Opłaty zaliczane do kosztów podatkowych

1. Opłaty jako koszty uzyskania przychodu

Każdą opłatę należy oceniać indywidualnie pod kątem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. Aby opłata mogła być uznana za koszt podatkowy, powinny być spełnione łącznie następujące warunki:

● poniesienie opłaty powinno pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem i opłata powinna być poniesiona w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

● opłata nie może znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (art. 15 ust. 1 updop i art. 22 ust. 1 updof),

● opłata powinna być właściwie udokumentowana (art. 24a updof i art. 9 updop).

Obowiązek wykazania związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności gospodarczej, zachowaniem albo zabezpieczeniem tego źródła przychodu każdorazowo spoczywa na podatniku. Jeżeli związek ten zostanie wykazany i dana opłata nie jest na liście wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych, nie ma przeszkód, by do kosztów podatkowych zaliczyć np. opłatę skarbową pobieraną przez fiskusa, wójta lub burmistrza miasta.

PRZYKŁAD

Jan Kowalski prowadzi działalność gospodarczą polegającą na handlu na targowiskach. By móc prowadzić tę działalność, ponosi opłaty targowe.

Opłaty targowe:

● wykazują związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i mają wpływ na wielkość osiągniętych przychodów - celem ich poniesienia jest uzyskiwanie przychodu z handlu,

● nie zostały wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe.

Tym samym poniesione przez pana Jana opłaty targowe mogą stanowić koszt podatkowy, pod warunkiem że właściwie je udokumentuje. Dowodami dokumentującymi poniesienie opłaty targowej będą w tym przypadku dowody poboru (pokwitowania) wystawiane przez inkasentów opłaty targowej. Koszty z tytułu tej opłaty targowej powinny zostać potrącone w dacie jej poniesienia, tj. wystawienia dowodu potwierdzającego jej pobranie (pokwitowania inkasenta) - zob. art. 22 ust. 4 w związku z art. 22 ust. 6b updof).

2. Opłaty niebędące kosztami podatkowymi

Przepisy ustaw o podatku dochodowym zawierają katalog wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe (art. 16 ust. 1 updop i art. 23 ust. 1 updof). W tabeli przedstawiamy, które z przepisów tego katalogu odnoszą się bezpośrednio lub pośrednio do opłat. Warto zwrócić uwagę, że pojęcie "opłata" w języku potocznym i prawnym często obejmuje różnego rodzaju wydatki związane z nakładanymi karami finansowymi. Dlatego w tabeli uwzględniono przepisy podatkowe wyłączające z kosztów podatkowych wydatki na pokrycie kar i grzywien.

Tabela. Opłaty wyłączone z kosztów podatkowych

Opłaty sankcyjne (pkt 1 i 10 tabeli). Opłaty sankcyjne podlegające wpłacie do budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego (np. gmin) nie stanowią dla podatników kosztów uzyskania przychodu. Przykładem takiej karnej opłaty wyłączonej z kosztów podatkowych może być wręczana przez straż miejską opłata za brak biletu parkingowego. Opłata ta ma bowiem sankcyjny charakter i stanowi dochód samorządu. Kolejny przykład kary określanej w przepisach jako opłata stanowi tzw. opłata legalizacyjna nakładana w przypadku legalizacji samowoli budowlanej. Do opłaty legalizacyjnej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące kar (art. 49 ust. 2 ustawy - Prawo budowlane). Opłata legalizacyjna stanowi zatem rodzaj kary orzeczonej w postępowaniu administracyjnym. Tym samym taka opłata nie może być kosztem podatkowym. To stanowisko potwierdzają także organy podatkowe (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 marca 2012 r., sygn. IPPB3/423-11/12-2/GJ).

Opłaty dodatkowe (pkt 2-7, 9 i 11 tabeli). Należy podkreślić, że dodatkowe opłaty wymienione w przepisach wskazanych w pkt 2-7, 9 i 11 tabeli mają charakter sankcyjny. Są one stosowane w przypadku, gdy podatnik nie realizuje swoich obowiązków (np. nie płaci opłaty produktowej). Tym samym są one właściwie karami pieniężnymi, które także nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Jednocześnie opłaty wpłacane, gdy podatnicy realizują swoje obowiązki, są dla nich kosztem podatkowym.

