Na podstawie art. 272 ust. 1 i art. 274 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm¹) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Prezesa
Urzędu Komunikacji Elektronicznej
z dnia 16 lutego 2022 r.
w sprawie wprowadzenia "Karty audytu wewnętrznego"
w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej

"KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO"

ROZDZIAŁ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE.

§ 1. 1. "Karta audytu wewnętrznego", zwana dalej "Kartą", określa:

1) cele, zakres i zadania audytu wewnętrznego w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej, zwanym dalej "UKE";

2) uprawnienia i obowiązki audytora wewnętrznego w UKE;

3) niezależność i obiektywizm audytu wewnętrznego;

4) koordynację komórki audytu wewnętrznego w UKE;

5) zakres odpowiedzialności kierownika audytu wewnętrznego w UKE;

6) prawa i obowiązki audytowanego;

7) planowanie i sprawozdawczość audytu wewnętrznego;

8) relacje audytu wewnętrznego z komórką kontroli wewnętrznej UKE, Najwyższą Izbą Kontroli oraz innymi kontrolerami i audytorami zewnętrznymi.

2. Ilekroć w Karcie jest mowa o:

1) audytorze wewnętrznym - rozumie się przez to audytora wewnętrznego zatrudnionego w Zespole Audytu Wewnętrznego w Biurze Dyrektora Generalnego UKE, spełniającego wymagania określone w art. 286 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.);

2) komórce audytowanej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną UKE, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny;

3) kierowniku komórki audytowanej - rozumie się przez to osobę kierującą komórką audytowaną;

4) ZAW - rozumie się przez to Zespół Audytu Wewnętrznego w Biurze Dyrektora Generalnego UKE;

5) kierowniku audytu wewnętrznego lub kierowniku ZAW - rozumie się przez to audytora wewnętrznego, który kieruje działalnością ZAW;

6) zadaniu audytowym - rozumie się przez to zadanie zapewniające lub czynności doradcze;

7) zadaniu zapewniającym - rozumie się przez to działania podejmowane w celu dostarczenia niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej;

8) czynnościach doradczych - rozumie się przez to czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego służące wspieraniu Prezesa UKE w realizacji celów i zadań;

9) zaleceniach - rozumie się przez to propozycje działań służących wyeliminowaniu słabości kontroli zarządczej lub usprawniających funkcjonowanie UKE;

10) monitorowaniu realizacji zaleceń - rozumie się przez to czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego w celu ustalenia stanu realizacji zaleceń;

11) czynnościach sprawdzających - rozumie się przez to czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego służące dokonaniu oceny sposobu wdrożenia i skuteczności zaleceń realizowanych przez audytowanego;

12) Komitecie Audytu - rozumie się przez to Komitet Audytu dla działu administracji rządowej - informatyzacja powołany zarządzeniem nr 1 Ministra Cyfryzacji z dnia 10 lutego 2021 r. sprawie powołania Komitetu Audytu (Dz. Urz. MC poz. 1, z późn. zm.);

13) kontroli zarządczej - rozumie się przez to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

3. Audyt wewnętrzny w UKE jest prowadzony zgodnie z:

1) ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.), zwaną dalej "ustawą o finansach publicznych";

2) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. U. z 2018 r. poz. 506), zwanym dalej "rozporządzeniem";

3) Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, ogłoszonymi w Komunikacie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MRiF poz. 28), zwane dalej "Standardami";

4) Podstawowymi zasadami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, Kodeksem etyki oraz Definicją audytu wewnętrznego, określonymi przez Instytut Audytorów Wewnętrznych.

ROZDZIAŁ 2. CELE, ZAKRES I ZADANIA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO.

§ 2. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której misją jest wspieranie Prezesa UKE w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną i dokonywaną w uporządkowany sposób ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena kontroli zarządczej dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w UKE.

§ 3. 1. Podstawowym celem przeprowadzania audytu wewnętrznego jest dostarczenie Prezesowi UKE racjonalnego zapewnienia, że mechanizmy zarządzania i kontroli wewnętrznej funkcjonują prawidłowo.

