Wyjaśnienie ZUS z dnia 13 grudnia 2005 r. /Dokumentowanie okresów zatrudnienia (ubezpieczenia) oraz wynagrodzenia (dochodu)/

Od czego zacząć poszukiwania dokumentacji osobowo-płacowej?

Osoby poszukujące dokumentów o zatrudnieniu i wysokości osiąganych zarobków powinny przede wszystkim ustalić, czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeżeli nie istnieje, to na podstawie zachowanych szczątkowych dokumentów (pism, notatek, wpisów w dowodzie osobistym lub w legitymacji ubezpieczeniowej) muszą ustalić dokładną jego nazwę oraz adres, a także w jakich strukturach organizacyjnych był umieszczony, a następnie szukać pomocy w wymienionych instytucjach i archiwach.

Gdy okaże się, że zakład pracy, w którym zainteresowany był zatrudniony obecnie już nie istnieje, należy podjąć poszukiwania, które mogą doprowadzić do uzyskania dokumentacji płacowo-osobowej niezbędnej przy ustalaniu prawa do emerytury i renty oraz obliczaniu ich wysokości.

Jeżeli zlikwidowanym zakładem pracy było przedsiębiorstwo państwowe, to jego dokumentację osobowo-płacową powinien przejąć następca prawny lub organ założycielski, albo organ nadrzędny pracodawcy. Następcami prawnymi mogą być np. przedsiębiorstwa państwowe, które powstały w wyniku zmian organizacyjnych, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.

W przypadku braku następcy prawnego należy zwrócić się do organu założycielskiego albo organu nadrzędnego swojego byłego pracodawcy. Najczęściej byli nimi wojewoda lub właściwy minister, którzy mają obowiązek prawny przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych. Niektórzy wojewodowie byłych 49 województw (według administracyjnego podziału kraju obowiązującego do końca 1998 r.) zorganizowali archiwa przejściowe, w których zgromadzona jest dokumentacja zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, dla których byli organem założycielskim.

W przypadku likwidacji spółdzielni lub organizacji spółdzielczych likwidator spółdzielni przekazuje uporządkowaną dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął, związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany - Krajowej Radzie Spółdzielczej.Spółki prawa cywilnego i handlowego (czyli firmy prywatne) w przypadku ich likwidacji zobowiązane są do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej i innej dokumentacji niearchiwalnej we własnym zakresie. Niektóre z nich przekazują taką dokumentację do dalszego, odpłatnego przechowywania firmom zajmującym się przechowalnictwem akt.