Koszty przedsiębiorcy

Rozdział III

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy

Przedsiębiorcy (z wyjątkiem podatników pdof opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych albo kartą podatkową) mają prawo potrącać koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. W ich przypadku nie mamy do czynienia z kosztami w wysokości zryczałtowanej, tylko z kosztami rzeczywiście poniesionymi. Aby dany rodzaj wydatku można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, muszą być spełnione dwie przesłanki:

● celem poniesienia kosztu powinno być dążenie do uzyskania przychodu, zabezpieczenia lub zachowanie źródła przychodów,

● koszt nie może być wyłączony z kosztów uzyskania przychodów na podstawie listy negatywnej kosztów, tj. takich, które z woli ustawodawcy nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów, niezależnie od celu jego poniesienia (art. 23 updof, art. 16 updop).

Aby potrącić koszty, przedsiębiorca musi zgromadzić odpowiednie dowody ich poniesienia. Przy czym w przypadku kosztów, których wpływ na przychody z działalności gospodarczej jest trudny do wykazania, podatnik powinien mieć przygotowane, oprócz dowodów księgowych, również inne dowody świadczące o związku danego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Takim przypadkiem są usługi niematerialne, np. usługi doradztwa gospodarczego. Wówczas organy podatkowe, oprócz faktury kontrahenta za wykonaną usługę, żądają często od podatnika szczegółowych umów dotyczących świadczenia tych usług oraz raportów czy innych dokumentów świadczących o faktycznym wykonaniu tych usług.

Jak wspomniano powyżej, aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, musi być właściwie udokumentowany. Brak stosownych dokumentów zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do tych kosztów. Kwestia udokumentowania szczególnie dotyczy usług niematerialnych. Podatnik powinien zatem posiadać dowody wykonania takich usług, które potwierdzać będą faktyczne wykonanie usługi, a spółka będzie miała prawo do zaliczenia poniesionego z tego tytułu wydatku do kosztów uzyskania przychodów. (...) Ustalenie związku z przychodem często okazuje się dość trudne w przypadku wydatków dotyczących czynności o charakterze usług. Dlatego też słuszne wydaje się podkreślenie aspektu wykonania usługi. W przypadku działalności usługowej do uznania, iż usługa została wykonana, nie wystarczy samo zawarcie umowy i zapłata umówionej ceny. Warunkiem koniecznym jest bowiem wykonanie świadczenia. Wykonanie świadczenia staje się więc tutaj elementem pozwalającym stwierdzić zaistnienie omawianego związku. (Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 16 września 2009 r., nr ILPB3/423-474/09-4/DS)