2. Osiągnięcie celu przez audyt wewnętrzny oznacza przysporzenie wartości i usprawnienie działalności operacyjnej UKE poprzez dostarczenie racjonalnego zapewnienia o skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego, jak również doradztwo.

3. Wiarygodność i wartość audytu wewnętrznego są wzmocnione, jeśli audytor wewnętrzny działa proaktywnie, a jego oceny dostarczają nowego spojrzenia na funkcjonowanie UKE i uwzględniają konsekwencje, jakie mogą wystąpić w przyszłości.

§ 4. Badanie systemu kontroli zarządczej przez audytora wewnętrznego nie zwalnia kierowników komórek organizacyjnych UKE z odpowiedzialności za utrzymywanie właściwego i skutecznego systemu kontroli zarządczej.

§ 5. 1. Audyt wewnętrzny, z zastrzeżeniem ust. 2, przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego.

2. W uzasadnionych przypadkach, spowodowanych nagłymi i nieoczekiwanymi czynnikami o wysokim i bardzo wysokim charakterze ryzyka dla funkcjonowania UKE, w szczególności celów i zadań UKE, audyt wewnętrzny przeprowadza się, w uzgodnieniu z Prezesem UKE, poza planem audytu.

3. Audyt obejmuje swoim zakresem wszystkie obszary działania UKE.

4. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. O wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu wewnętrznego niezwłocznie powiadamia się Prezesa UKE oraz Dyrektora Generalnego UKE.

§ 6. 1. Audyt wewnętrzny prowadzony jest przez audytorów wewnętrznych.

2. ZAW podlega bezpośrednio kierownikowi ZAW.

3. W stosunku do ZAW:

1) nadzór merytoryczny sprawuje Prezes UKE;

2) nadzór organizacyjny sprawuje Dyrektor Generalny UKE.

§ 7. W przypadku ujawnienia przez kierownika lub pracowników komórki audytowanej, iż sposób przeprowadzenia audytu był niezgodny ze Standardami, i miał wpływ na czynności audytowe, kierownik komórki audytowanej niezwłocznie powiadamia o tym Prezesa UKE oraz Dyrektora Generalnego UKE.

§ 8. Do zadań audytora wewnętrznego należy badanie i ocena adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej, w tym zarządzania ryzykiem w UKE, w szczególności:

1) ocena realizacji celów i zadań, w tym wynikających z planu działalności UKE na dany rok;

2) ocena ustanowionych mechanizmów kontroli oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych;

3) ocena procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej;

4) ocena przestrzegania przepisów prawa, a także obowiązujących w UKE procedur, strategii i ustanowionych standardów działania;

5) ocena efektywności, gospodarności wykorzystania i ochrony zasobów UKE;

6) ocena przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania w UKE;

7) ocena efektywności i skuteczności przepływu informacji;

8) monitorowanie realizacji zaleceń i ocena dostosowania działań UKE do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu.

§ 9. 1. Na wniosek Prezesa UKE, Dyrektora Generalnego UKE lub z własnej inicjatywy, audytor wewnętrzny może wykonać czynności doradcze, służące wspieraniu realizacji celów i zadań UKE.

2. Cel i zakres czynności doradczych jest uzgadniany w formie odpowiadającej charakterowi doradztwa.

3. Cel czynności doradczych musi być zgodny z wartościami, strategiami i celami UKE.

§ 10. 1. Czynności doradcze mogą być wykonywane przez audytora wewnętrznego w szczególności w formie:

1) konsultacji;

2) propozycji usprawnień;

3) uczestnictwa w zespołach powoływanych przez Prezesa UKE lub Dyrektora Generalnego UKE bez możliwości operacyjnego wpływania na podejmowanie decyzji;

4) opiniowania wewnętrznych aktów normatywnych przed ich wdrożeniem, w tym analizy zaprojektowanych mechanizmów kontrolnych;

5) szkoleń.

2. W trakcie wykonywania czynności doradczych audytor wewnętrzny odnosi się do ryzyka powiązanego z celami zadania i do mechanizmów kontrolnych wchodzących w zakres danego zadania.

