Na podstawie § 1 pkt 8 lit. a i c oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426) ustala się, co następuje:

1. W rozumieniu niniejszej decyzji utworami są filmy i fotografie zakupione, przyjęte w formie darowizny lub wytworzone w komórkach i jednostkach organizacyjnych resortu obrony narodowej, o tematyce związanej z obchodami rocznic historycznych, świąt wojskowych i narodowych, promowaniem tradycji orężnych w Siłach Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej i społeczeństwie oraz działalnością wychowawczą i edukacją obywatelską, zwane dalej „utworami”.

2. Decyzja nie narusza przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾) oraz ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. Nr 85, poz. 539, z późn. zm.²⁾) w zakresie ewidencjonowania i archiwizowania utworów filmowych i fotograficznych przechowywanych przez komórki i jednostki organizacyjne resortu obrony narodowej.

3. Niniejsza decyzja nie dotyczy materiałów filmowych i fotograficznych wytwarzanych i archiwizowanych przez służby prasowe resortu obrony narodowej.

4. Komórki i jednostki organizacyjne resortu obrony narodowej mogą planować środki budżetowe na zakup utworów, licencji oraz praw autorskich utworów lub ich wytwarzanie, kopiowanie, przechowywanie i konserwację.

5. Zakupić, przyjąć w formie darowizny lub wytworzyć można te utwory, których nie ma w ewidencji (rejestrze) utworów przechowywanych w zbiorach centralnych lub uzupełniają już posiadane, pod warunkiem przekazania praw autorskich, z zastrzeżeniem pkt 7.

6. Przekazanie praw autorskich do utworów, następuje w drodze umowy o przekazaniu praw autorskich. Wzór umowy stanowi załącznik Nr 1 do decyzji.

7. W uzasadnionych przypadkach, o których decyduje dowódca (szef, komendant, dyrektor, kierownik, rektor) komórki lub jednostki organizacyjnej resortu obrony narodowej, dopuszcza się zakup, przyjęcie w formie darowizny lub wytworzenie utworów w drodze zawarcia innej, niż wskazana w załączniku Nr 1, umowy o przeniesieniu praw autorskich lub umowy licencyjnej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.³⁾).

8. Utwory przeznacza się do niekomercyjnego wykorzystywania we wszelkiego rodzaju działaniach podejmowanych przez resort obrony narodowej, z zastrzeżeniem pkt 7.

9. Komórki i jednostki organizacyjne resortu obrony narodowej, które zakupiły, przyjęły w formie darowizny lub wytworzyły utwory, przekazują do Wojskowego Centrum Edukacji Obywatelskiej ich kopie utrwalone na nośnikach cyfrowych z protokołem przyjęcia-przekazania oraz kopią umowy o przekazaniu praw autorskich, z zastrzeżeniem pkt 7. Wzór protokółu stanowi załącznik Nr 2 do decyzji.

10. Kwalifikacji utworów, o których mowa w pkt 9, w celu objęcia ewidencją szczebla centralnego oraz określenia ich przydatności do wykorzystania w Siłach Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, dokona komisja powołana przez dyrektora Departamentu Wychowania i Promocji Obronności.

11. Utwory obejmuje się ewidencją ilościową (prowadzi wyznaczona osoba funkcyjna) oraz ilościowo-wartościową prowadzoną w pionie głównego księgowego na zasadach określonych w przepisach o rachunkowości.

12. Ewidencję utworów prowadzą:

1) Wojskowe Centrum Edukacji Obywatelskiej w zakresie utworów, o których mowa w pkt 9 i 10, zwaną dalej „ewidencją na szczeblu centralnym”;

2) dysponenci środków budżetowych trzeciego stopnia - w zakresie utworów zakupionych, pochodzących z darowizny lub wytworzonych, w tym przekazanych w użytkowanie komórkom lub jednostkom organizacyjnym, będącym na zaopatrzeniu danego dysponenta;

3) komórki i jednostki organizacyjne - w zakresie utworów przekazanych przez dysponenta środków budżetowych, w celu użytkowania w danej komórce lub jednostce organizacyjnej będącej na jego zaopatrzeniu.

13. W przypadku utworów nie objętych ewidencją, podstawą założenia ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej jest arkusz spisu z natury sporządzony przez zespół spisowy komisji inwentaryzacyjnej.

14. Wojskowe Centrum Edukacji Obywatelskiej i dysponenci środków budżetowych trzeciego stopnia prowadzą ewidencję utworów na podstawie następujących dokumentów:

1) umowy o przekazaniu praw autorskich (w przypadku dysponenta środków budżetowych, jeżeli umowa została zawarta);

2) protokołu przyjęcia-przekazania;

3) raportu wytwórczości, stanowiącego załącznik Nr 3 do decyzji;

4) rejestru utworów fotograficznych, stanowiącym załącznik Nr 4 do decyzji;

5) rejestru utworów filmowych, stanowiącym załącznik Nr 5 do decyzji;

6) rejestru udostępniania utworów, stanowiącym załącznik Nr 6 do decyzji.

15. Komórki i jednostki organizacyjne, o których mowa w pkt 12 ppkt 3, prowadzą ewidencję utworów w oparciu o niżej wymienione dokumenty:

1) protokół przekazania-przyjęcia;

2) rejestr utworów fotograficznych;

3) rejestr utworów filmowych;

4) rejestr udostępniania utworów.

