 dni od daty ujawnienia szkody,

2) Biuro Logistyki prowadzi, przy współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi, postępowania w celu wyjaśnienia okoliczności i przyczyn powstania szkody w mieniu oraz ustalenia jej wysokości i osób odpowiedzialnych za szkodę; w tym celu powoływana jest Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP,

3) Dokumenty dotyczące szkód w mieniu lub środkach pieniężnych, ich obieg i tryb kontroli określa pkt 7 Tabeli stanowiącej załącznik nr 1.

7. Udzielanie i rozliczanie zaliczek.

1) W KG PSP udzielane są zaliczki na wydatki:

a) związane z realizacją polecenia krajowego wyjazdu służbowego; zaliczka przyznawana jest na niezbędne koszty podróży służbowej,

b) związane z realizacją służbowej podróży zagranicznej, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach odrębnych,

c) zaliczki stałe na cały rok budżetowy (lub okres krótszy) dla KCKRiOL na utrzymanie gotowości funkcjonowania oraz dla Kancelarii Ogólnej na koszty związane z zabezpieczeniem terminowego i sprawnego jej funkcjonowania oraz dla Gabinetu Komendanta Głównego na wydatki w celu zabezpieczenia bieżącej sprawnej obsługi kierownictwa KG PSP,

d) jednorazowe zaliczki na pokrycie drobnych wydatków, jeśli istnieje uzasadniona przyczyna gotówkowej formy płatności za zakup materiałów lub usług,

e) związane z realizacją przyjęcia delegacji zagranicznych przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.

2) Pracownicy pobierający zaliczki zobowiązani są do ich rozliczania:

a) w odniesieniu do ust. 7 pkt 1 lit. a i b w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży, z zastrzeżeniem pkt 3,

b) w odniesieniu do ust. 7 pkt 1 lit. c przed końcem roku budżetowego,

c) w odniesieniu do ust. 7 pkt 1 lit. d nie później niż 14 dni po wykonaniu zadania, z zastrzeżeniem pkt 3,

d) w odniesieniu do ust. 7 pkt 1 lit. e nie później niż 14 dni od daty zakończenia przyjęcia delegacji zagranicznej, z zastrzeżeniem pkt 3.

3) W okresie przed zakończeniem roku budżetowego pracownicy zobowiązani są do rozliczenia pobranych zaliczek w trybie natychmiastowym, najpóźniej do 27 grudnia każdego roku.

4) Jeżeli zaliczka podjęta przez pracownika nie została rozliczona w ustalonym terminie potrąca się ją z najbliższego wynagrodzenia/uposażenia pracownika. Do czasu rozliczenia poprzednio wypłaconej zaliczki pracownikowi nie udziela się dalszych zaliczek.

5) Zaliczki związane z realizacją krajowego wyjazdu służbowego oraz służbowej podróży zagranicznej wypłacane są delegowanym nie wcześniej niż na dwa dni robocze przed wyjazdem w podróż służbową; jeżeli z ważnych przyczyn służbowych wypłata powinna mieć miejsce wcześniej, niezbędny jest pisemny wniosek delegowanego parafowany przez dyrektora lub zastępcę biura merytorycznego, w którym jest on zatrudniony, a w przypadku dyrektorów biur przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej bądź jego Zastępcę.

8. Po zakończeniu każdego kwartału biura dokonują analizy wydatków zgodnie z merytorycznym zakresem działania. Sporządzony dokument powinien zawierać szczegółowe wyjaśnienie przyczyn realizacji wydatków niezgodnie ze wskaźnikiem upływu czasu określonym dla danego okresu sprawozdawczego.

1) Analiza powyższa przekazywana jest do Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów najpóźniej 5 dnia miesiąca po zakończeniu każdego kwartału i stanowi podstawę do sporządzenia Informacji, która składana jest w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji wraz ze sprawozdaniami przewidzianymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2006 r. Nr 115, poz. 781, z późn. zm.).

2) Na podstawie opracowania, o którym mowa w pkt 1 Komendant Główny PSP podejmować będzie decyzje o ewentualnej zmianie limitów środków budżetowych przewidzianych do wykorzystania przez biuro w roku budżetowym.

9. Wypłaty wynagrodzenia/uposażenia oraz dodatkowych należności i świadczeń, za wyjątkiem zasiłków pogrzebowych i odszkodowań, dokonywane są na podstawie list płac sporządzanych w Wydziale Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów.

10. Listy płac oraz listy płatnicze dodatkowych należności i świadczeń sporządzane są przez Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych na podstawie dokumentów:

1) decyzji lub innych dyspozycji Komendanta Głównego PSP o wysokości należnych pracownikowi/funkcjonariuszowi należności i świadczeń wypłacanych ze środków budżetowych;

2) zatwierdzonych przez Komendanta Głównego PSP protokołów komisji ds. funduszu socjalnego pracowników cywilnych oraz emerytów funkcjonariuszy w zakresie wypłat z Funduszy Świadczeń Socjalnych;

3) angaży pracowników i funkcjonariuszy (dotyczy wypłat wynagrodzenia i uposażenia) przekazywanych do komórki płacowej w przypadkach zmiany elementów płacowych;

4) decyzji lub innych dyspozycji Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz innych jednostek i organizacji w odniesieniu do nagród i zapomóg przyznanych pracownikom i funkcjonariuszom KG PSP, wypłacanych ze środków pozabudżetowych.

11. Dokumenty, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3 należy złożyć w Biurze Finansów co najmniej 5 dni przed terminem wypłaty.

