Jak obciążać spółkę matkę kosztami uczestnictwa w projekcie koncernowym

Nasza firma bierze udział we wspólnym projekcie koncernowym, w ramach którego nasi pracownicy wyjeżdżają za granicę do siedziby koncernu i uczestniczą w spotkaniach grup roboczych. W związku z wyjazdami ponosimy koszty przejazdu na lotnisko, parkingów, biletów lotniczych i kolejowych, koszty noclegów, wyżywienia pracowników. Dostaliśmy polecenie obciążenia wszystkimi wymienionymi kosztami naszej zagranicznej spółki matki. Nasze pytanie dotyczy sposobu obciążenia - czy ma to być faktura VAT, czy nota obciążeniowa? Jeśli nota, to czy mamy prawo do odliczenia VAT z faktur zakupowych, np. za parkingi, przeloty itp.? Jeśli będzie to faktura VAT, to czy występuje u nas eksport usług, a nasz odbiorca jest zobowiązany do rozliczenia importu usług?