PRZYKŁAD

Pracodawca zobowiązany do odprowadzania określonych przepisami składek ZUS nie wpłacił tych składek. ZUS nałożył na niego obowiązek uiszczenia opłaty w wysokości 100% nieopłaconych składek (zob. art. 24 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Tej dodatkowej opłaty pracodawca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Odsetki od opłat (pkt 8 tabeli). Nie wszystkie odsetki od opłat są objęte tym wyłączeniem z kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo - opłata za użytkowanie wieczyste wynika ze stosunku cywilnoprawnego (art. 232-243 Kodeksu cywilnego). W odniesieniu do niej oraz odsetek naliczanych w związku z nieterminową jej wpłatą nie znajdują zastosowania przepisy Ordynacji podatkowej. Nie dotyczy jej więc wyłączenie określone w art. 16 ust. 1 pkt 21 updop. Tym samym odsetki od nieterminowo zapłaconej opłaty za użytkowanie wieczyste będą mogły zostać uznane za koszty podatkowe. Takie stanowisko potwierdzają także organy podatkowe (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 18 grudnia 2014 r., sygn. IBPBI/2/423-1135/14/MS).

Kary i opłaty sankcyjne to koszty, które mogą pojawić się w toku prowadzonej działalności gospodarczej, w związku z naruszeniem przez podatników zakazów, niewypełnianiem obowiązków nakładanych przez organy władzy na podstawie przepisów prawa.

Opłata ostrożnościowa (pkt 12 tabeli). W przypadku opłaty ostrożnościowej należy pamiętać, że taka opłata nie będzie kosztem podatkowym, także jeżeli zostanie przeniesiona na podmiot inny niż bank (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 24 lutego 2016 r., sygn. IPPB3/4510-1004/15-2/JBB).

3. Dokumentowanie opłat jako kosztów uzyskania przychodów

To, czy poniesienie kosztów uzyskania przychodów zostało przez podatników właściwie udokumentowane, należy ocenić na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości lub rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir).

Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów w pkpir. Koszty podatkowe mogą być ewidencjonowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dwóch grup dokumentów (§ 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie pkpir). Są to:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie pkpir, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeśli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Pierwsza grupa dokumentów nie obejmuje zazwyczaj opłat urzędowych. Urzędy, sądy itp. nie będą bowiem wystawiać faktur VAT i rachunków. Tym samym podatnicy rozliczający się na podstawie PKPiR będą dokumentowali poniesione opłaty, korzystając z innych dowodów. Najczęściej takim dowodem będzie wyciąg bankowy. Poszczególne opłaty należy ujmować pod datą dokonania przelewu czy płatności gotówką w kolumnie 13 pkpir jako "Pozostałe wydatki".

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca uiścił 29 lipca 2016 r. zaległe opłaty produktowe. Opłaty te dotyczyły 2014 r. Wyniosły one w sumie 2000 zł. Odsetki za zwłokę od tych opłat wyniosły zaś 100 zł. Przedsiębiorca ujął w pkpir całość zaległych opłat w dacie ich zapłaty - 29 lipca 2016 r. Do kosztów nie zaliczy natomiast kwoty odsetek za zwłokę zapłaconych od tych opłat.

Zapis w pkpir - lipiec 2016 r.

Dokumentowanie opłat w księgach rachunkowych. W przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów są księgowane, co do zasady, na podstawie dowodów księgowych otrzymywanych od kontrahentów (art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości). W drodze wyjątku, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Warunki, jakie muszą spełniać dowody księgowe, określają przepisy art. 21 uor. Z przepisów tych wynika, że dowody księgowe powinny zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. wpłaca do gminy miesięczną opłatę za wywóz odpadów. Wpłata tej należności uprawnia spółkę do uwzględnienia opłaty w kosztach podatkowych za dany miesiąc. Ujęcie opłaty w księgach rachunkowych spółki, uprawniające do rozpoznania kosztu podatkowego, jest możliwe na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) lub w przypadku ich braku - innego dowodu.

Opłata ta nie podlega opodatkowaniu VAT. Spółka nie otrzyma zatem od gminy faktury ani rachunku dokumentujących wywóz śmieci. Zaksięgowanie opłaty nastąpi zatem na podstawie innych dowodów poniesienia tego wydatku. W zależności od formy płatności za wywóz odpadów komunalnych dowody mogą być różne, np.:

● potwierdzenie przelewu ze wskazaniem nieruchomości, której dotyczy opłata,

● potwierdzenie wpłaty gotówkowej na poczcie lub w urzędzie, z którego wynika, kto i z jakiego tytułu był zobowiązany do uiszczenia opłaty za wywóz śmieci.

