Rozliczenie wynagrodzeń na przełomie roku

Rozdział II

Koszty z tytułu wynagrodzeń pracowniczych na gruncie przepisów podatkowych, co do zasady, powinny być ujmowane memoriałowo, tj. w tym okresie rozliczeniowym, za który wynagrodzenia są należne. Ustawodawca uzależnia jednak zastosowanie memoriału od warunku terminowej wypłaty wynagrodzeń. Pracodawca może ująć wynagrodzenia w kosztach tego okresu (miesiąca, roku podatkowego), którego dotyczą, jeżeli wypłacił je lub postawił do dyspozycji pracowników w terminie przewidzianym przez przepisy prawa pracy. W przeciwnym razie, tj. gdy naruszy termin wypłaty wynagrodzeń, powinien zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów dopiero w momencie wypłaty lub postawienia ich do dyspozycji pracowników, czyli na zasadzie kasowej.

Wynagrodzenie za pracę jest płatne raz w miesiącu, z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (art. 85 § 2 Kodeksu pracy). Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie należy wypłacić w dniu poprzedzającym.

Pracodawca może jednak przyspieszyć termin przewidziany w Kodeksie pracy, tj. zobowiązać się do wypłacania wynagrodzenia wcześniej niż w terminie określonym w Kodeksie pracy. Miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia powinny zostać określone w regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania, zbiorowym układzie pracy, a w przypadku małych zakładów pracy, które nie są zobowiązane do tworzenia regulaminów - w dodatkowej informacji sporządzonej na piśmie w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Warunki te mogą być również określone bezpośrednio w umowie o pracę.

Jeżeli pracodawca zobowiąże się w ww. aktach do wypłaty wynagrodzenia w określonym terminie, wówczas niezachowanie tego terminu będzie oznaczało konieczność odejścia od zasady memoriału.

Przykład

Pracodawca zobowiązał się w regulaminie pracy do wypłaty miesięcznego wynagrodzenia z dołu, najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca. Wynagrodzenia należne za grudzień 2011 r., z powodu kłopotów finansowych pracodawcy, zostały wypłacone dopiero w styczniu 2012 r. Stanowi to naruszenie terminu wypłaty wynagrodzenia, do którego zobowiązał się pracodawca. Wobec tego wynagrodzenia mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów dopiero w styczniu 2012 r., w dacie ich wypłaty, mimo iż są należne za grudzień 2011 r.