Ciepły posiłek w szkole – jak dokumentować oraz rozliczać koszty

W ramach obowiązku zapewnienia uczniom jednego ciepłego posiłku w ciągu dnia w czasie pobytu w szkole uczniowie mogą odpłatnie skorzystać z posiłku. Część opłaty uiszcza rodzic (tzw. wsad do kotła), natomiast pozostałe koszty związane z przygotowaniem posiłku pokrywa organ prowadzący szkołę. Szkoła ma podpisaną umowę z firmą zewnętrzną na dostarczenie posiłków – catering. Na koniec miesiąca za dostarczone posiłki szkoła zostaje obciążona fakturą VAT. Pracownik szkoły wydaje posiłki na naczyniach należących do szkoły oraz sprząta po ich wydaniu. Za część uczniów z naszej gminy opłatę uiszcza ośrodek pomocy społecznej (OPS) na podstawie noty księgowej wystawionej przez szkołę. Szkoła ma podpisane porozumienie z OPS, które określa między innymi kwotę za zakupiony posiłek od firmy zewnętrznej (wsad do kotła i przygotowanie posiłku). Do szkoły uczęszczają również uczniowie z gmin sąsiednich. Zwrócił się do nas miejsko-gminny ośrodek pomocy społecznej (MGOPS) z sąsiedniej gminy o możliwość opłacania posiłków za uczniów, którym została przyznana taka pomoc. Posiłki nie podlegają podatkowi VAT, gdyż nie stanowią rzeczywistych kosztów ich wytworzenia. Czy szkoła na podstawie umowy (porozumienia) z MGOPS z innej gminy obciąży go notą księgową za wydane posiłki dla tych uczniów, czy fakturą VAT? Czy opłata za te posiłki to tylko wsad do kotła, czy kwota całościowa, którą szkoła płaci firmie zewnętrznej za posiłek (wsad do kotła i przygotowanie posiłku)? Czy organ prowadzący szkołę rozlicza się z innymi gminami kosztami przygotowania posiłków za uczniów z tych gmin?