Na podstawie § 1 pkt 13 lit. d i § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426) – w celu określenia zasad gospodarowania środkami na wydatki reprezentacyjne i okolicznościowe w wojskowych jednostkach budżetowych i polskich kontyngentach wojskowych w misjach specjalnych Organizacji Narodów Zjednoczonych, państw sojuszniczych Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego i Unii Europejskiej oraz centralnych organów administracji rządowej podległych Ministrowi Obrony Narodowej – ustala się, co następuje:

1. Wydatkami reprezentacyjnymi, w rozumieniu niniejszej decyzji, są wydatki bezpośrednio związane z reprezentowaniem jednostki (komórki) organizacyjnej resortu obrony narodowej oraz centralnych organów administracji rządowej podległych Ministrowi Obrony Narodowej, powstałe w trakcie realizowanych zadań służbowych, do których zalicza się w szczególności:

1) organizowanie spotkań roboczych;

2) ofiarowanie drobnych upominków, których jednorazowa wartość nie powoduje obowiązku podatkowego, zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.¹) i określoną ustawową wartością nieodpłatnego świadczenia, otrzymanego od świadczeniodawcy, w związku z jego promocją lub reklamą;

3) drukowanie nekrologów, zakup wiązanek, wieńców, zniczy i kwiatów;

4) składki związane z przynależnością do stowarzyszeń attaché obrony (wojskowych, morskich i lotniczych) i ich zastępców.

2. Wydatkami okolicznościowymi, w rozumieniu niniejszej decyzji, są wydatki związane z organizowaniem przez jednostki (komórki) organizacyjne resortu obrony narodowej oraz centralne organy administracji rządowej podległe Ministrowi Obrony Narodowej okolicznościowych spotkań, narad, seminariów i uroczystości upamiętniających rocznice lub wydarzenia o charakterze narodowym lub międzynarodowym.

3. Do wydatków, o których mowa w pkt 2, zalicza się także wydatki związane z:

1) organizacją spotkań z nowo promowanymi oficerami i podoficerami powołanymi do zawodowej służby wojskowej;

1a) organizacją uroczystych spotkań z żołnierzami kończącymi zawodową służbę wojskową;

2) organizacją uroczystości powitania lub pożegnania wyjeżdżającego pododdziału, biorącego udział w misji lub operacji poza granicami państwa w składzie polskiego kontyngentu wojskowego;

3) wizytowaniem żołnierzy i pracowników, którzy zostali ranni lub ulegli wypadkowi podczas wykonywania zadań służbowych poza granicami państwa;

4) organizowaniem w przedstawicielstwie wojskowym, zespole łącznikowym i kontyngencie wojskowym uroczystości o charakterze narodowym;

5) organizowaniem uroczystości o charakterze narodowym lub uczestniczeniem personelu polskiego, będącego w strukturach dowództw międzynarodowych, funkcjonujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w uroczystościach organizowanych przez te dowództwa, o ile nie są finansowane z budżetów tych dowództw;

6) organizowaniem uroczystości i spotkań z członkami wojskowego korpusu dyplomatycznego akredytowanego w Rzeczypospolitej Polskiej;

7) organizowaniem przez attaché obrony w państwach akredytacji uroczystości z udziałem przedstawicieli kierownictwa resortu obrony narodowej i dowódców sił zbrojnych tych państw oraz członków wojskowego korpusu dyplomatycznego akredytowanego w tym państwie, a także kombatantów, zwłaszcza uroczystości związanych z obchodami Święta Wojska Polskiego;

8) organizowaniem uroczystości o charakterze narodowym przez starszych oficerów narodowych, wyznaczonych do służby w strukturach międzynarodowych, kwaterach głównych, dowództwach lub sztabach misji organizacji międzynarodowych lub sił wielonarodowych.

4. Wydatki, o których mowa w pkt 1 i 2, podlegają limitowaniu.

5. Stanowiska objęte limitem bezpośrednim, stanowiska tworzące limit oraz roczną wysokość limitów wydatków reprezentacyjnych i okolicznościowych, z zastrzeżeniem pkt 12,13 i 15 określa załącznik do decyzji.

6. W pkt I załącznika do decyzji określa się stanowiska objęte limitem bezpośrednim, nie podlegającym zwiększeniu, o którym mowa w pkt 8. W szczególnie uzasadnionych przypadkach wnioski o zmianę limitu, wraz z uzasadnieniem, kierowane będą bezpośrednio do Ministra Obrony Narodowej. Z limitu bezpośredniego mogą być finansowane również wydatki reprezentacyjne innych osób (komórek organizacyjnych) w resorcie obrony narodowej. Decyzję w tym zakresie podejmuje osoba wykonująca obowiązki na stanowisku objętym limitem bezpośrednim.

7. Dla tworzących limit stanowisk, o których mowa w pkt II załącznika do decyzji, przyjmuje się limit jednostkowy:

1) w złotych – gdy stanowisko występuje w strukturze organizacyjnej w kraju;

2) w walutach obcych – gdy stanowisko występuje w strukturze organizacyjnej poza granicami państwa.

8. Na podstawie limitów, o których mowa w pkt 7:

1) Dyrektor Generalny Ministerstwa Obrony Narodowej, wyliczy do dyspozycji osób zajmujących kierownicze stanowiska Ministerstwa limit zbiorczy dla stanowisk, będących w podporządkowaniu tych osób, a osoby te dokonają podziału limitu adekwatnie do kompetencji, odpowiedzialności i potrzeb ponoszenia wydatków reprezentacyjnych i okolicznościowych oraz poinformują zainteresowanych o wysokości przydzielonego im limitu;

2) Dyrektor Departamentu Spraw Socjalnych (w odniesieniu do stanowisk szefów lub dyrektorów podporządkowanych sobie jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej), dyrektor Departamentu Administracyjnego, Dowódca Operacyjny Sił Zbrojnych oraz dysponenci środków budżetowych drugiego stopnia, z zastrzeżeniem ppkt 4 i 5, wyliczą limit zbiorczy, w oparciu o stanowiska im podporządkowane lub przez nich finansowane i dokonają jego podziału, oraz poinformują zainteresowanych o wysokości przydzielonego im limitu;

3) Podsekretarz Stanu ds. Polityki Obronnej w Ministerstwie Obrony Narodowej dokona podziału limitu wymienionego w załączniku do decyzji w pkt I poz. 4 i poinformuje o tym dysponentów środków budżetowych, finansujących te wydatki;

4) dowódcy rodzajów Sił Zbrojnych nie będący dysponentami środków budżetowych wyliczą limit zbiorczy, w oparciu o stanowiska im podporządkowane i dokonają jego podziału, a następnie przedstawiają go właściwemu dysponentowi środków budżetowych drugiego stopnia;

5) zmian wysokości limitu, właściwy dysponent środków budżetowych drugiego stopnia dokonuje w uzgodnieniu lub na wniosek właściwego dowódcy rodzaju Sił Zbrojnych, o którym mowa w pkt 4. Zmian dokonuje się w ramach ustalonego limitu zbiorczego;

6) podziału limitu dokonuje się adekwatnie do kompetencji, odpowiedzialności, zakresu prowadzonej działalności oraz potrzeb ponoszenia wydatków reprezentacyjnych i okolicznościowych.

9. Wydatków, o których mowa w pkt 1 i 2, dokonuje się proporcjonalnie do planowanych potrzeb. Limit niewykorzystany do dnia 31 grudnia danego roku, wygasa z tym dniem.

10. Limit wydatków, o których mowa w pkt 1 i 2, określony w walucie obcej, może być przeliczony na inną walutę obcą. Przeliczenia dokonuje się według tabeli kursów walut Narodowego Banku Polskiego, na pierwszy dzień roboczy danego roku budżetowego.

11. Limit wydatków, o których mowa w pkt 1 i 2, ustalony zgodnie z zasadami, o których mowa w pkt 6 i pkt 8 ppkt 2, w przypadku, o którym mowa w pkt 3 ppkt 4, może zostać zwiększony łącznie do 50 %. Decyzję o zwiększeniu limitu podejmuje, na wniosek przedstawiciela (szefa, dowódcy), w uzgodnieniu z właściwym szefem komórki organizacyjnej Sztabu Generalnego WP, dysponent środków budżetowych, który finansuje te wydatki.

12. Wysokość dziennej należności artykułów spożywczych, naliczanej na uczestnika każdej odprawy, narady, konferencji, gry decyzyjnej organizowanej przez jednostkę (komórkę) organizacyjną resortu obrony narodowej, ustala się w wysokości nie przekraczającej 5 % diety określanej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, wydanych na podstawie art. 775 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.²). Wydatki z tego tytułu nie są wliczane do limitu wydatków, o których mowa w pkt 1 i 2.

13. Limit wydatków na zorganizowanie uroczystego spotkania z nowo promowanymi oficerami i podoficerami powołanymi do zawodowej służby wojskowej określają i przydzielają do dyspozycji właściwych organów dysponenci środków budżetowych, w wysokości do dwukrotnej wartości pieniężnej zasadniczej normy wyżywienia żołnierskiej – 010 na każdego nowo promowanego oficera i podoficera.

14. W akademiach wojskowych wydatki, o których mowa w pkt 13, są finansowane w ramach przydzielonej dotacji na działalność dydaktyczną.

14a. Limit wydatków na zorganizowanie uroczystego spotkania z żołnierzami kończącymi zawodową służbę wojskową określają i przydzielają do dyspozycji właściwych organów dysponenci środków budżetowych, w wymiarze do dziesięciokrotnej wartości pieniężnej zasadniczej normy wyżywienia żołnierskiej – 010 na każdego żołnierza kończącego zawodową służbę wojskową.

15. Na zorganizowanie uroczystości pożegnania (powitania) pododdziałów wyjeżdżających (powracających) do (z) misji i operacji poza granicami państwa, właściwi dysponenci środków budżetowych przydzielą, do dyspozycji dowódców jednostek wojskowych, którym powierzono zorganizowanie uroczystości, limit w wysokości do jednej zasadniczej normy wyżywienia żołnierskiej – 010, na każdego powracającego (wyjeżdżającego) żołnierza.

16. Wydatki reprezentacyjne i okolicznościowe wykonują dysponenci środków budżetowych, którzy ujęli je w planie finansowym lub otrzymali plan finansowy na ich realizację, w sposób celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady gospodarności. Podstawą dokonania wydatku jest dowód księgowy, do którego, w przypadku wystawienia przez zakład zbiorowego żywienia na terenie kraju, załącza się szczegółową specyfikację zamówienia, zatwierdzoną przez osoby dysponujące tymi funduszami.

17. Dysponenci środków budżetowych realizujący wydatki, o których mowa w pkt 1 i 2 – każdy w zakresie swoich kompetencji – także w opracowywanych przez nich wewnętrznych aktach prawnych, ustalą procedury i zasady realizacji, monitorowania i nadzoru tych wydatków, a w szczególności zasady ewidencji przychodów i rozchodów zakupywanego mienia.

18. Traci moc decyzja Nr 407/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 29 grudnia 2004 r. w sprawie wydatków reprezentacyjnych i okolicznościowych (Dz. Urz. MON Nr 18, poz. 203 z późn. zm.³).

19. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od dnia 1 stycznia 2009 r.