Jak prawidłowo sporządzić PIT-11 - odpowiedzi na pytania

Obowiązek sporządzenia informacji PIT-11 mają płatnicy, którzy nie dokonują podatnikowi rocznego obliczenia podatku na druku PIT-40. W informacji PIT-11 płatnik powinien rozliczyć m.in.:

● przychody ze stosunku pracy oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy,

● przychody z działalności wykonywanej osobiście,

● przychody z praw autorskich i innych praw majątkowych, o których mowa w art. 18 updof,

● inne przychody, od których płatnik jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek.

W informacji PIT-11 nie należy wykazywać przychodów z tzw. innych źródeł, od których wypłacający nie ma obowiązku pobrania zaliczki. W takim przypadku wystawia on podatnikowi informację PIT-8C. W informacji PIT-11 płatnik nie wykazuje również przychodów (dochodów) objętych podatkiem ryczałtowym, które są rozliczane w deklaracji PIT-8AR. Przykładem są tzw. małe zlecenia objęte 18% podatkiem ryczałtowym na podstawie art. 30 ust. 1 pkt 5a updof.

Informację PIT-11 za 2015 r. płatnicy mają obowiązek przesłać do urzędu skarbowego elektronicznie do 29 lutego 2016 r. Płatnicy, którzy PIT-11 za 2015 r. sporządzają dla nie więcej niż pięciu osób fizycznych, mogą przesłać PIT-11 do urzędu skarbowego w formie papierowej. W takim przypadku termin na przesłanie PIT-11 jest krótszy. Trzeba to zrobić do 1 lutego 2016 r. (31 stycznia 2016 r. przypada w niedzielę). Niezależnie od formy przesłania PIT-11 do urzędu skarbowego, podatnikowi należy przesłać PIT-11 do 29 lutego 2016 r. Informację PIT-11 za 2015 r. należy sporządzać na wersji 23 tego formularza.

Przedstawiamy rozwiązania problemów związanych ze sporządzaniem PIT-11.

1. Co podajemy w danych podatnika: NIP czy PESEL?

Dla większości podatników właściwe jest podanie PESEL. NIP stosujemy w przypadku osób:

● nieobjętych systemem PESEL, np. cudzoziemców,

● prowadzących działalność gospodarczą,

● zarejestrowanych jako podatnicy VAT,

● będących płatnikami podatków lub składek ZUS.

Jeżeli więc pracownik prowadzi również działalność gospodarczą, to w wystawionej informacji PIT-11 należy podać jego NIP. W razie wątpliwości co do rodzaju stosowanego identyfikatora płatnik powinien zwrócić się do podatnika o potwierdzenie właściwego identyfikatora w formie oświadczenia woli podatnika.

2. Jaki adres wpisujemy w PIT-11, gdy pracownik nie poinformował pracodawcy o zmianie miejsca zamieszkania?

W informacji należy podać adres widniejący w dokumentach kadrowych. Pracodawca, który wystawił prawidłowo informację PIT-11 i przesłał ją listem poleconym na adres zamieszkania znany z dokumentów kadrowych, nie ponosi żadnej odpowiedzialności, gdy PIT-11 nie zostanie odebrany i wróci do siedziby firmy.

3. Do którego urzędu skarbowego przesyłamy PIT-11?

Informację PIT-11 należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika. Jeżeli podatnik zmieniał w ciągu roku miejsce zamieszkania, właściwy jest urząd według miejsca zamieszkania podatnika na dzień 31 grudnia roku, za który sporządzana jest informacja PIT-11 (dotyczy to informacji sporządzanych po zakończeniu roku). W przypadku gdy podatnik nie poinformuje płatnika o zmianie miejsca zamieszkania, płatnik powinien przesłać informację do urzędu skarbowego właściwego ze względu na znane mu miejsce zamieszkania podatnika i nie ma obowiązku dokonywania żadnych korekt informacji. Dla podatników objętych ograniczonym obowiązkiem podatkowym właściwy będzie urząd do opodatkowania osób zagranicznych.

4. W jaki sposób przekazujemy informację PIT-11 podatnikowi?

Doręczenie informacji PIT-11 podatnikowi może nastąpić nie tylko przez osobiste albo listowne jej doręczenie. Może ono nastąpić również za pomocą środków komunikacji elektronicznej, np. e-mailem, pod warunkiem że zostanie zachowany wzór informacji PIT-11 i będzie on zawierał wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa, w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny (zachowany przy przesłaniu skanu deklaracji).

