Informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z dnia 16.04.2004, sygn. PD II 415/26/383/04, Urząd Skarbowy Wrocław-Stare Miasto, sygn. PD II 415/26/383/04

W jaki sposób należy prawidłowo opodatkować zwrot kosztów przejazdu wypłaconych pracownikowi oraz policjantowi wykorzystującemu własny samochód do podróży służbowej?

Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas: a) podróży służbowej pracownika, b) podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 tej samej ustawy. Tymi odrębnymi przepisami są: - w stosunku do pracowników - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), - w stosunku do policjantów - rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31.10.2002 r. w sprawie wysokości, warunków i trybu przyznawania policjantom należności za podróże służbowe i przeniesienia (Dz. U. Nr 191, poz. 1598) Z opisu stanu faktycznego przedstawionego przez Płatnika wynika, że pracodawca wyraził zgodę na wykorzystanie własnego samochodu dla celów służbowych tj do podróży służbowych: - policjantowi - zgodnie z § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, - pracownikowi - zgodnie z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Przepisy wymienionych rozporządzeń dopuszczają możliwość użycia prywatnego samochodu przez policjanta i pracownika - dla odbycia podróży służbowej - na wniosek policjanta i pracownika, za zgodą pracodawcy. Zwrócone przez Płatnika koszty związane z ww. podróżą służbową korzystają więc, na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ze zwolnienia z podatku dochodowego - do wysokości określonych w przepisach wymienionych rozporządzeń. Zatem tut. organ podatkowy stwierdza, że Płatnik, w opisanej w zapytaniu sytuacji, właściwie zinterpretował przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W kwestii dotyczących Państwa wątpliwości związanych z uchyleniem, z dniem 01.01.2004 r., przez ustawodawcę zapisu art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tut. organ podatkowy wyjaśnia. Do końca 2003 r. w wyżej wymienianej ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, w art. 21 ust. 1 pkt 22 funkcjonował zapis, z którego wynikało, że wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy: a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, b) w jazdach lokalnych - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej stawek za 1 km przebiegu pojazdu, - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika według obowiązującego wzoru. Z dniem 01.01.2004 r. uchylony został zapis ww. art. 21 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.f., a tym samym oznacza to, że tego typu wypłaty nie korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych i stanowią przychód podlegający opodatkowaniu tym podatkiem. Skreślenie przez ustawodawcę z dniem 01.01.2004 r. zapisu art. 21 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.f. oznacza likwidację zwolnienia od podatku kwot otrzymanych przez pracowników z tytułu kosztów używania samochodu na potrzeby zakładu pracy, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f. - podróże służbowe (jazdy zamiejscowe). Z opisu przedstawionego w zapytaniu wynika, że płatnik wypłaca policjantowi i pracownikowi należności związane jedynie z podróżą służbową. Tak więc jeżeli przedmiotowa wypłata dotyczy podróży służbowych zamiejscowych to zastosowanie ma tu przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f. Wobec powyższego tut. organ stwierdza, że Płatnik postępuje prawidłowo nie pobierając zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłat będących przedmiotem zapytania, ponieważ kwoty te związane są z podróżą służbową - pod warunkiem, że są to jazdy zamiejscowe. Reasumując, w świetle powołanych wyżej przepisów, tut. organ podatkowy podkreśla, że: - zwrot kosztów używania samochodu prywatnego, dokonany na wniosek policjanta/pracownika, za zgodą pracodawcy, w związku z podróżą służbową (zamiejscową) - nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu - do wysokości określonych w stosownych przepisach,, - zwrot kosztów używania samochodu prywatnego, wykorzystywanego przez policjanta/pracownika, w jazdach lokalnych - stanowi przychód podlegający opodatkowaniu- uchylenie, od 01.01.2004 r., art. 21 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.f.