12. W zakresie wypłat z tytułu umów zlecenia i o dzieło ustala się poniższe zasady:

1) wypłaty należności z tytułu umów zlecenia i o dzieło dokonywane są na podstawie umowy zawartej między Komendantem Głównym PSP lub jego Zastępcą a wykonawcą zlecenia/dzieła (wzory umów i rachunków stanowią odpowiednio załączniki nr 12 i nr 13 do Instrukcji);

2) umowę zlecenia lub umowę o dzieło przedkładaną do podpisu przez Komendanta Głównego PSP lub jego Zastępcę parafuje dyrektor biura merytorycznego lub zastępca, radca prawny oraz główny księgowy lub osoba zastępująca głównego księgowego;

3) podpisana przez obie strony umowa zlecenia/o dzieło składana jest niezwłocznie w Wydziale Płac i Rozliczeń Finansowych w celu jej zarejestrowania w KG PSP oraz, jeśli taka konieczność istnieje, dokonania zgłoszenia w ZUS (zgłoszenia w ZUS obowiązkowo dokonać należy w terminie do 7 dni od daty zawarcia umowy);

4) rachunek do umowy zlecenia/o dzieło przedkładany jest przez wykonawcę zlecenia/dzieła po wykonaniu przedmiotu umowy. Potwierdzenia wykonania zlecenia/dzieła dokonuje dyrektor lub zastępca właściwej rzeczowo komórki merytorycznej, co stwierdza swoim podpisem; naliczeń dokonuje pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych, następnie rachunek jest zatwierdzany w sposób przyjęty w KG PSP dla dowodów księgowych, określony w § 3 Instrukcji;

5) opracowanie i obieg umów zlecenia/o dzieło odbywa się zgodnie z tabelą obiegu dokumentów poz. 1c i d załącznika nr 1 do Instrukcji.

§ 2

1. Dowód księgowy stanowi udokumentowanie dokonanego zdarzenia gospodarczego w określonym miejscu i czasie. Stanowi on podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

2. Dowód księgowy uważa się za prawidłowy jeśli wystawiony jest przez uprawniony podmiot oraz stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, zawierający w szczególności:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,

2) wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej, których dowód dotyczy (nazwy stron, ich adresy, numery identyfikacji podatkowej NIP na fakturach VAT),

3) datę dokonania operacji gospodarczej, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu,4) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

5) podpis wystawcy dowodu,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania lub sporządzenie wydruku z systemu finansowo-księgowego zawierającego dekretację oraz identyfikację osoby upoważnionej do jej sporządzenia.

3. Zakupy rzeczowych składników majątku oraz zakupy usług dokumentowane są wyłącznie fakturami VAT i rachunkami dostawców z wyjątkiem sytuacji opisanych w pkt 4, 5, 6, 7, 8 i 9. Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątku i zakupu usług: paragony, asygnaty kasowe, pokwitowania, oświadczenia.

4. W wyjątkowych sytuacjach braku możliwości uzyskania faktur VAT lub rachunków, w rozliczeniu podróży służbowej na terenie kraju dopuszcza się dokumentowanie przejazdów autostradami przy pomocy wydruków fiskalnych.

5. Dopuszcza się również dokumentowanie w rozliczeniu podróży służbowej poza granicami kraju:

1) wydrukami z kasy fiskalnej zakupu paliwa do samochodów służbowych (kontrolę merytoryczną zakupu paliwa sprawuje Biuro Logistyki KG PSP dokonując odpowiedniej adnotacji),

2) winietami lub pokwitowaniami z zamieszczoną ceną za przejazd - przejazdu płatnymi autostradami,

3) pokwitowaniami opłat parkingowych,

4) blankietami opłat recepcyjnych z tytułu uczestnictwa w konferencjach i zawodach sportowych poza granicami kraju.

6. Dowodem zapłaty usługi ubezpieczenia może być oryginał polisy ubezpieczeniowej.

7. Zakup wizy dla osób delegowanych w zagraniczną podróż służbową przez Komendanta Głównego PSP dokumentuje się przedkładając dowód wpłaty wystawiony przez ambasadę lub inną instytucję przyjmującą wpłaty z tego tytułu. Po uzyskaniu wizy należy dołączyć również kserokopię strony paszportu z wklejoną wizą. Wydatek na zakup wizy powinien być uwzględniony we wniosku o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny.

8. Wzajemne rozliczenia z różnych tytułów z MSWiA i innymi urzędami administracji centralnej oraz innymi jednostkami PSP (np. ubezpieczenie OC samochodów, zwrot wypłaconych wynagrodzeń i innych należności, zwrot kosztów bankowych) dokumentowane są notami obciążeniowymi.

9. Do dokonywania płatności nie stanowiących wynagrodzenia za świadczoną usługę ale opłaty kwalifikowane jako dochód publiczny, nie wymagane są faktury VAT ani rachunki. Płatność realizowana jest na podstawie pisma uzasadniającego dany wydatek, podpisanego przez dyrektora lub zastępcę biura merytorycznego KG PSP posiadającego upoważnienie do zaciągania zobowiązań finansowych.

10. Podstawę dokonywania płatności z tytułu odszkodowań stanowi ugoda zawarta przez Komendanta Głównego PSP z kontrahentem lub wyrok sądowy.

11. Do rozliczania obciążenia pracowników z różnych tytułów stosuje się faktury VAT sporządzane przez biura merytoryczne nie później niż 7 dni od zaistnienia zdarzenia gospodarczego. Biura merytoryczne sporządzają również faktury korygujące i noty korygujące do ww. faktur VAT, jeśli taka konieczność zaistnieje.

12. Dokument własny polecenie księgowania sporządzany jest w jednym egzemplarzu. Na podstawie polecenia księgowania dokonuje się w księgach rachunkowych zapisów zobowiązań i należności, sum zbiorczych wynikających z rejestrów, zestawień i tabel oraz korekty wcześniej dokonanych zapisów i księgowych rozliczeń dotyczących zamknięcia okresu sprawozdawczego oraz zapisów wynikających z dokumentów źródłowych np. OT, LT, niezdefiniowanych w systemie finansowo-księgowym.

13. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu NBP obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie.

14. Każdy dokument zewnętrzny, z wyjątkiem faktur VAT i rachunków płatnych gotówką, stanowiący podstawę dokonania zapłaty przez KG PSP:

1) wpływa do Komendy Głównej PSP, rejestrowany jest przez Kancelarię Ogólną i bezwzględnie winien posiadać stempel z datą wpływu do Komendy Głównej PSP;

2) przekazywany jest w dniu wpływu do KG PSP do sekretariatu Biura Finansów, następnie dostarczany jest w możliwie najkrótszym czasie pracownikowi Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości w celu zarejestrowania zobowiązania w księgach rachunkowych KG PSP, a później przekazywany jest pracownikowi Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych prowadzącemu likwidaturę płatności;

3) rejestrowany jest w Wydziale Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów i przekazywany za pokwitowaniem w celu właściwej weryfikacji do biura merytorycznego odpowiedzialnego za dokumentowaną operację gospodarczą;

4) opis merytoryczny dokonywany jest na odwrotnej stronie dokumentu lub na oddzielnej kartce, na której obligatoryjnie podać należy dane dowodu księgowego (np. „Dotyczy faktury VAT nr ..... wystawionej dnia ..... przez ..... z tytułu ..... na kwotę ..... ).

5) faktury VAT i rachunki płatne gotówką przekazywane są bezpośrednio do pracownika Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych po dokonaniu kontroli merytorycznej.

15. Zweryfikowany pod względem merytorycznym dokument zwracany jest niezwłocznie, nie później niż 3 dni przed upływem terminu płatności, do Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych w celu umożliwienia jego uregulowania w oznaczonym terminie. W przypadku nie przekazania ww. dokumentu w określonym terminie, którego skutkiem jest zapłata odsetek lub kar, osoba odpowiedzialna za to ponosi odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

16. Podstawą zakwalifikowania i przekazania na właściwy rachunek dochodów (rachunek dochodów budżetowych lub wyodrębniony rachunek Ministerstwa Finansów) wpływów z tytułu zwrotu poniesionych kosztów związanych z pobytem lub transportem delegowanych za granicę jest pismo podpisane przez dyrektora biura merytorycznego lub jego zastępcę:

1) w piśmie należy wskazać, w ramach którego programu z wykazu stanowiącego załącznik nr 11 do niniejszej decyzji odbywało się związane z danym wydatkiem działanie, bądź zamieścić stwierdzenie, że przedmiotowe działanie odbywało się poza wymienionymi wyżej programami,

2) biuro merytoryczne zobowiązane jest do złożenia pisma niezwłocznie, co uzasadnione jest trybem i terminami przekazywania dochodów budżetowych, określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. Nr 116 z 2006 r. poz. 784, z późn. zm.),

3) w przypadku, kiedy ustalenie przez biuro merytoryczne niezbędnych danych dotyczących wpływu środków wymaga czasu, należy w piśmie określić w jakim terminie informacje te zostaną przekazane do Biura Finansów.

Kontrola dowodów księgowych

§ 3.

1. Kontrola dowodów księgowych polega na ustaleniu, czy dowód odpowiada stawianym wymogom. W tym celu powinien być zweryfikowany pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz poddany kontroli wstępnej przez Głównego Księgowego.

2. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dokumencie są zgodne z rzeczywistym przebiegiem dokumentowanej operacji gospodarczej (czas, miejsce i wielkość).

1) Sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym polega w szczególności na zbadaniu, czy operacja gospodarcza, której podstawę stanowi dowód księgowy jest:

a) zgodna z obowiązującymi przepisami (legalna),

b) gospodarczo uzasadniona (celowa) i zgodna z zasadami racjonalnego i oszczędnego gospodarowania,

c) została dokonana zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy „Prawo zamówień publicznych”,

d) przewidziana jest w planie rzeczowo-finansowym biura,

e) zgodna co do ilości i jakości robót i usług, cen oraz terminu realizacji, wykazanych w dowodzie z warunkami określonymi w umowie lub zamówieniu,

f) treść dokumentu jest zgodna ze stanem faktycznym, który dokumentuje.

2) Pracownik odpowiedzialny za kontrolę merytoryczną zakupu wyposażenia i materiałów sprawdza także prawidłowość udokumentowania obrotu środkami trwałymi i materiałami. Przyjęcie materiałów do magazynu powinno być potwierdzone przez umieszczenie na fakturze VAT (rachunku) zapisu „magazyn przyjął” oraz daty i podpisu magazyniera. Wydanie materiałów do bezpośredniego użytkowania z pominięciem magazynu powinno być potwierdzone przez umieszczenie na fakturze VAT (rachunku) adnotacji o celu i osobie pobierającej materiały. Na fakturze VAT (rachunku) dokumentującej zakup środków trwałych umieszcza się nr dowodu OT .

3) Sygnowanie kontroli merytorycznej powinno być poprzedzone odnotowaniem istotnych cech dokonanego zakupu takich jak: powołanie się na zapisy zawartych umów i ich sygnatury, wskazanie terminowości i kompletności prac i wykonywanych prac itp. oraz wskazanie kwalifikacji wydatku w szczegółowości rozdział, paragraf, pozycja zgodnie z zatwierdzonym planem rzeczowo-finansowym biura lub wskazaniem środków pieniężnych z których ma być poniesiony wydatek (w przypadku pozabudżetowych źródeł płatności).

4) Każdy dokument powinien być skontrolowany zgodnie z zasadą celowości i gospodarności dokonanego zakupu materiałów lub usług, z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych. W przypadku, gdy przedmiot zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 14 000 EURO w danym roku budżetowym, należy dokonać adnotacji: „Zakup do równowartości kwoty 14 000 EURO nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych”.

5) Fakt dokonania sprawdzenia dowodu księgowego pod względem merytorycznym powinien być odnotowany poprzez odciśnięcie stempla o poniższej treści oraz złożenie podpisu wraz z pieczęcią imienną.

„Sprawdzono pod względem merytorycznym
............................ data	.................................... podpis, pieczęć”

Wykaz stanowisk, na których zatrudnione osoby uprawnione są do dokonywania kontroli pod względem merytorycznym stanowi załącznik nr 14 do niniejszej instrukcji.

6) Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodu księgowego obejmuje również zakwalifikowanie wydatków zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 października 2007 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2007 r. Nr 209, poz. 1511); fakt zakwalifikowania powinien zostać odnotowany przez zamieszczenie na dowodzie księgowym stempla o treści:

„zakwalifikowano do kategoria wydatków strukturalnych .... kwota........ słownie......................
............................... data	...................................... podpis, pieczęć”

7) W przypadkach, kiedy w sprawdzanej merytorycznie fakturze VAT występują błędy, nieścisłości lub zmiany wymaga termin płatności, do obowiązków biura merytorycznego należy wyegzekwowanie od dostawcy towarów lub usług faktury lub noty korygującej lub wystawienie noty korygującej. Stosowanie faktur korygujących i not korygujących w zakresie dokonywania zmian w fakturach VAT określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1337).

3. Sprawdzenie dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym polega na zbadaniu, czy dowody:

a) odpowiadają obowiązującym przepisom (pod względem formy), są kompletne, posiadają niezbędne elementy, określone w § 2 ust. 2 niniejszej Instrukcji, czy do zasadniczego dokumentu są dołączone niezbędne dowody uzupełniające,

b) są zupełne, tj. czy zawierają wszystkie dane niezbędne do zobrazowania czynności, których udokumentowaniu mają służyć,

c) są wolne od błędów rachunkowych i formalnych.

1) Sprawdzenia dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym dokonuje upoważniony pracownik Biura Finansów. Na potwierdzenie dokonanego sprawdzenia odciska się stempel o treści:

„Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym
............................ data	.................................. podpis, pieczęć”

Wykaz osób uprawnionych do kontroli formalno-rachunkowej dokumentów zawiera załącznik nr 15.

2) W przypadku, kiedy pracownik dokonujący kontroli formalno-rachunkowej stwierdzi, że badany dowód nie spełnia wymogów formalno-rachunkowych, wówczas pod pieczęcią opisaną w punkcie 1 zapisuje uwagę, czego dotyczy zastrzeżenie i jakie podjął działania w celu jego usunięcia.

Przykładowo:

- stwierdzono błędny NIP nabywcy; Biuro ........................... zostało zobowiązane do wystawienia noty korygującej;

- stwierdzono błąd rachunkowy; Biuro........... zostało zobowiązane do wyegzekwowania faktury korygującej od wystawcy faktury VAT dostaw, wskazanie potrzeb danego biura, rodzaj.

3) Przyjmuje się, że dopiero faktura korygująca łącznie z fakturą VAT, do której została wystawiona, stanowią kompletną dokumentację danej operacji gospodarczej.

4) Faktura korygująca do faktury VAT podlega kontroli stosownie do zapisu w § 3 ust. 1.

5) Do zatwierdzenia do wypłaty przedkładane są wyłącznie kompletne dowody księgowe.

6) Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem merytorycznym i pod względem formalno-rachunkowym należy do osób funkcyjnych wymienionych w tabeli obiegu dokumentów stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

4. Dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym podlegają kontroli wstępnej przez Głównego Księgowego lub w przypadku jego nieobecności przez osobę zastępującą głównego księgowego zgodnie z art. 45 ust. 1 pkt. 3 ustawy o finansach publicznych.

1) Fakt dokonania kontroli wstępnej odnotowany jest na dokumencie poprzez odciśnięcie stempla o treści:

„Dokonano kontroli wstępnej zgodnie z art. 45 ustawy o finansach publicznych rozdział................. § ................. poz. .................
.................................. data	....................................... podpis, pieczęć”

2) Złożenie podpisu, o którym mowa w punkcie 1) na dokumencie oznacza, że:

a) brak jest zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,

b) brak jest zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,

c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich realizację.

3) Główny Księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania, powiadamiając pisemnie Komendanta Głównego PSP .

5. Dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz po dokonaniu kontroli wstępnej podlegają zatwierdzeniu do wypłaty przez Komendanta Głównego lub upoważnioną przez niego osobę zgodnie z zakresem upoważnienia.

1) Zatwierdzenie dowodów do wypłaty następuje przez zamieszczenie przez osoby wymienione w ustępie 5 tego paragrafu, adnotacji o treści:

„Zatwierdzono do wypłaty na kwotę złotych ........................................................................................słownie: .................................................................
........................ data	....................................... podpis, pieczęć”

2) Pieczęć i podpis, o którym mowa w ust. 5 pkt 1, umieszcza się na każdym dowodzie finansowo-księgowym dokumentującym operację gospodarczą.

6. Opis merytoryczny oraz wymienione wyżej pieczęcie i adnotacje dokonywane na kolejnych etapach kontroli dowodów księgowych powinny być sporządzane na odwrotnej stronie dokumentu lub oddzielnej kartce dołączonej do dowodu księgowego, przy uwzględnieniu zasad określonych w § 2 ust. 14 pkt 4 niniejszej Instrukcji.

7. Spełnieniem wymogów wynikających z ustawy o rachunkowości dotyczących kompletności dowodów księgowych jest wykonanie wydruku dekretacji (ujęcia na kontach księgowych) wynikającej z techniki dokumentowania zapisów księgowych w użytkowanym programie FT-FK Fortech wersja 2.3 B.

8. Rejestracji dowodów księgowych dokonuje się w KG PSP stosując technikę komputerową. W użytkowanym systemie FT-FK Fortech mogą zostać zarejestrowane tylko zdefiniowane rodzaje dokumentów. Przyjęta opcja systemowa polega na wprowadzaniu następujących rodzajów dowodów księgowych:

FVS	faktura VAT - sprzedaż,
PK	polecenie księgowania - budżet,
PKP	polecenie księgowania - poza budżet.
RK	raport kasowy budżet.
RK-P	raport kasowy pozabudżet.
RK/B	raport kasowy przeksięgowanie,
RK/Z	raport kasowy dewizowy,
WB	wyciąg bankowy budżet,
WB/D	wyciąg bankowy - dochody budżetowe,
WB/FE	wyciąg bankowy - Fundusz Socjalny b. funkcjonariuszy emerytów,
WB/FP	wyciąg bankowy - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
WB/UE	wyciąg bankowy środków zagranicznych lub na prefinansowanie projektów UE.

