Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej

Sytuacja podatnika

Wnioskodawca jest dostawcą środków do produkcji roślinnej i zwierzęcej, nawozów oraz pasz dla rolników. Sprzedaż w większości przypadków dokumentowana jest wystawioną fakturą VAT lub w innych przypadkach samym paragonem.

Rocznie Spółka z tytułu sprzedaży towarów wystawia około 70 tysięcy faktur, które są drukowane w dwóch egzemplarzach - oryginał dla klienta a kopia dla firmy. Wystawione faktury są ujmowane na zasadzie automatycznego przeniesienia ich w elektronicznym systemie księgowym z modułu sprzedaży do modułu finansowo-księgowego. System ten przechowuje trwale na nośnikach elektronicznych (serwery, kopie bezpieczeństwa) kopie faktur co umożliwia w każdej chwili wydrukowanie takiego dokumentu. Przechowywanie wydrukowanych kopii faktur stanowi dla Spółki istotne obciążenie finansowe związane z sortowaniem i układaniem dokumentów, jak również znacznym zaangażowaniem pracowników działu księgowego, co wiąże się z koniecznością większej obsady kadrowej działu, a także problemami z magazynowaniem tak dużej ilości dokumentów.