W jaki sposób refakturować częściowe koszty spotkania integracyjnego na unijnego kontrahenta

Muszę wystawić refakturę dla kontrahenta z UE za udział w spotkaniu integracyjnym, które odbyło się na terenie Polski. Czy taka usługa podlega VAT? Czy refakturę mogę wystawić z opóźnieniem? Spotkanie odbyło się w czerwcu, ale dopiero teraz zapadła decyzja, że jego kosztami mam obciążyć kontrahentów. Imprezę organizowała firma zewnętrzna, która wystawiła nam fakturę. Przedmiotem refakturowania będzie 30% tych kosztów. Jesteśmy podatnikami VAT UE.