3. Program i wyniki czynności doradczych mają formę i treść uzależnioną od charakteru zadania.

4. Wynikiem czynności doradczych mogą być opinie lub wnioski dotyczące usprawnienia funkcjonowania UKE.

5. Kierownik ZAW jest odpowiedzialny za przekazanie zleceniodawcom ostatecznych wyników zadania.

6. Przebieg oraz wynik czynności doradczych są dokumentowane w zależności od charakteru podjętych działań w postaci dokumentacji roboczej, w szczególności w formie sprawozdania, notatki informacyjnej lub protokołu z posiedzenia zespołu.

ROZDZIAŁ 3. UPRAWNIENIA I OBOWIĄZKI AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO.

§ 11. 1. Audytor wewnętrzny reprezentuje audyt wewnętrzny wobec pracowników UKE, jak i na zewnątrz UKE, w szczególności wobec Komitetu Audytu.

2. Audytor wewnętrzny jest niezależny w zakresie prowadzenia audytu wewnętrznego w UKE, w szczególności w zakresie planowania swojej pracy, przeprowadzania zadań audytowych i czynności sprawdzających, identyfikacji i oceny ryzyka oraz składania sprawozdań.

3. Audytor wewnętrzny odpowiada za rzetelne i profesjonalne wykonywanie zadań audytowych i czynności sprawdzających, przewidzianych w planie audytu, jak również zadań pozaplanowych.

4. Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest, z zachowaniem zasady profesjonalizmu zawodowego i należytej staranności zawodowej, odpowiednio rzetelne i obiektywne:

1) ustalenie i ocena stanu faktycznego według przyjętych w programie zadania zapewniającego kryteriów oceny mechanizmów kontrolnych;

2) wykonywanie czynności doradczych;

3) wskazanie słabości kontroli zarządczej, dokonanie analizy ich przyczyn, jak również określenie skutków lub ryzyka, wynikających ze wskazanych słabości;

4) przedstawienie zaleceń służących wyeliminowaniu słabości;

5) ewentualne przedstawienie propozycji dotyczących usprawnienia funkcjonowania UKE;

6) wydanie opinii w badanym obszarze, w tym w odniesieniu do adekwatności, skuteczności i efektywności mechanizmów kontrolnych;

7) monitorowanie realizacji zaleceń lub przyjętych do implementacji propozycji usprawnień;

8) przeprowadzanie czynności sprawdzających;

9) sporządzanie planów i sprawozdań dotyczących audytu wewnętrznego.

5. Profesjonalizm zawodowy oznacza, że audytor wewnętrzny:

1) działa na podstawie przepisów prawa i powszechnie uznawanych standardów;

2) posiada wiedzę, umiejętności oraz kwalifikacje niezbędne do wykonywania powierzonych mu zadań;

3) jest wyczulony na znaczące ryzyka, które mogą wpływać na cele, działalność operacyjną i zasoby UKE;

4) formułuje oceny w sposób bezstronny i wolny od uprzedzeń.

§ 12. Audytor wewnętrzny w ramach prowadzenia audytu wewnętrznego ma prawo wstępu do pomieszczeń UKE, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

§ 13. Audytor wewnętrzny w ramach prowadzenia audytu wewnętrznego ma prawo wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz innych materiałów związanych z funkcjonowaniem UKE, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

§ 14. 1. Audytor wewnętrzny ma prawo żądać od kierownika i pracowników komórki audytowanej przedstawienia informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwej i efektywnej realizacji zadań audytowych, czynności sprawdzających oraz monitorowania zaleceń lub propozycji usprawniających funkcjonowanie UKE.

2. W ramach prowadzenia audytu wewnętrznego, audytor wewnętrzny może pozyskiwać informacje oraz wyjaśnienia od kierowników i pracowników komórek organizacyjnych UKE - niebędących komórką audytowaną oraz występować o udzielenie informacji bezpośrednio lub pośrednio związanych z działalnością komórki audytowanej.

§ 15. Czynności, o których mowa w § 12-14, nie wymagają zgody kierownika komórki audytowanej i nie muszą być prowadzone za jego pośrednictwem lub w jego obecności.

