Jak poprawnie ewidencjonować VAT

Każdy podatnik VAT jest obowiązany prowadzić ewidencję zdarzeń gospodarczych w prowadzonej działalności gospodarczej. Ewidencja powinna umożliwiać m.in. rzetelne i bezbłędne sporządzenie deklaracji VAT. Obowiązek prowadzenia ewidencji istnieje również w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie musi rozliczać VAT z fiskusem. Przepisy ustawy o VAT nie precyzują określonej formy i sposobu prowadzenia ewidencji na potrzeby tego podatku (z wyjątkiem zasad ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego z zastosowaniem kas fiskalnych). Regulacje VAT nie określają również jednolitego, powszechnie obowiązującego wzoru tej ewidencji. Z przepisów tych wynikają natomiast warunki, jakim powinna odpowiadać ewidencja, oraz cel, któremu ma służyć.

Podatnik ma możliwość dokonania wyboru sposobu prowadzenia ewidencji. Wybór ten powinien mu później ułatwić terminowe i prawidłowe sporządzenie deklaracji VAT na podstawie danych zgromadzonych w ewidencji. Rodzaj i liczba prowadzonych ewidencji zależą od statusu podatnika, rodzaju prowadzonej działalności oraz zasięgu terytorialnego dokonywanych nabyć lub sprzedaży.

Jakie ewidencje u podatników VAT czynnych

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT podatnicy VAT czynni, czyli podatnicy rozliczający podatek od towarów i usług i składający deklaracje VAT (z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności podlegające zwolnieniu przedmiotowemu z VAT oraz podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego), mają obowiązek prowadzenia pełnej ewidencji sprzedaży i zakupu. Ewidencja ta powinna zawierać następujące informacje:

● kwoty podatku naliczonego związane wyłącznie ze sprzedażą uprawniającą do pełnego odliczenia VAT, kwoty podatku naliczonego związane wyłącznie z czynnościami nieuprawniającymi do odliczenia VAT oraz kwoty podatku naliczonego związane ze sprzedażą mieszaną uprawniającą do częściowego odliczenia VAT,