Postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z dnia 16.08.2005, sygn. PP II 443/1/158/143/05, Dolnośląski Urząd Skarbowy, sygn. PP II 443/1/158/143/05

W złożonym wniosku, Podatnik zwraca się o wskazanie, czy w przypadku awarii kasy rejestrującej, skutkującej utratą danych zapisanych w pamięci operacyjnej kasy, dopuszczalnym jest wykorzystanie dla celów sporządzenia deklaracji VAT-7 za dany okres rozliczeniowy, danych wynikających z informatycznego systemu kasowego.

Zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym, zasadniczą część działalności Podatnika stanowi sprzedaż detaliczna na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zgodnie zatem z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), Spółka prowadzi ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.Jak wskazuje Podatnik, w praktyce funkcjonowania kas rejestrujących występują ich awarie, skutkujące zerowaniem danych zapisanych w pamięci operacyjnej kasy. Konsekwencją awarii jest utrata danych dotyczących transakcji zarejestrowanych przy użyciu kasy od początku dnia, w którym nastąpiła awaria kasy do czasu tej awarii. Pomimo usunięcia usterki danej kasy rejestrującej, nie jest możliwym odzyskanie utraconych danych zapisanych w pamięci operacyjnej kasy, co skutkuje nieuwzględnieniem tych danych w dobowych i miesięcznych raportach fiskalnych kasy rejestrującej.Podatnik wskazuje, iż stosowane przez niego kasy rejestrujące spełniają kryteria i warunki techniczne określone w § 3 ust. 1 oraz § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948 ze zm.). Ponadto, kasy te są regularnie poddawane przeglądowi technicznemu na zasadach przewidzianych przepisami ww. rozporządzenia, a ich fiskalizacja zgłoszona została właściwemu organowi podatkowemu. Podatnik podkreśla, iż awarie kas rejestrujących, skutkujące zerowaniem danych zapisanych w pamięci operacyjnej kas, wynikają z normalnego trybu ich użytkowania. Awarie nie są efektem niespełniania przez kasy rejestrujące warunków technicznych przewidzianych przepisami ww. rozporządzenia. Spółka wskazuje także na dopuszczalność awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej kasy, opierając się na § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, który stanowi, iż kasa powinna zapewniać rejestrację w pamięci fiskalnej kasy co najmniej 200 awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej kasy oraz na § 4 ust. 1 pkt 1 lit. f rozporządzenia, zgodnie z którym, kasa rejestrująca powinna zapisywać czas takiego zerowania.Ponadto, Podatnik wskazuje, iż pamięć operacyjna kasy rejestrującej, podlegająca zerowaniu na skutek awarii jest tymczasowym urządzeniem przechowującym dane, odrębnym od pamięci fiskalnej kasy. W wyniku awarii nie dochodzi do naruszenia danych zapisanych uprzednio w pamięci fiskalnej kasy. Utracie podlegają wyłącznie dane zapisane w tymczasowej pamięci operacyjnej kasy, które nie zostały przesłane do pamięci fiskalnej (momentem zapisu danych do pamięci fiskalnej jest moment wykonania dobowego raportu fiskalnego). Wszystkie transakcje rejestrowane za pomocą kas Podatnika są równolegle i automatycznie ewidencjonowane w informatycznym systemie kasowym, służącym m. in. przesyłaniu danych dotyczących sprzedaży do systemu księgowego Podatnika. Dane rejestrowane w systemie kasowym zawierają te same informacje, które zapisywane są w pamięci operacyjnej poszczególnych kas rejestrujących, tj. w szczególności datę sprzedaży, nazwę towaru, ilość sprzedanego towaru, wartość sprzedaży i kwotę podatku według poszczególnych stawek podatku, wartość sprzedaży zwolnionej od podatku oraz inne dane dotyczące sprzedaży.W trakcie bezawaryjnego trybu funkcjonowania kas rejestrujących - działając w oparciu o przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz wskazanego rozporządzenia - Spółka rejestruje każdą sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej(a także na rzecz innych podmiotów dokonujących zakupów) przy zastosowaniu kasy rejestrującej, dokonuje wydruku paragonu fiskalnego dotyczącego danej sprzedaży oraz wydaje jego oryginał nabywcy. Kopie paragonów są przechowywane przez Spółkę, jako dowody przeprowadzonych transakcji. Ponadto, po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, Podatnik sporządza dobowe raporty fiskalne, natomiast po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca - miesięczne raporty fiskalne. W oparciu o dane z powyższych raportów, Podatnik sporządza deklaracje VAT-7 za poszczególne okresy rozliczeniowe.Z uwagi na fakt, iż w przypadku awarii kasy rejestrującej, dane wynikające z raportów fiskalnych nie obejmują obrotu zarejestrowanego od początku dnia, w którym nastąpiła awaria do momentu jej wystąpienia, w celu rzetelnego określenia podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług oraz sporządzenia deklaracji VAT-7 - jak wskazuje Spółka - jest ona obowiązana do uzupełnienia danych wynikających z raportów fiskalnych. Podatnik rozważa wykorzystanie do tego celu danych wynikających z informatycznego systemu kasowego. Sprzedaż ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej jest bowiem automatycznie i równolegle zapisywana w tym systemie, w związku z czym Podatnik ma techniczną możliwość odtworzenia danych dotyczących sprzedaży, utraconych w wyniku awarii pamięci operacyjnej kasy, w szczególności danych dotyczących wartości sprzedaży według poszczególnych stawek podatku. Zdaniem Podatnika, w przypadku awarii kasy rejestrującej, skutkującej utratą danych zapisanych w pamięci operacyjnej kasy, w celu rzetelnego sporządzenia deklaracji