§ 16. Audytor wewnętrzny ma obowiązek nie ujawniać, bez właściwego upoważnienia, informacji, które otrzymał w związku z prowadzonym audytem wewnętrznym, chyba że istnieje prawny obowiązek ich ujawnienia.

§ 17. 1. Audytor wewnętrzny unika konfliktu interesów.

2. Audytor wewnętrzny nie ponosi bezpośredniej odpowiedzialności za działania operacyjne, ani ich nie nadzoruje.

3. Audytor wewnętrzny musi powstrzymać się od oceny działalności operacyjnej, za którą był uprzednio odpowiedzialny w ciągu roku poprzedzającego rok, w którym wykonywane są zadania audytowe o charakterze zapewniającym.

4. Audytor wewnętrzny może wykonywać czynności doradcze, także w zakresie działalności operacyjnej, za którą był uprzednio odpowiedzialny z zastrzeżeniem, że jeżeli w związku z wykonywaniem czynności doradczej może nastąpić ograniczenie niezależności oraz obiektywizmu audytora, fakt ten musi zostać ujawniony Prezesowi UKE oraz Dyrektorowi Generalnemu UKE.

5. Audytor wewnętrzny może świadczyć usługi zapewniające w obszarach, w których świadczył usługi doradcze pod warunkiem, że charakter doradztwa nie naruszał obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego.

§ 18. Audytor wewnętrzny może z własnej inicjatywy składać wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania UKE.

§ 19. Audytor wewnętrzny ma obowiązek dokumentować czynności i zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla prowadzenia audytu wewnętrznego.

§ 20. 1. Jeżeli w trakcie wykonywania czynności audytowych zostaną ujawnione nieprawidłowości, które wymagają podjęcia natychmiastowych działań ze strony kierownika komórki audytowanej, kierownik ZAW niezwłocznie powiadamia o tym Prezesa UKE, Dyrektora Generalnego UKE i kierownika komórki audytowanej.

2. Jeżeli w trakcie przeprowadzania czynności audytowych audytor wewnętrzny dostrzeże znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe, niezwłocznie powiadamia kierownika audytu wewnętrznego, który zawiadamia o tym Dyrektora Generalnego UKE.

§ 21. Audytor wewnętrzny jest zobowiązany do poszerzania swojej wiedzy, umiejętności i innych kompetencji poprzez ciągły rozwój zawodowy, w szczególności poprzez samokształcenie.

§ 22. Audytor wewnętrzny upowszechnia w UKE Standardy.

ROZDZIAŁ 4. ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI KIEROWNIKA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

§ 23. Kierownik audytu wewnętrznego kieruje działalnością audytu wewnętrznego oraz reprezentuje komórkę audytu wewnętrznego wobec pracowników UKE oraz na zewnątrz UKE.

§ 24. Kierownik audytu wewnętrznego jest odpowiedzialny, w szczególności za:

1) ustalanie, dokonywanie przeglądu i aktualizacji zasad oraz procedur służących prowadzeniu audytu wewnętrznego w UKE;

2) rzetelne i profesjonalne wykonywanie zadań audytu wewnętrznego, przewidzianych w planie audytu, jak również zadań pozaplanowych;

3) zapewnienie, że audyt wewnętrzny nie ponosi bezpośredniej odpowiedzialności za działania operacyjne, ani ich nie nadzoruje;

4) określenie i realizację programu zapewnienia i poprawy jakości, który obejmuje wszelkie aspekty działania audytu wewnętrznego w UKE oraz monitorowanie w sposób ciągły jego efektywności;

5) kontakty z Komitetem Audytu.

§ 25. Kierownik audytu wewnętrznego w odniesieniu do wymaganych przepisami prawa obowiązków w zakresie planowania i sprawozdawczości jest zobowiązany do terminowego:

1) sporządzania planu audytu na rok następny i udostępniania planu w sposób i w formie uzgodnionych z Prezesem UKE;

2) sporządzania sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni;

3) przesyłania kopii planu audytu oraz kopii sprawozdania z wykonania planu audytu do komórki audytu wewnetrznego podlegającej ministrowi kierującemu działem administracji rządowej - inforamtyzacja;

4) sporządzania i przekazywania Prezesowi UKE do zatwierdzenia informacji o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego w roku poprzednim.

