Jak rozliczyć dokonanie przez spółkę zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu członkowi jej zarządu

Jesteśmy sp. z o.o. Wypłaciliśmy członkowi zarządu, który nie jest pracownikiem, zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu osobowego w podróży służbowej. Koszty te zostały wyliczone według prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. Czy fakt, że nie zaliczyliśmy tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu oznacza, że powinien on być wolny od podatku? Czy w tym przypadku jest wymagane udokumentowanie wydatków związanych z eksploatacją pojazdu? Jakie skutki podatkowe rodzi fakt, że członek zarządu nie posiada faktur związanych z eksploatacją pojazdu? Na jakim formularzu i w jakim terminie należy wykazać wspomnianą kwotę?