Zdefiniowane w systemie FT-FK Fortech powyższe dowody księgowe uzyskują następującą numerację:

1) nadawaną automatycznie według liczby dziennika bez rozróżnienia rodzaju dokumentu (kolejne rejestrowane, chronologicznie od początku roku),

2) nadawaną automatycznie dla każdego rodzaju dokumentu, odrębną numerację w ramach każdego miesiąca.

Ponadto w celu zagwarantowania sprawnego odszukiwania poszczególnych dokumentów oraz ochrony ich kompletności zdefiniowane powyżej dowody księgowe gromadzi się w odrębnych segregatorach według rodzaju działalności stosując poniższe oznaczenia nanoszone ręcznie.

B xxx/yy/	dla dokumentów dotyczących wydatków budżetowych,
DB xxx/yy/	dla dokumentów dot. rozliczeń z tyt. dochodów budżetowych, sum na zlecenie, sum depozytowych i środków specjalnych,
FP xxx/yy/	dla dokumentów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
FE xxx/yy/	dla dokumentów funduszu świadczeń socjalnych emerytów i rencistów byłych funkcjonariuszy,
UE xxx/yy/	dla dokumentów dotyczących wydatków ze środków zagranicznych lub na prefinansowanie projektów UE.

Symbol xxx oznacza kolejny numer w segregatorze według rodzaju działalności, natomiast yy, kolejny numer dokumentu źródłowego w ramach danego rodzaju (xxx).

9. Szczególne zasady obiegu oraz weryfikacji dokumentów finansowych odnoszących się do wydatków i płatności realizowanych ze źródeł zagranicznych regulują odrębne procedury.

Dokumenty księgowe gospodarki finansowej

§ 4.

1. Dowód „Kasa przyjmie KP” jest księgowym dowodem kasowym dokumentującym wpłatę gotówkową, używanym w obrocie gotówkowym w kasie KG PSP.

1) Dowód wpłaty „Kasa przyjmie KP” powinien zawierać:

a) nazwę jednostki budżetowej,

b) kwotę wpłaty (cyfrą i słownie),

c) tytuł wpłaty,

d) określenie osoby dokonującej wpłaty,

e) datę wpłaty

f) podpis kasjera w pozycji „wystawił” oraz w pozycji „otrzymałem”,

g) zatwierdzenie przez Głównego Księgowego lub osobę go zastępującą.

2) Dowód wpłaty wystawia się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz (kopia) otrzymuje wpłacający, oryginał pozostaje jako załącznik raportu kasowego, druga kopia pozostaje w bloku formularzy.

3) Dowody wpłaty są drukami ścisłego zarachowania. Każdy poszczególny dowód wpłaty posiada odrębny numer, powtórzony na kopiach zachowujący ciągłość numeracji w okresie każdego roku sprawozdawczego w kolejnych pobranych blokach formularzy. Dowody wpłaty podlegają ewidencji ilościowej w księdze druków ścisłego zarachowania.

4) Na dowodach wpłaty nie mogą być dokonywane żadne poprawki. Błędnie wystawiony dowód wpłaty unieważnia się przez przekreślenie trzech egzemplarzy i umieszczenie adnotacji„anulowano”. Anulowane formularze dowodu „KP” nie mogą być niszczone, podlegają one przechowaniu w bloku formularzy w celu ewidencyjnego rozliczenia. Obieg - zgodnie z p. 4 b tabeli zał. Nr 1.

2. Dowód „Kasa wypłaci KW” jest księgowym dowodem kasowym dokumentującym wypłatę gotówkową, używanym w obrocie gotówkowym w kasie KG PSP.

1) Dowód wypłaty „Kasa wypłaci KW” powinien zawierać:

a) nazwę jednostki budżetowej,

b) kwotę wypłaty (cyfrą i słownie),

c) tytuł wypłaty,

d) określenie osoby, której dokonywana jest wypłata,

e) datę wypłaty,

f) podpisy kasjera w pozycji „wystawił” i pozycji „wypłacił”,

g) zatwierdzenie przez głównego księgowego lub osobę go zastępującą.

2) Dowód wypłaty wystawia się w dwóch egzemplarzach, z których oryginał stanowi załącznik do raportu kasowego, a kopia pozostaje w bloczku formularzy.

3) Dowód „KW” jest drukiem ścisłego zarachowania i zasady postępowania są takie same jak w odniesieniu do dowodów „KP”.

4) Dowód „KW” jako dowód księgowy podlega w zakresie dokonywania poprawek zasadom jak dowód „KP”.

5) Na podstawie dowodu „KW” dokonywane są w szczególności wypłaty:

a) będące wynikiem rozliczenia zaliczki,

b) wynagrodzenia dla osób, które nie otrzymały tego wynagrodzenia w ustalonym terminie płatności; w tym przypadku w dowodzie wypłaty powinno się powołać na odpowiednią listę płac,

c) inne jednorazowe wypłaty wynikające ze źródłowych dowodów kasowych zatwierdzonych przez Głównego Księgowego lub osobę go zastępującą,

d) w innych przypadkach, gdy brak jest dowodu źródłowego np. zwrot wadium itp.

Obieg - zgodnie z pkt 4c tabeli zał. nr 1.

3. Raport kasowy jest prowadzony w celu bieżącej ewidencji środków pieniężnych w kasie.

1) Raport kasowy sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach. Oryginał raportu kasowego oraz jego kopię wraz ze wszystkimi załącznikami (dowodami przychodowymi i rozchodowymi) ułożonymi chronologicznie i odpowiednio zszytymi, kasjer przekazuje Głównemu Księgowemu lub osobie go zastępującej. Do raportów kasowych wpisuje się bieżąco w kolejności realizacji, wszystkie dowody indywidualne dotyczące wpłat i wypłat gotówkowych w dniu ich dokonania.

2) Raport kasowy zawiera oznaczenie kasy dla której raport jest sporządzony, numer kolejny raportu z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku sprawozdawczego, odcisk pieczęci Biura Finansów KG PSP. Obieg - zgodnie z pkt 4h tabeli zał. nr 1.

Szczegółowe zasady gospodarki kasowej ustala załącznik nr 2 - Instrukcja gospodarki kasowej.

4. Czek gotówkowy i rozrachunkowy stanowi polecenie (dla banku) wypłacenia określonej sumy gotówki.

Książeczka czeków gotówkowych i rozrachunkowych oraz poszczególne blankiety czeków gotówkowych i rozrachunkowych podlegają ewidencji i kwitowaniu w księdze druków ścisłego zarachowania. Zasady kontroli i obieg w tabeli obiegu dokumentów poz. 4a zał. nr 1.

5. Bankowy dowód wpłaty służy do udokumentowania wpłaty do banku gotówki z kasy KG PSP. Dokument wypełniany jest przez kasjera w trzech egzemplarzach składanych w banku. Obieg - zgodnie z p. 4j tabeli zał. nr 1.

6. Wniosek o zaliczkę służy jako dokument umożliwiający pobranie zaliczki na zakupy gotówkowe. Zasady opracowania i obieg wg. tabeli obiegu dokumentów poz. 4d zał. Nr 1.

7. Dokument rozliczenie zaliczki służy do udokumentowania rozliczenia z pobranej zaliczki, na podstawie którego kasjer dokonuje wypłaty lub przyjmuje niewykorzystaną zaliczkę. Sporządza go zaliczkobiorca wypełniając drugą stronę dokumentu, podając wszystkie dowody źródłowe (rachunki) opłacone przez zaliczkobiorcę z zaliczki lub z własnych środków pieniężnych. Na stronie pierwszej wypełnia część górną, ustalając sumę do zwrotu lub pobrania z kasy dopłaty. Obieg i zasady kontroli wg. tabeli obiegu dokumentów poz. 4e zał. nr 1. Zaliczkobiorcy zaliczek stałych przedstawiają do wypłaty w kasie KG PSP dowody zakupu w formie zbiorczego zestawienia dokumentów (druk własny według załącznika nr 4).

8. Dokument Rozliczenie polecenia krajowego wyjazdu służbowego służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w delegację służbową i rozliczenia kosztów tej delegacji.

1) W przypadku pobrania przez pracownika udającego się w delegację zaliczki dowodem kasowym będącym podstawą do wypłaty zaliczki jest odcinek „polecenia wyjazdu służbowego”. Obieg i zasady kontroli wg. tabeli obiegu dokumentów poz. 4f zał. nr 1.

2) Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (faktura VAT, rachunki) potwierdzające wydatki związane z korzystaniem z noclegów w hotelu lub innych jednostkach świadczących usługi hotelowe. Załączenie biletów PKP lub faktury VAT dokumentującej ich zakup jest obowiązkowe. Nie wymagane jest dokumentowanie wydatków objętych ryczałtem oraz diet. Zgodnie z wprowadzoną z dniem 1 stycznia 2007 r. zmianą w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.) jeśli pracownik nie może przedstawić rachunków, powinien złożyć pisemne oświadczenie o wydatkach, przyczynach braku dowodów. Oświadczenie zatwierdza Komendant Główny PSP lub jego zastępca.

3) Rachunek kosztów po odbyciu krajowej podróży służbowej sporządza delegowany pracownik/funkcjonariusz.

9. Dokument „Rozliczenie kosztów podróży służbowej zagranicznej” (załącznik wg wzoru własnego nr 3) służy do rozliczenia kosztów delegacji zagranicznej. Obieg i zasady kontroli wg. tabeli obiegu dokumentów poz. 4g zał. nr 1.

10. Rozliczenie zaliczki pobranej w związku z zagraniczną podróżą służbową dokonywane jest w walucie otrzymanej zaliczki lub w walucie polskiej. Przy rozliczeniu podróży służbowej w walucie polskiej stosuje się średni kurs danej waluty obcej ogłaszany przez NBP z dnia dokonywania rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej.

11. Rozliczenia polecenia krajowego wyjazdu służbowego oraz delegacji służbowej zagranicznej należy dokonać nie później niż 14 dni od daty powrotu z delegacji. W przypadku niedotrzymania wyżej określonego terminu, należy do rozliczenia dołączyć oświadczenie wyjaśniające przyczyny opóźnienia. Oświadczenie zatwierdza Komendant Główny lub jego Zastępca.

§ 5.

Obrót bezgotówkowy, dokumentowany jest następującymi dowodami:

1. Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych należności i zobowiązań, sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też korekty mylnych zapisów. Poleceniem księgowania można także dokonywać zapisy księgowe wynikające z dokumentów źródłowych (np. OT, LT) niezdefiniowanych w systemie finansowo-księgowym. Polecenia księgowania sporządzane są na bieżąco przez pracownika księgowości w jednym egzemplarzu. Dokument podlega zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego lub osobę go zastępującą. Dokonanie zatwierdzenia dokumentowane jest złożeniem podpisu i pieczęci. Obieg zgodnie z pkt 5a tabeli zał. nr 1.