ROZDZIAŁ 5. UPRAWNIENIA I OBOWIĄZKI KIEROWNIKA I PRACOWNIKÓW KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH UKE.

§ 26. Kierownik komórki audytowanej ma prawo do czynnego uczestniczenia w procesie audytu wewnętrznego, a w szczególności do:

1) uzyskania informacji o planowanej realizacji zadania audytowego i czynności sprawdzających;

2) uzgodnienia z audytorem wewnętrznym kryteriów oceny mechanizmów kontrolnych w obszarze działalności UKE objętym zadaniem zapewniającym;

3) zapoznania się z dokumentacją dotyczącą zadania audytowego i czynności sprawdzających;

4) uzgodnienia z audytorem wewnętrznym wstępnych wyników zadania zapewniającego;

5) zgłaszania uwag i zastrzeżeń do ustaleń audytora wewnętrznego;

6) zgłaszania kierownikowi audytu wewnętrznego zastrzeżeń w zakresie sposobu przeprowadzania czynności audytowych.

§ 27. Kierownik komórki audytowanej zobowiązany jest do zapewnienia audytorowi wewnętrznemu warunków niezbędnych do sprawnego przeprowadzania audytu wewnętrznego, przedstawiania wymaganych dokumentów oraz ułatwiania terminowego udzielania wyjaśnień i informacji przez pracowników tej komórki.

§ 28. Pracownicy komórki audytowanej w trakcie przeprowadzania czynności audytowych mogą złożyć audytorowi wewnętrznemu oświadczenia dotyczące przedmiotu zadania zapewniającego.

§ 29. Kierownik komórki organizacyjnej UKE ma prawo do zaznajomienia się z planem audytu wewnętrznego na dany rok.

§ 30. Kierownik komórki organizacyjnej UKE oraz jej pracownicy mają obowiązek opracowywania i przekazywania, w terminie wskazanym przez audytora wewnętrznego, materiałów oraz informacji dotyczących zakresu działania ich komórki, które audytor wewnętrzny uzna za niezbędne dla realizacji celów audytu wewnętrznego.

ROZDZIAŁ 6. RELACJE AUDYTU WEWNĘTRZNEGO Z KOMITETEM AUDYTU DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ - INFORMATYZACJA, KONTROLERAMI I AUDYTORAMI ZEWNĘTRZNYMI.

§ 31. 1. Kierownik ZAW w zakresie wykonywania zadań współpracuje z audytorami zewnętrznymi, a także kontrolerami Najwyższej Izby Kontroli, oraz innymi jednostkami organizacyjnymi, a także organizacjami działającymi na rzecz audytu wewnętrznego w celu stałego podnoszenia jakości pracy ZAW.

2. Zakres współpracy i współdziałania z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi nie może być sprzeczny z celami audytu wewnętrznego oraz stanowić zagrożenia dla obiektywizmu i niezależności funkcji audytu wewnętrznego w UKE.

3. Udostępnianie dokumentacji audytu wewnętrznego poza siedzibę UKE odbywa się w porozumieniu z Prezesem UKE oraz Dyrektorem Generalnym UKE.

§ 32. 1. W zakresie wykonywania swoich zadań audytor współpracuje z kontrolerami UKE w celu uniknięcia lub zmniejszenia zakresu powielania się prac.

2. Audytor wewnętrzny uwzględnia wyniki kontroli wewnętrznych przeprowadzonych przez komórkę kontroli wewnętrznej w UKE, NIK oraz inne instytucje kontrolne na etapie dokonywania analizy ryzyka do rocznego planu audytu oraz na etapie realizacji zadania audytowego.

ROZDZIAŁ 7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE.

§ 33. Kierownik audytu wewnętrznego dokonuje, zgodnie obowiązującymi w UKE regulacjami, przeglądu Karty pod względem jej aktualności i w razie potrzeby jej zmiany, przekazuje odpowiedni projekt do Prezesa UKE.

§ 34. W zakresie nieuregulowanym w Karcie zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy o finansach publicznych, rozporządzenia oraz Standardy.