Zakończenie umowy najmu - rozliczenie między stronami umowy

Forma umowy najmu zależy głównie od przedmiotu umowy. Jeśli jej przedmiotem jest najem nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok, to powinna być zawarta na piśmie, przy czym w razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony. W takim przypadku brak formy pisemnej nie powoduje nieważności umowy.

W pozostałych przypadkach, tj. dotyczących np. najmu rzeczy ruchomych, forma umowy może być w zasadzie dowolna. Jednak mimo że prawo cywilne nie wprowadza obowiązku zawarcia umowy najmu w formie pisemnej, zachowanie takiej formy w obrocie gospodarczym jest podyktowane względami zarówno dowodowymi, jak i podatkowymi.

Forma, w jakiej zawarta została umowa najmu, wpływa na formę, w jakiej może nastąpić jej rozwiązanie. Jeżeli bowiem umowa została zawarta w formie pisemnej, jej rozwiązanie, za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem. Jeśli natomiast umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie, za zgodą obu stron, wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.

Po zakończeniu umowy najmu najemca jest obowiązany do zwrotu rzeczy wynajmującemu. Rzecz powinna być zwrócona w stanie niepogorszonym. Jednak najemca nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania.

W praktyce częste są przypadki, że najemca w trakcie trwania umowy najmu dokonał ulepszeń rzeczy, co nie należało do jego obowiązków. W takich sytuacjach skutki prawne tych ulepszeń powinna określać umowa najmu, a wobec braku umownej regulacji wynajmującemu przysługuje prawo wyboru - może zatrzymać ulepszenie za zapłatą sumy odpowiadającej jego wartości z chwili zwrotu lub żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Co istotne, jeśli najemca dokonał ulepszeń najmowanej rzeczy, nie może dochodzić ich zwrotu na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu, lecz wyłącznie na podstawie przepisów regulujących stosunki najmu. Roszczenia z tego tytułu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy.

W dalszej części opracowania przedstawiamy wyjaśnienia dotyczące najczęściej pojawiających się problemów w przypadku rozwiązania umowy najmu.

1. Zwrot za nakłady poczynione w obcym środku trwałym

Spółka na podstawie umowy najmu użytkowała lokal w centrum handlowym z przeznaczeniem na salon meblowy. Przed otwarciem salonu dokonała w tym lokalu wydatków adaptacyjnych, które uznała za ulepszenie w obcym środku trwałym. Ze względu na wysoki czynsz płacony za wynajem firma zmieniła lokalizację na inną. Charakter nakładów adaptacyjnych dokonanych w lokalu nie pozwalał na ich zdemontowanie z chwilą zakończenia umowy najmu, wobec czego pozostawiono je w opuszczanym lokalu, pobierając z tego tytułu wynagrodzenia od wynajmującego. Rozliczenie zwrotu nakładów ulepszających użytkowany lokal nastąpiło 31 marca br. Czy po stronie najemcy powstanie obowiązek podatkowy z tego tytułu? Czy tę czynność należy udokumentować fakturą VAT?