4. Moment zaliczenia opłat do kosztów podatkowych

Opłaty zaliczane do kosztów podatkowych (np. za użytkowanie wieczyste czy korzystanie ze środowiska) zazwyczaj stanowią wydatki, które nie zostały wprost ukierunkowane na osiągnięcie konkretnego przychodu w przyszłości, lecz wynikają ze statusu przedsiębiorcy (np. użytkownika wieczystego gruntu). Opłaty te mają charakter kosztów ogólnych, które przedsiębiorca jest zobowiązany ponosić niezależnie od tego, czy osiąga przychód, czy nie. Z tego względu nie jest możliwa kwalifikacja ponoszonych wydatków na opłaty jako bezpośrednich kosztów uzyskania przychodów. Stanowią one pośrednie koszty uzyskania przychodu, które podlegają potrąceniu w dacie ich poniesienia, zgodnie z art. 15 ust. 4d updop (art. 22 ust. 5c updof), tj. w dniu, w którym wydatki ujęto w księgach rachunkowych na podstawie odpowiedniego dokumentu. Takie stanowisko potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 26 stycznia 2016 r. (sygn. IPTPB3/4511-257/15-3/JZ):

(...) opłata za korzystanie ze środowiska (niemająca charakteru sankcyjnego) jest kosztem związanym z całokształtem prowadzonej działalności (z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa). Opłaty tej nie można bowiem odnieść do konkretnego przychodu, stąd też należy ją zakwalifikować do kosztów pośrednich.

(...) opłata za korzystanie ze środowiska - jako koszt pośredni - winna stanowić koszt uzyskania przychodów w okresie, w którym została poniesiona.

Warto zauważyć, że sądy administracyjne rozdzielają moment uznania wydatku za koszt podatkowy od momentu uznania go za taki koszt w ujęciu bilansowym (zob. wyrok NSA z 21 kwietnia 2015 r., sygn. akt II FSK 427/13). Tym samym sądy stwierdzają, że dniem poniesienia kosztu uzyskania przychodu jest dzień ujęcia wydatku w księgach rachunkowych na jakimkolwiek koncie, niekoniecznie kosztowym.

PRZYKŁAD

Spółka poniosła w 2016 r. opłatę za korzystanie ze środowiska za 2015 r. Opłaty tej nie można odnieść do konkretnego przychodu, a została zaksięgowana w 2016 r. Dlatego opłata ta stanowi koszt uzyskania przychodu 2016 r.

Także opłaty sądowe ponoszone w związku z procesem sądowym należą do pośrednio związanych z przychodami (dotyczą ogólnego funkcjonowania podmiotu gospodarczego). Wydatki te powinny być potrącalne i zaliczane do kosztów w dacie poniesienia. Takie stanowisko zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 23 grudnia 2013 r., sygn. ITPB3/423-473a/13/PS.

PRZYKŁAD

Spółka posiada nieprzeterminowaną należność od kontrahenta. Wobec braku odpowiedzi na kilkukrotnie przesłane wezwania do zapłaty firma skierowała sprawę na drogę postępowania sądowego. Spółka poniosła koszty opłat sądowych. Wydatek ten może zaliczyć do kosztów podatkowych w dacie poniesienia. W przypadku wygrania sprawy spółka zaliczy do przychodów faktycznie zwrócone, poniesione wcześniej koszty sądowe - w kwocie wynikającej z wyroku sądu i faktycznie wyegzekwowanej od dłużnika.

5. Moment dokonania korekty opłat

W praktyce częste są błędy w wyliczeniu wysokości opłat. Zdarza się też, że podatnicy nie uiszczają opłaty we właściwym czasie. W takim przypadku podatnik po stwierdzeniu, że opłata zaliczona została do kosztów podatkowych w nieprawidłowej wysokości, musi dokonać korekty kosztów podatkowych.

Przepisy ustaw o podatku dochodowym od 1 stycznia 2016 r. określają szczególne zasady dokonywania korekt wysokości kosztów uzyskania przychodów. I tak, jeżeli:

korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty - art. 15 ust. 4i updop i art. 14 ust. 1m updof.