5. Czy biuro rachunkowe może przesłać PIT-11 do urzędu skarbowego w formie papierowej?

Biuro rachunkowe działające w imieniu klienta nie może przesłać informacji PIT-11 w formie papierowej. Może ją przesłać wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu musi posiadać certyfikowany, bezpieczny podpis elektroniczny. W celu złożenia elektronicznej deklaracji konieczne jest złożenie jednorazowo do urzędu skarbowego właściwego dla płatnika formularza UPL-1 w formie papierowej (pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej przy użyciu podpisu elektronicznego). Od 1 stycznia 2016 r. pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej w formie elektronicznej może być złożone w formie dokumentu elektronicznego (art. 80a § 2a i § 2b Ordynacji podatkowej).

6. Czy w PIT-11 wykazujemy świadczenie rzeczowe dla pracownika, od którego nie pobrano zaliczki na podatek?

Tak, w PIT-11 za 2015 r. należy rozliczyć taki przychód. Pracodawca nie ma obowiązku zapłaty zaliczki na podatek dochodowy od przekazanego pracownikowi świadczenia w naturze, jeżeli w danym miesiącu brak jest wypłat pieniężnych dla tego pracownika. Taka sytuacja może wystąpić m.in. w przypadku, gdy pracownik przebywa na długim zwolnieniu, a obowiązek wypłaty zasiłku przejął ZUS. Płatnik nie ma obowiązku zapłacić zaliczki od wynagrodzeń pracownika z własnych środków, a następnie dochodzić jej zwrotu od pracownika. Przepisy updof nie obligują także pracownika do wpłacenia stosownej zaliczki na podatek swojemu zakładowi pracy. Brak możliwości poboru zaliczki na podatek nie oznacza jednak, że płatnik nie ma obowiązku wystawić pracownikowi informacji PIT-11 z rozliczonym przychodem rzeczowym. Pracownik jest zobowiązany do opodatkowania tego przychodu w swoim zeznaniu rocznym. Dlatego konieczne jest wystawienie mu informacji PIT-11. Stanowisko to potwierdził również Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 20 lipca 2012 r., sygn. DD3/033/67/IMD/12/PK-1270. Czytamy w niej, że:

Przychód uzyskany z tytułu opłacenia przez Wnioskodawcę w danym roku przedmiotowej składki płatnik będzie zobowiązany wykazać w rocznej informacji PIT-11, a podatnik będzie zobowiązany uwzględnić go w rocznym zeznaniu podatkowym składanym do urzędu skarbowego i od sumy uzyskanych w danym roku podatkowym dochodów zapłacić należny podatek.

7. Czy w PIT-11 wykazujemy dochody zwolnione od podatku dochodowego?

W informacji PIT-11 zasadniczo nie wykazuje się dochodów zwolnionych od podatku na podstawie updof oraz od których zaniechano poboru podatku na podstawie Ordynacji podatkowej. Należy natomiast uwzględnić w niej dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych. Chodzi o dochody zwolnione, uzyskane z takich źródeł, jak: umowa o pracę, stosunek służbowy, praca nakładcza czy zagraniczne emerytury lub renty. Na zasadzie wyjątku w części F "Informacja o przychodach zwolnionych od podatku oraz o załączniku" podaje się też informacje o przychodach (dochodach) zwolnionych od podatku:

● na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 74 updof, tj. m.in. o zagranicznych rentach inwalidzkich z tytułu inwalidztwa wojennego (poz. 74),

● na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 46 updof, tj. o przychodach pochodzących z bezzwrotnej pomocy zagranicznej (poz. 75).

8. Czy płatnik koryguje PIT-11, jeżeli pracownik ma prawo do wyższych kosztów niż zastosowane przez płatnika przy poborze zaliczek na podatek?

Płatnik nie koryguje informacji PIT-11, gdy podatnik ma prawo do wyższych kosztów niż faktycznie zastosowane przez płatnika. W PIT-11 płatnik wykazuje bowiem koszty faktycznie zastosowane przy obliczaniu zaliczek. Przysługujące koszty (wyższe niż zastosowane przez płatnika) podatnik rozliczy samodzielnie w zeznaniu rocznym. Potwierdzają to organy podatkowe. Przykładowo - w interpretacji indywidualnej z 4 sierpnia 2014 r., sygn. ITPB2/415-496a/14/MU, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy stwierdził, że:

(...) Mając na względzie przytoczone powyżej przepisy oraz przedstawiony stan faktyczny stwierdzić należy, iż w przypadku osiągania przez Wnioskodawcę przychodów z dwóch odrębnych stosunków pracy nawiązanych z tym samym pracodawcą, w sytuacji gdy pracodawca nie stosuje wobec Wnioskodawcy kosztów uzyskania przychodu od każdego stosunku pracy, w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to Wnioskodawca ma prawo w składanym za rok podatkowy zeznaniu uwzględnić koszty we właściwej wysokości, zgodnie z wytycznymi zawartymi w art. 22 ust. 2 pkt 2 ustawy.