2. Nota księgowa zewnętrzna oraz nota księgowa wewnętrzna:

1) nota księgowa zewnętrzna służy do udokumentowania obciążenia podmiotów zewnętrznych z różnych tytułów, tj:

a) w zakresie kar umownych z tytułu niezgodnej z umową realizacji dostaw towarów i usług, napraw gwarancyjnych zakupionego sprzętu oraz innych uregulowań wynikających z zapisów zawartych umów np. refundacja poniesionych kosztów delegacji; notę księgową sporządza biuro merytoryczne lub składa do Biura Finansów zatwierdzoną przez Komendanta Głównego PSP lub jego Zastępcę dyspozycję w celu jej sporządzenia; notę księgową podpisuje główny księgowy lub osoba zastępująca głównego księgowego oraz Komendant Główny PSP lub jego Zastępca; obieg i zasady kontroli wg tabeli obiegu dokumentów poz. 5c zał. nr 1.

b) w zakresie odsetek za zwłokę w regulowaniu płatności, notę księgową sporządza Biuro Finansów, podpisuje główny księgowy lub osoba zastępująca głównego księgowego oraz dyrektor biura merytorycznego lub jego zastępca;

2) nota księgowa wewnętrzna służy do udokumentowania obciążenia pracowników KG PSP w zakresie odsetek za zwłokę w regulowaniu płatności; notę księgową wewnętrzną sporządza Biuro Finansów, podpisuje główny księgowy lub osoba zastępująca głównego księgowego oraz dyrektor Biura Finansów lub jego zastępca; opracowanie i obieg zgodnie z tabelą obiegu dokumentów poz. 5d załącznika nr 1 do Instrukcji.

3. Wyciąg bankowy stanowiący wydruk z systemów komputerowych Bankowości Elektronicznej lub oryginał dokumentu bankowego „wyciąg z konta” dokumentujący operacje pieniężne na prowadzonych rachunkach bankowych. Wyciąg bankowy jest dla Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości podstawą ujęcia przelewu środków w księgach rachunkowych. Osoba otrzymująca wyciąg bankowy wraz z załączonymi dowodami przed dokonaniem zapisów w księgach rachunkowych sprawdza czy: saldo końcowe podane w wyciągu jest zgodne z kwotami wynikającymi z załączonych dowodów.

W przypadku wystąpienia nieprawidłowego salda lub nie załączenia do wyciągu bankowego wszystkich dowodów, należy natychmiast zawiadomić o tym fakcie bank.

4. Polecenie przelewu podpisywane jest przez dwie osoby upoważnione z karty wzorów podpisów. Dokument jest sporządzany po otrzymaniu:

1) zatwierdzonej faktury VAT (rachunku, noty itp.) do zapłaty;

2) pisemnego polecenia Głównego Księgowego lub jego Zastępcy (np. odpis na ZFŚS, przekazanie dochodów budżetowych, przekazania potrąceń z list płac, przekazania omyłkowych wpływów ), (wg wzoru zał. nr 5);

3) zatwierdzonych do zapłaty not księgowych MSWiA i innych;

4) zatwierdzonych przez Komendanta Głównego lub jego Zastępcę rozdzielników zasileń w środki budżetowe dla jednostek PSP oraz dotacji dla jednostek ochrony przeciwpożarowej, (wg wzoru zał. nr 9, 10);

5) zatwierdzonych przez Komendanta Głównego lub jego Zastępcę wysokości środków z wpływów z firm ubezpieczeniowych przekazywanych dla jednostek ochrony przeciwpożarowej, (wg wzoru zał. nr 7);

6) zatwierdzonych przez Komendanta Głównego lub jego Zastępcę dyspozycji zwrotu wadium przetargowego złożonego w formie środków pieniężnych, (wg wzoru zał. nr 7);

7) zatwierdzonych przez Komendanta Głównego lub jego Zastępcę dyspozycji składanych przez biura merytoryczne w zakresie zwrotu kwot z tytułu należytego zabezpieczenia wykonania umowy złożonych w formie środków pieniężnych (wg wzoru zał. nr 7);

8) zatwierdzonych przez Komendanta Głównego lub jego Zastępcę dyspozycji zwrotu wadium przetargowego oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeśli zostały one złożone w formie poręczeń i gwarancji przewidzianych prawem zamówień publicznych (wg wzoru zał. nr 8);

9) zatwierdzonych przez Komendanta Głównego lub jego Zastępcę dyspozycji zwrotu niewykorzystanych środków niewygasających (wg wzoru zał. nr 6).

§ 6.

Sprzedaż towarów i odpłatne świadczenie usług jest dokumentowane fakturami VAT wystawianymi przez biura merytoryczne KG PSP odpowiedzialne za dokonywaną sprzedaż. Opracowanie i obieg dokumentu wg tabeli obiegu dokumentów poz. 5b zał. nr 1.

Dokumenty gospodarki środkami trwałymi i gospodarki materiałowej

§ 7.

1. Protokół odbioru robót, usług, dostaw, (odbiór faktyczny) są sporządzane przez biuro merytoryczne przy odbiorze składników majątku od dostawcy i podpisywany przez przedstawicieli dostawcy i odbiorcy, (Obieg - wg p. 3d tabeli zał. Nr 1).

2. Protokół zdawczo-odbiorczy, jest sporządzany przez biuro merytoryczne na podstawie rozdzielników zatwierdzonych przez Komendanta Głównego lub jego Zastępcę w przypadku przekazywania składników majątku do innych jednostek.

3. Faktura dostawcy towarów i usług służy do udokumentowania zakupu sprzętu, materiałów i usług.

4. Przyjęcie środka trwałego „OT” służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Dokument „OT” wystawiany jest w dniu faktycznego przyjęcia środka trwałego do eksploatacji przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. (Obieg - wg p. 3a tabeli zał. nr 1).

1) Dowód wypełniany jest w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:

a) oryginał do księgowości,

b) kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.

2) Podstawę sporządzenia dowodu „OT” stanowią: faktura dostawcy wraz z protokołem odbioru faktycznego i techniczno-jakościowego, dowód „PT” z innej jednostki, umowa darowizny, sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji. W dowodzie „OT” podane są: pełna nazwa środka trwałego, numer dowodu OT i data przekazania do użytkowania, nazwa dostawcy, numer i data faktury, miejsce użytkowania, numer inwentarzowy. Numer inwentarzowy jest trwale nanoszony na środek trwały przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.

3) Dowód „OT” podpisywany jest przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę środkami trwałymi. Dowód „OT” zatwierdza główny księgowy lub osoba zastępująca głównego księgowego i dyrektor Biura Logistyki KG PSP lub jego zastępcy.