16. Utwory, o których mowa w pkt 10, przechowuje Wojskowe Centrum Edukacji Obywatelskiej, tworząc centralny zbiór utworów filmowych i fotograficznych.

17. Wojskowe Centrum Edukacji Obywatelskiej prowadzi działalność informacyjną o przechowywanych zbiorach centralnych oraz udostępnia ich kopie do służbowego wykorzystania w ramach resortu obrony narodowej przez zainteresowane komórki i jednostki organizacyjne.

18. W przypadku konieczności wycofania utworów z dalszego użytkowania, dysponent środków budżetowych trzeciego stopnia:

1) powołuje 3-osobową komisję kwalifikacyjną, w której składzie powinien uczestniczyć co najmniej jeden oficer wychowawczy;

2) przedstawia odpowiedni wniosek do akceptacji dyrektorowi Departamentu Wychowania i Promocji Obronności.

19. Utwory powinny być utrwalone na nośnikach cyfrowych i przechowywane w miejscach do tego przystosowanych, bez narażania ich na działanie szkodliwych czynników.

20. Przy zakupie lub przyjęciu utworów w formie darowizny, jak również w przypadku ich wytworzenia w resorcie obrony narodowej, należy zwrócić szczególną uwagę na jakość techniczną wykonania i odtwarzania zarejestrowanych obrazów audiowizualnych, wartości artystyczne, walory estetyczne oraz przydatność w procesie szkolenia wojskowego, edukacji obywatelskiej i kształtowania postaw patriotyczno-obronnych.

21. Osoba funkcyjna odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji, przechowywanie i konserwację utworów w komórkach i jednostkach organizacyjnych, zobowiązana jest do systematycznej kontroli stanu ilościowego i jakościowego oraz wartości użytkowych utworów zarejestrowanych na nośnikach cyfrowych lub innych dotychczas stosowanych. W przypadku, jeżeli posiadane nośniki utworów uległy częściowemu zużyciu lub wykazują obniżone wartości użytkowe, należy je niezwłocznie skopiować na nowe nośniki cyfrowe.

22. W razie rozformowania komórki lub jednostki organizacyjnej utwory wraz z ich dokumentacją przekazuje się właściwemu dysponentowi środków budżetowych albo, za jego zgodą, innemu dysponentowi środków budżetowych lub do Wojskowego Centrum Edukacji Obywatelskiej, z zastrzeżeniem pkt 7.

23. W przypadku przekazania utworów do innego dysponenta środków budżetowych, zobowiązuje przekazującego do przesłania jednego egzemplarza protokołu przekazania-przyjęcia do Wojskowego Centrum Edukacji Obywatelskiej, celem dokonania zmian w ewidencji na szczeblu centralnym.

24. W miarę potrzeb, konserwację utworów prowadzą we własnym zakresie komórki i jednostki organizacyjne resortu obrony narodowej, na których ewidencji one się znajdują lub wyspecjalizowane pracownie konserwatorskie.

25. Nośniki z nagraniami utworów, które uległy częściowemu zużyciu lub na skutek długotrwałego przechowywania wykazują obniżone wartości użytkowe (po uprzednim skopiowaniu na nowe nośniki cyfrowe), jak również nośniki utworów przeznaczonych do wycofania z użytku - podlegają klasyfikacji i wybrakowaniu zgodnie z przepisami o prowadzeniu gospodarki materiałowo-technicznej sprzętu, materiałów i wyposażenia kulturalno-oświatowego w resorcie obrony narodowej. W przypadku nośników cyfrowych sprawnych technicznie, z zapisami utworów przeznaczonych do wycofania z użytku, zasady klasyfikacji i wybrakowania stosuje się z pominięciem kategorii III.

26. Wybrakowane nośniki utworów, o których mowa w pkt 25, należy pozbawić cech używalności a następnie zakwalifikować do grupy odpadów.

27. Dowódca (szef, komendant, dyrektor, kierownik, rektor) komórki lub jednostki organizacyjnej, z zastrzeżeniem pkt 7:

1) przekaże do Wojskowego Centrum Edukacji Obywatelskiej na nośnikach cyfrowych kopie utworów zakupionych, przyjętych w formie darowizny lub wytworzonych w resorcie obrony narodowej przed wejściem w życie niniejszej decyzji, do których zostały przekazane prawa autorskie;

2) podejmie działania zmierzające do zawarcia brakujących umów o przekazaniu praw autorskich.

28. Traci moc decyzja Nr 480/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie zakupu, ewidencji, przechowywania utworów filmowych i fotograficznych w resorcie obrony narodowej (Dz. Urz. MON z 2006 r. Nr 22, poz. 278).

29. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załączniki do decyzji Nr 265/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 13 lipca 2011 r. (poz. 213)

Załącznik Nr 1

UMOWA O PRZEKAZANIU PRAW AUTORSKICH

Załącznik Nr 2

PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA-PRZEKAZANIA

Załącznik Nr 3

RAPORT WYTWÓRCZOŚCI

Załącznik Nr 4

REJESTR UTWORÓW FOTOGRAFICZNYCH

Załącznik Nr 5

REJESTR UTWORÓW FILMOWYCH

Załącznik Nr 6

REJESTR UDOSTĘPNIANIA UTWORÓW