VAT-7 należy uzupełnić dane wynikające z raportów fiskalnych kasy rejestrującej o dane wynikające z informatycznego systemu kasowego. Pozwalałoby to bowiem wyeliminować skutki awarii kasy rejestrującej i prawidłowo sporządzić deklarację podatkową. W opinii Spółki, oparcie się wyłącznie na danych wynikających z raportów fiskalnych kasy rejestrującej, skutkowałoby zaniżeniem wartości sprzedaży oraz kwoty podatku należnego, wykazanej w deklaracji za dany okres rozliczeniowy. Uwzględnienie natomiast danych wynikających z informatycznego systemu kasowego prowadziłoby do ujęcia w deklaracji VAT-7 prawidłowej wartości sprzedaży oraz kwot podatku należnego, zgodnych z posiadanymi przez Spółkę dowodami, tj. kopiami paragonów fiskalnych wydanych nabywcom. W ocenie Naczelnika Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu, przedstawione przez Podatnika stanowisko w sprawie jest prawidłowe.Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Zgodnie natomiast z art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.Jak wynika z powyższych przepisów, ewidencje prowadzone przez podatników służyć mają prawidłowemu, czyli m. in. zgodnemu ze stanem faktycznym sporządzeniu deklaracji podatkowych. Oznacza to, iż w deklaracjach tych powinna zostać wykazana cała wartość sprzedaży, z tytułu dokonania której, obowiązek podatkowy powstał w okresie rozliczeniowym, za który deklaracja ta jest składana. Utrata danych zapisanych w pamięci operacyjnej kasy rejestrującej, nie skutkuje brakiem obowiązku podatkowego w odniesieniu do obrotu, który nie został zapisany w pamięci fiskalnej kasy. Co więcej, powstanie obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług, nie jest determinowane faktem, czy podatnik wywiązuje się z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Słusznym jest zatem stanowisko Podatnika, iż w przedstawionym przez niego stanie faktycznym, powinien uwzględnić w deklaracji VAT-7 za dany okres rozliczeniowy dane utracone na skutek awarii kasy rejestrującej.Obowiązki podatników, związane z prowadzeniem ewidencji przy użyciu kas rejestrujących określone zostały przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948 ze zm.). Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 1 i 8 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, są obowiązani do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy, a także do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.). Jak wynika ze złożonego wniosku, Podatnik wywiązuje się z ww. obowiązków, zatem każda sprzedaż - mimo utraty danych zapisanych w pamięci operacyjnej kasy - udokumentowana jest posiadaną przez Podatnika kopią paragonu fiskalnego.Sposób postępowania w przypadku awarii kasy rejestrującej, skutkującej zerowaniem danych zapisanych w pamięci operacyjnej, nie został przez ustawodawcę w żaden sposób uregulowany. Należy więc kierować się przede wszystkim tym, iż jak już wskazano, dane zawarte w deklaracji podatkowej powinny być zgodne ze stanem faktycznym. Mając zatem na uwadze obowiązujący w tym przypadku prymat prawdy obiektywnej, jeżeli mimo prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących z zachowaniem wszystkich przepisów dotyczących przedmiotowej materii, ewidencja ta nie jest zgodna ze stanem faktycznym - Podatnik ma obowiązek wykazania w deklaracji podatkowej także obrotu, który na skutek awarii kasy rejestrującej nie został zapisany w pamięci fiskalnej kasy. Źródło pochodzenia danych, na podstawie których Podatnik sporządza deklarację podatkową ma w tym przypadku jedynie wartość dowodową, priorytetem jest natomiast rzetelność tych danych, która oceniana może być w toku ewentualnego postępowania podatkowego, w którym, zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Należy mieć także na uwadze, iż w przypadku, gdy w celu ułatwienia sobie realizacji obowiązku składania deklaracji podatkowych, są one sporządzane przez Podatnika na podstawie "własnej" ewidencji, dane z niej wynikające powinny być zgodne ze stanem faktycznym, a poprzez to także z kopiami paragonów fiskalnych, emitowanych z każdej dokonanej przez Podatnika sprzedaży. Prowadzenie przez Podatnika ewidencji przy użyciu informatycznego systemu kasowego nie może stanowić ekwiwalentu prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących, z wyłączeniem przypadków, w których system kasowy uzyskał decyzję ministra właściwego do spraw finansów publicznych o spełnieniu wszystkich wymogów dotyczących warunków i kryteriów technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, o której mowa w § 7 ust. 1 wskazanego rozporządzenia. Na możliwość uzyskania takiej decyzji odnośnie systemów kasowych wskazuje ust. 3 powyższego artykułu, zgodnie z którym, do wniosku o wydanie przedmiotowej decyzji należy dołączyć działający wzorcowy egzemplarz kasy lub systemu kasowego oraz opisy działania wszystkich urządzeń do niej dołączonych, z wyjątkiem szuflady.Podsumowując, słusznym jest stanowisko Podatnika, iż w przypadku awarii kasy rejestrującej, skutkującej utratą danych zapisanych w pamięci operacyjnej kasy, powinien on ująć w deklaracji VAT-7 za dany okres rozliczeniowy dane zgodne ze stanem faktycznym, wynikające z informatycznego systemu kasowego oraz kopii paragonów fiskalnych, dokumentujących poszczególne transakcje. Źródło, z których dane te zostaną uzyskane, w przypadku ewentualnych ich rozbieżności, ma w tym przypadku jedynie wartość dowodową, która może być oceniana w toku ewentualnego postępowania podatkowego.Zgodnie z art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania postanowienia.