4) Czynności kontrolne ze strony księgowości polegają na sprawdzeniu zgodności formalnej dowodu „OT” z dokumentami towarzyszącymi: protokołem odbioru faktycznego i fakturą dostawcy.

5. Protokół przekazania-przejęcia środka trwałego „PT” służy do udokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce. W przypadku nowozakupionych środków trwałych dokument PT winien być wystawiony na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w tym samym miesiącu, w którym dokonano zakupu.

W odniesieniu do przekazania używanych środków trwałych podstawę wystawienia dowodu „PT” stanowi decyzja Komendanta Głównego PSP lub Zastępcy albo dyrektora Biura Logistyki lub jego zastępcy oraz protokół zdawczo-odbiorczy. Należy niezwłocznie egzekwować zwrot potwierdzonych kopii - PT” i przekazywać je do Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów. Dowód „PT” powinien zawierać co najmniej:

1) nazwę środka trwałego, jego numer inwentarzowy i symbol klasyfikacji środków trwałych,

2) wartość początkową i wysokość dotychczasowego umorzenia, nazwę i adres jednostki przekazującej i otrzymującej środek trwały oraz podpisy osób reprezentujących jednostkę. Na dokumencie niezbędna jest adnotacja z jakich środków finansowych dokonano zakupu.

6. Likwidacja środka trwałego „LT” służy do udokumentowania likwidacji (kasacji) środka trwałego. Ponadto jest potwierdzeniem fizycznej likwidacji środka trwałego. Do dowodu „LT” powinny być załączone następujące dokumenty:

1) orzeczenie techniczne rzeczoznawcy, serwisu lub merytorycznej komórki nadzorującej eksploatację środka trwałego,

2) komisyjny protokół likwidacyjny,

3) fakturę sprzedaży materiałów powstałych z likwidacji,

4) dowody przyjęcia do magazynu części powstałych z rozbiórki.

(Obieg wg p. 3b tabeli zał. nr 1).

7. Przyjęcie materiału „MP” stanowi dowód przyjęcia materiałów otrzymanych od jednego dostawcy z zewnątrz przez magazyn. (Obieg wg p. 2a tabeli zat. nr 1).

8. Dowód „WZ” jest:

1) poleceniem wydania materiałów z magazynu na zewnątrz KG PSP,

2) dowodem wydania materiałów przez magazyniera,

3) potwierdzeniem otrzymania w/w materiałów przez odbiorcę.

(Obieg wg p. 2c tabeli zał. nr 1).

9. Pobranie materiałów „MW” (asygnata magazyn wyda) jest:

1) poleceniem wydania materiałów z magazynu na potrzeby własne KG PSP,

2) dowodem wydania materiałów przez magazyniera,

3) potwierdzeniem otrzymania w/w materiałów przez odbiorcę

(Obieg wg p. 2b tabeli zał. nr 1).

Pozostałe dokumenty gospodarki finansowej

§ 8.

1. Druk dyspozycji płatniczej według wzoru nr 5 dokumentujący polecenie dokonania przelewu z tytułu odpisu na FŚS, przekazania dochodów budżetowych, potrąceń pracowniczych, omyłkowych wpływów itp.

Obieg i zasady kontroli wg tabeli obiegu dokumentów odpowiednio poz. 8e zał. nr 1.

2. Druk dyspozycji płatniczej według wzoru nr 7 dokumentujący polecenie dokonania przelewu ze środków depozytowych kaucji gwarancyjnych należytego wykonania dostaw, robót i usług oraz zwrotu wadium. Obieg i zasady kontroli wg tabeli obiegu dokumentów poz. 8b i 8c zał. nr 1.

3. Druk dyspozycji płatniczej według wzoru nr 7 dokumentujący polecenie dokonania przelewu środków pieniężnych pochodzących z wpływów na rachunek sum na zlecenie środków ubezpieczeniowych. Obieg i zasady kontroli wg tabeli obiegu dokumentów poz. 8a zał. nr 1.

4. Druk dyspozycji płatniczej według wzoru nr 9 dokumentujący polecenie dokonania przelewu ze środków rachunku bieżącego wydatków budżetowych - zasileń w środki budżetowe dysponentów III stopnia. Obieg i zasady kontroli wg tabeli obiegu dokumentów poz. 8d zał. nr 1.

5. Druk dyspozycji płatniczej według wzoru nr 10 dokumentujący polecenie dokonania przelewu ze środków rachunku bieżącego wydatków budżetowych - dotacji z budżetu dla jednostek ochrony przeciwpożarowej. Obieg i zasady kontroli wg tabeli obiegu dokumentów poz. 8d zał. nr 1.

Postanowienia końcowe

§ 9.

1. Dokumentacja finansowo-księgowa (dowody księgowe) jest przechowywana w pomieszczeniach Biura Finansów.

2. Dowody księgowe są na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach w kolejności chronologicznej, wynikającej z prowadzonych ksiąg rachunkowych. Kompletowanie dowodów księgowych powinno zapewniać:

1) łatwe odszukanie i sprawdzenie,

2) ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych.

3. Zbiory dokumentów w segregatorach oznacza się:

1) nazwą jednostki,

2) nazwą dokumentacji (np. finansowo-księgowa, inwentaryzacyjna itp.),

3) okresem roku obrotowego którego dotyczą,

4) pierwszym i ostatnim numerem dowodów księgowych znajdujących się w segregatorze.

4. Dokumenty księgowe mogą być udostępniane tylko w uzasadnionych przypadkach osobom trzecim za zgodą głównego księgowego KG PSP na ich pisemny wniosek zawierający oświadczenie o celu wypożyczenia i terminie zwrotu dokumentu.

5. Okres przechowywania dowodów księgowych określa instrukcja kancelaryjna KG PSP.

Załączniki do decyzji nr 19 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 30 kwietnia 2009 r. (poz. 15)

Załącznik nr 1

TABELA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