Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia
Ministra Zdrowia
z dnia 8 lutego 2022 r. (poz. 15)

REGULAMIN
KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ - ZDROWIE

§ 1. 1. Regulamin komitetu audytu określa organizację i tryb pracy komitetu audytu dla działu administracji rządowej - zdrowie, zwanego dalej "Komitetem".

2. Celem Komitetu jest doradztwo świadczone na rzecz ministra właściwego do spraw zdrowia, zwanego dalej "Ministrem", w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Zdrowia, zwanym dalej "Ministerstwem", i w jednostkach podległych i nadzorowanych w dziale administracji rządowej - zdrowie, zwanych dalej "jednostkami".

§ 2. 1. Do zadań Komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk;

2) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego.

2. W celu realizacji zadań, o których mowa w ust. 1, Komitet:

1) proponuje rozwiązania oraz promuje dobre praktyki przyczyniające się do usprawnienia funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach;

2) analizuje informacje dotyczące bieżących i istotnych problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego oraz wspiera komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie i komórki audytu wewnętrznego w jednostkach w realizacji audytu wewnętrznego;

3) inicjuje, w porozumieniu z audytorami wewnętrznymi, działania mające na celu podniesienie efektywności i skuteczności kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach;

4) upowszechniania dobre praktyki dotyczące analizy ryzyka i zarządzania ryzykiem.

§ 3. 1. Przewodniczący Komitetu kieruje pracami Komitetu i reprezentuje go na zewnątrz.

2. Przewodniczący Komitetu wyznacza spośród członków zastępcę, który kieruje pracami Komitetu podczas jego nieobecności i reprezentuje go na zewnątrz.

3. Przewodniczący Komitetu może upoważnić zastępcę do wykonywania zadań Przewodniczącego Komitetu określonych w niniejszym zarządzeniu.

4. Do zadań przewodniczącego Komitetu należy w szczególności:

1) zwoływanie posiedzeń Komitetu i wyznaczanie jego terminów;

2) ustalanie porządku posiedzeń Komitetu;

3) przekazywanie Ministrowi ustaleń i stanowisk Komitetu;

4) zatwierdzanie protokołów z posiedzeń Komitetu.

5. Do obowiązków członków Komitetu należy w szczególności:

1) udział w pracach Komitetu;

2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz z komórkami audytu wewnętrznego w jednostkach.

6. Funkcję sekretarza Komitetu pełni kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub inny wyznaczony przez niego pracownik tej komórki.

7. Do obowiązków sekretarza Komitetu należy w szczególności:

1) dokumentowanie czynności i uchwał podejmowanych przez Komitet;

2) organizowanie, w uzgodnieniu z Przewodniczącym Komitetu, posiedzeń Komitetu i przekazywanie zaproszeń członkom Komitetu oraz osobom spoza składu Komitetu zaproszonym na posiedzenie Komitetu, o których mowa w § 4 ust. 6;

3) opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komitet w zakresie określonym przez Przewodniczącego Komitetu;

4) prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Komitetu.

§ 4. 1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia Komitetu odbywają się w miejscu wyznaczonym przez Przewodniczącego Komitetu albo z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, nie rzadziej niż 4 razy w roku.

3. Środki komunikacji elektronicznej powinny zapewniać:

1) transmisję obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym;

2) wielostronną komunikację w czasie rzeczywistym umożliwiającą uczestnikom posiedzenia Komitetu wypowiadanie się w toku obrad.

4. Posiedzenia Komitetu zwołuje Przewodniczący komitetu, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Komitetu albo kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

5. Zaproszenia na posiedzenia Komitetu, wraz z ustalonym przez Przewodniczącego porządkiem posiedzenia oraz niezbędnymi dokumentami są przekazywane członkom Komitetu, w formie pisemnej lub elektronicznej, nie później niż na 5 dni przed planowanym posiedzeniem Komitetu, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż 2 dni przed planowanym posiedzeniem Komitetu.

6. Przewodniczący Komitetu, z własnej inicjatywy albo na wniosek członka Komitetu, może zapraszać na posiedzenia Komitetu osoby spoza jego składu.

7. Sekretarz Komitetu oraz osoby spoza składu Komitetu zaproszone na posiedzenie Komitetu, o których mowa w ust. 6, uczestniczą w posiedzeniu Komitetu bez prawa głosu.

8. Uczestnicy posiedzenia Komitetu potwierdzają swoją obecność na posiedzeniu Komitetu podpisem na liście obecności.

9. Jeżeli posiedzenie Komitetu zostało przeprowadzone z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, listę obecności uczestników posiedzenia Komitetu sporządza i podpisuje Przewodniczący Komitetu, a w przypadku jego nieobecności - zastępca Przewodniczącego Komitetu.

10. W przypadku braku możliwości wzięcia udziału w posiedzeniu Komitetu, członek Komitetu niezwłocznie zawiadamia o tym komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie, podając powód swojej nieobecności.

11. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu Komitetu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w sprawach objętych porządkiem posiedzenia Komitetu.

12. Członkowie niezależni Komitetu wykonują swoje zadania za wynagrodzeniem ustalanym zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu (Dz. U. z 2016 r. poz. 2049).

13. Wynagrodzenie członka niezależnego Komitetu jest wypłacane na wniosek Przewodniczącego, zawierający informację o liczbie posiedzeń w danym kwartale, w których uczestniczył taki członek.

§ 5. 1. Komitet podejmuje decyzje w formie uchwał, zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej połowy składu komitetu, w tym Przewodniczącego Komitetu, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy Przewodniczącego Komitetu. W przypadku głosowania, w którym oddano równą liczbę głosów, rozstrzyga głos Przewodniczącego Komitetu, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy Przewodniczącego Komitetu.

2. Członkowie Komitetu mogą głosować nad podjęciem uchwały wyłącznie osobiście.

3. Na wniosek członka Komitetu Przewodniczący Komitetu, a w przypadku jego nieobecności - zastępca Przewodniczącego Komitetu, może zarządzić głosowanie tajne.

4. Głosowanie tajne na posiedzeniach, odbywających się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, polega na oddaniu głosu na adres e-mail kierownika komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa lub innego wyznaczonego przez niego pracownika tej komórki.

5. Członek Komitetu może zgłosić do protokołu zdanie odrębne w sprawie objętej głosowaniem.

6. Uchwałę podjętą na posiedzeniu Komitetu podpisuje Przewodniczący Komitetu, a w przypadku jego nieobecności - zastępca Przewodniczącego Komitetu.

7. Przewodniczący może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym, w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

8. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest dołączana do protokołu z najbliższego posiedzenia Komitetu.

9. Sprawa nie może zostać rozpatrzona w trybie obiegowym, w przypadku zgłoszenia sprzeciwu przez członka Komitetu.

§ 6. 1. Z posiedzenia Komitetu jest sporządzany protokół, który zawiera w szczególności:

1) datę posiedzenia Komitetu;

2) miejsce posiedzenia Komitetu lub informację, że posiedzenie odbyło się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej;

3) ustalenia Komitetu wraz z informacją o podjętych uchwałach;

4) informację dotyczącą zdania odrębnego, jeżeli zostało zgłoszone;

5) inne wnioski i rozstrzygnięcia.

2. Protokół z posiedzenia Komitetu podpisuje Przewodniczący Komitetu, a w przypadku jego nieobecności jego zastępca.

3. Do protokołu z posiedzenia Komitetu dołącza się:

1) porządek posiedzenia Komitetu;

2) listę obecności uczestników posiedzenia Komitetu.

§ 7. Członkowie Komitetu mają dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania zadań Komitetu, w szczególności do dokumentacji audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórek audytu wewnętrznego w jednostkach, a także dostęp do informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa i jednostek, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

§ 8. 1. Członkowie Komitetu współpracują z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie zapewnia obsługę organizacyjną Komitetu oraz przechowuje dokumenty związane z jego pracami.

3. Członkowie Komitetu, w związku z realizacją zadań Komitetu, mogą występować do kierowników i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz jednostek o udzielenie informacji i wyjaśnień

w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i jednostkach, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

4. Kierownicy i pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz jednostek są obowiązani do udzielania informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 3.

5. Obieg informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 3, oraz informacji, danych, dokumentów i innych materiałów, o których mowa w § 7, odbywa się za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

6. Członkowie Komitetu informują na bieżąco Przewodniczącego Komitetu lub zastępcę Przewodniczącego

Komitetu o prowadzonych działaniach.

§ 9. 1. Uchwała Komitetu w sprawie wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce następuje na pisemny wniosek kierownika tej jednostki lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce.

2. Uchwała Komitetu w sprawie wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie następuje na pisemny wniosek Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 i 2, jest rozpatrywany na pierwszym posiedzeniu Komitetu przypadającym po dniu jego złożenia.

4. Komitet może żądać dodatkowych informacji w przypadku, gdy informacje zawarte we wniosku, o którym mowa w ust. 1 i 2, są niewystarczające do podjęcia uchwały.

5. Postępowanie, o którym mowa w ust. 1, jest prowadzone z udziałem zainteresowanego kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce oraz kierownika tej jednostki w sposób zapewniający tym osobom możliwość wyrażenia opinii lub przedstawienia stanowiska w sprawie.

6. Postępowanie, o którym mowa w ust. 2, jest prowadzone z udziałem zainteresowanego kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa w sposób zapewniający tym osobom możliwość wyrażenia opinii lub przedstawienia stanowiska w sprawie.

7. Komitet podejmuje uchwałę, o której mowa w ust. 1 i 2, biorąc pod uwagę zebrane opinie oraz stanowiska w sprawie, a także inne dokumenty oceniające pracę kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce albo kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.