Dowody księgowe - podatkowa księga przychodów i rozchodów

Część II.

Dowody księgowe, które stanowią podstawę ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, zostały szczegółowo opisane w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 ze zm.), zwanym dalej: rozporządzeniem w sprawie ksiąg.

1. Zasady ogólne

Podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz dowody, na podstawie których są w niej dokonywane zapisy, powinna być przechowywana przez podatnika do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (por. art. 86 O.p.).

Podstawą zapisów w księdze są jedynie prawidłowe i rzetelne dowody księgowe, które powinny być sporządzone w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, choć oczywiście dopuszcza się stosowanie ogólnie przyjętych skrótów.

W przypadkach gdy dany dokument posiada zapisy w walucie obcej, podatnik jest zobowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, a wynik przeliczenia zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej. Zasada przeliczania przychodów jest zawarta w art. 14 ust. 1a, zaś zasada przeliczania kosztów w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dowody księgowe są wystawiane na okoliczność udokumentowania faktu uzyskania przychodu bądź poniesienia kosztu.

„Dla uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu podatnik powinien faktycznie ponieść wydatek, wykazać jego związek z uzyskanym przychodem i przedstawić dowód jego poniesienia, odpowiadający wymaganiom ustalonym w (...) rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (przypis autora). Wadliwe wystawienie dowodu księgowego, dokumentującego transakcję nie oznacza, że wydatek nie został poniesiony. Może on być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeżeli służył ich osiągnięciu, a podatnik wykaże innymi dowodami, że zdarzenie gospodarcze uzasadniające ten wydatek istotnie miało miejsce (wyrok NSA z 30 listopada2001 r., sygn. akt III SA 2314/00, wyrok NSA z 1 lutego 2001 r., sygn. akt SA/Sz 1748/99).”