Również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 31 października 2008 r., sygn. IPPB2/415-1147/08-2/MK, stwierdził, że:

W przedstawionym zdarzeniu przyszłym, w ciągu roku podatkowego, pracodawca przy wypłatach honorariów autorskich sukcesywnie nie będzie uwzględniał kosztów uzyskania przychodów w wysokości 50 proc. przychodów, co znajdzie odzwierciedlenie w sporządzanej po zakończeniu roku informacji podatkowej PIT-11. Niemniej nie ma przeszkód prawnych, aby wnioskodawca uwzględnił w zeznaniu rocznym przysługujące mu koszty uzyskania przychodu, w sytuacji gdy płatnik dokonał poboru zaliczki na podatek dochodowy z pominięciem uwzględnienia normy 50 proc. kosztów uzyskania przychodów i koszty te nie zostały wykazane w informacji podatkowej PIT-11 o wysokości dochodu. Informacja o wysokości dochodu służy określeniu wysokości pobranych zaliczek na podatek i nie może przesądzać o przysługujących podatnikowi, bądź nie, kosztach uzyskania przychodu. Podatek pobrany przez płatnika ma charakter zaliczek na podatek, zaś właściwe rozliczenie z dochodu uzyskanego w danym roku podatkowym polega na złożeniu zeznania rocznego.

9. Czy wystawiamy PIT-11 dla spadkobierców pracownika?

Jeżeli po zmarłym pracowniku nie ma osób uprawnionych do renty rodzinnej, płatnik powinien wystawić tylko informację PIT-11 na osobę zmarłą z rozliczeniem wynagrodzeń wypłaconych za jej życia. W takim przypadku egzemplarz przeznaczony dla podatnika (tj. zmarłego pracownika) należy pozostawić w aktach osoby zmarłej. Drugi egzemplarz z informacją o zgonie pracownika należy przesłać do właściwego urzędu skarbowego.

W przypadku istnienia osób uprawnionych do renty rodzinnej po zmarłym pracowniku płatnik wystawia dwie informacje PIT-11:

● pierwszą na osobę zmarłego pracownika z rozliczeniem wynagrodzeń wypłaconych za jego życia,

● drugą na osobę uprawnioną do renty rodzinnej, która przejmuje prawo do niewypłaconych zmarłemu pracownikowi świadczeń (np. wynagrodzeń za pracę). Wypłacone takiej osobie świadczenia są wykazywane w PIT-11 jako prawa majątkowe, o których mowa w art. 18 updof.

Taki sposób rozliczenia potwierdzają organy podatkowe. Jak podkreślał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 18 listopada 2008 r., sygn. ITPB2/415-830/08/ENB:

Skoro zatem pracownikowi przysługiwało prawo do wynagrodzenia ze stosunku pracy i po jego śmierci - w myśl art. 63¹ § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2008 r. poz. 21, ust. 94) - prawo to przeszło na osoby uprawnione do renty rodzinnej po zmarłym, to jego realizacja, tj. wypłata świadczenia, stanowi realizację prawa majątkowego,
a w konsekwencji u osób uprawnionych powstaje przychód z praw majątkowych. (...) Wnioskodawca będzie zobowiązany wystawić osobom uprawnionym do otrzymania świadczeń PIT-11 i wykazać w nim wypłacone świadczenie jako przychód z praw majątkowych.

Prawa majątkowe ze stosunku pracy przysługujące osobom uprawnionym do renty rodzinnej po śmierci pracownika nie wchodzą do spadku (art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy).

10. Jak rozliczyć zwrot nienależnie wypłaconego wynagrodzenia?

Pod koniec listopada 2015 r. były pracownik zwrócił premię, która została mu nienależnie wypłacona w 2014 r. Premia była wykazana w informacji PIT-11 za 2014 r. Pracownik nie pracuje u nas od 1 stycznia 2015 r. Czy w takim przypadku mamy obowiązek korygowania wystawionej mu za 2014 r. informacji PIT-11?