Podatkowe aspekty podróży służbowych

Rozdział V

Zarówno diety, jak i pozostałe należności z tytułu podróży służbowych pracownika są wyłączone ze składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych - do wysokości określonej w rozporządzeniach w sprawie podróży służbowych. Zatem wypłata należności z tytułu podróży służbowej w wysokości wyższej niż określona przepisami rozporządzeń podlega opodatkowaniu i składkom na ubezpieczenia społeczne w części przekraczającej wyznaczone limity. Wyjątek może jedynie stanowić zwrot kosztów za nocleg ponad limit określony rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju. Nie będzie on podlegał opodatkowaniu, jeżeli pracodawca uzna szczególne okoliczności podróży i wyrazi zgodę na zwrot tych kosztów w wysokości stwierdzonej odpowiednim dokumentem.

1. Należności za czas podróży w przychodach pracownika

Należności z tytułu podróży służbowych zarówno krajowych, jak i zagranicznych stanowią dla pracowników przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Przychód ten jest jednak zwolniony z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.

UWAGA!

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT).

Zasady przyznawania należności z tytułu odbywania podróży służbowej pracownikom sfery budżetowej zostały uregulowane w rozporządzeniach w sprawie podróży służbowych. W stosunku zaś do pracowników zatrudnionych poza sferą budżetową zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowych mogą być określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. W takim jednak przypadku wysokość diety z tytułu podróży służbowej (krajowej i zagranicznej) nie może być niższa od diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określonej dla pracownika sfery budżetowej. Jeżeli układ zbiorowy pracy (regulamin wynagradzania lub umowa o pracę) nie zawiera takich postanowień, to pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów jednego z dwóch powołanych wyżej rozporządzeń.