Wyjaśnienie ZUS z dnia 30 października 2008 r. /Dokumentowanie okresów zatrudnienia (ubezpieczenia) oraz wynagrodzenia (dochodu)/

Przy występowaniu do ZUS z wnioskiem o ustalenie emerytury lub renty, a także o ustalenie kapitału początkowego, wymagane są dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia oraz wynagrodzenie osiągane w okresie zatrudnienia, zwłaszcza przebytego przed 1999 r. Także przy występowaniu z wnioskiem o ustalenie świadczenia przedemerytalnego wymagane są dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia.

Środki dowodowe potwierdzające okresy zatrudnienia

1. Dla celów emerytalno-rentowych, w tym także kapitału początkowego i świadczenia przedemerytalnego, dokumentami potwierdzającymi okresy zatrudnienia są: 

- pisemne zaświadczenie zakładu pracy (pracodawcy),

- świadectwa pracy,

- legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy dokonane przez pracodawców, z których wynika: data rozpoczęcia i zakończenia pracy, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej pracy, a wpisy potwierdzone są pieczątką zakładu pracy - pracodawcy oraz podpisem i pieczątką służbową pracodawcy lub upoważnionego pracownika,

- orzeczenie sądu.

Zaświadczenie, o którym mowa wyżej, powinno być wystawione przez pracodawcę lub prawnego następcę pracodawcy.

2. Okresy zatrudnienia mogą być potwierdzone także dowodami pośrednimi, takimi jak:

- umowy o pracę i aneksy do tych umów (kolejne angaże),

- wpisy w książeczkowym dowodzie osobistym,

- legitymacje służbowe,

- legitymacje związków zawodowych, pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie trwania zatrudnienia (np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu, przyznaniu nagrody, udzieleniu urlopu), jeżeli na ich podstawie można ustalić okres zatrudnienia,

jeżeli z tych dowodów pośrednich wynika fakt zatrudnienia i można ustalić jego okres.

3. W przypadku braku możliwości udowodnienia okresów zatrudnienia wymienionymi dokumentami albo dowodami pośrednimi, przepisy dopuszczają możliwość potwierdzenia zeznaniami świadków. Osoba występująca do ZUS z wnioskiem o ustalenie emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, a także o ustalenie kapitału początkowego lub o świadczenie przedemerytalne, powinna złożyć oświadczenie, iż nie ma dokumentów, którymi mogłaby potwierdzić okres zatrudnienia, a także o braku dowodów pośrednich. W oświadczeniu tym wnioskodawca informuje o przyczynach uniemożliwiających uzyskanie dokumentów i wskazuje dwóch świadków, najlepiej byłych współpracowników, którzy składają zeznania o jego zatrudnieniu.