Przywołany przepis oznacza, że podatnicy, którzy otrzymali po 31 grudnia 2015 r. dokument korygujący wysokość opłaty, mogą tej korekty dokonać na bieżąco. Przedstawiona regulacja dotyczy kosztu podatkowego poniesionego i potrąconego zarówno przed 1 stycznia 2016 r., jak i po tej dacie. Jednak dla dokonania korekty zgodnie z nowymi przepisami wymagane jest, aby podatnik w 2016 r. otrzymał dokument stanowiący podstawę do korekty tego kosztu, np. decyzję urzędu zmieniającą wysokość opłaty. Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 5 maja 2016 r., sygn. IPPB6/4510-175/16-2/AK.

6. Opłaty a wartość początkowa środka trwałego

Nie zawsze opłaty będą mogły być rozliczane w kosztach na bieżąco. W niektórych przypadkach powiększą bowiem wartość początkową środka trwałego, w związku z którym są ponoszone. Przypomnijmy, że za wartość początkową środków trwałych należy przyjąć:

● koszt wytworzenia - w razie ich wytworzenia we własnym zakresie, lub

● cenę nabycia - w razie ich nabycia (art. 16g ust. 1 updop i art. 22g ust. 1 updof).

Cena nabycia to kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania. Ustawodawca wprost wskazuje, że cenę nabycia powiększają w szczególności m.in. opłaty notarialne, skarbowe i inne (art. 22g ust. 3 updof i art. 16g ust. 3 updop).

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca poniósł opłaty rejestracyjne za przerejestrowanie na siebie nabytego samochodu ciężarowego. Opłaty zostały poniesione przed wprowadzeniem samochodu do ewidencji środków trwałych. W tym przypadku opłata rejestracyjna powiększy wartość początkową pojazdu i zostanie rozliczona w postaci odpisów amortyzacyjnych.

Z kolei koszt wytworzenia to wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia środków trwałych: rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Do kosztu wytworzenia nie zalicza się m.in. kosztów ogólnych zarządu, kosztów sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych (art. 22g ust. 4 updof i art. 16g ust. 4 updop). Podana definicja nie wymienia opłat jako elementu kosztu wytworzenia. Powstaje więc pytanie, czy opłaty mogą zostać zaliczone do kosztów wytworzenia?

Organy podatkowe zajmują stanowisko, że opłaty stanowią koszt wytworzenia, jeżeli są związane z samym procesem wytworzenia nowego obiektu, np. opłaty skarbowe na wypisy z planu zagospodarowania przestrzennego, poniesione w okresie planowania i realizacji inwestycji, przed oddaniem jej do użytkowania. Jeżeli nie są związane z procesem wytworzenia nowego obiektu, nie zwiększają jego wartości początkowej. Przykładowo, wydatki z tytułu "odrolnienia gruntu", bez względu na to, czy ich poniesienie miało miejsce przed czy po dniu oddania środka trwałego do używania, nie stanowią elementu wartości początkowej środka trwałego. Wynika to z tego, że wydatki te należy wiązać z samym posiadaniem gruntu. Stanowią one koszty podatkowe jako koszty pośrednie, w momencie ich poniesienia. Jak stwierdzono w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 31 grudnia 2015 r., sygn. IBPB-1-1/4511-617/15/WRz:

(...) koszty odrolnienia gruntu poniesione przez Spółkę po dniu oddania środka trwałego (obiektu magazynowego) do używania Wnioskodawca może rozpoznać jako pośrednie koszty uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia, tj. w dniu, na który zostały one ujęte w księgach rachunkowych Spółki, jako koszty rachunkowe proporcjonalnie do posiadanego przez Wnioskodawcę udziału w Spółce, a nie, jak twierdzi Wnioskodawca, w dniu ich faktycznej zapłaty.

Podobnie uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 3 czerwca 2016 r., sygn. IBPB-1-3/4510-405/16/TS. Także wydatki z tytułu opłat za wieczyste użytkowanie gruntu przeznaczonego pod realizację inwestycji stanowią koszt pośredni i tym samym nie zwiększą wartości początkowej budowanego na nim obiektu.

Wartości początkowej nie powiększą także, niezależnie od momentu ich poniesienia, opłaty wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo, poniesiona opłata legalizacyjna jako kara niebędąca kosztem podatkowym nie może powiększać wartości początkowej zalegalizowanego budynku (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 6 maja 2010 r., sygn. IBPBI/1/415-209/10/ZK).

7. Wybrane problemy związane z zaliczaniem opłat do kosztów podatkowych

7.1. Czy są kosztem opłaty związane z wejściem na giełdę

PROBLEM

Spółka wchodzi na giełdę. Czy ponoszone wydatki na opłaty notarialne, opłaty dla Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych i inne mogą być kosztem podatkowym?