Rozliczanie i ewidencja podróży służbowej

Rozdział IV

1. Termin rozliczenia podróży

Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika następuje w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. U pracodawcy spoza sfery budżetowej termin ten może zostać skrócony w przepisach wewnątrzzakładowych.

Dokonując rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki, a więc faktury, bilety, paragony itp. W przypadku rozliczania kosztów używania przez pracownika w podróży służbowej pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, podstawą ustalenia kwoty zwrotu jest ewidencja przebiegu tego pojazdu.

Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Do celów bilansowych oświadczenie pracownika może zostać uznane za dowód księgowy pod warunkiem, że spełnia warunki określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

● określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

● określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

● opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

● datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

● podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

● stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie:

● podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

● stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania