Okulary dla pracownika - rozliczenia podatkowe i rachunkowe

Pracodawca ma obowiązek zapewnienia okularów korekcyjnych pracownikom użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Prawo do refundacji kosztów zakupu okularów przysługuje także pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy. Jednak warunkiem tego jest praca przy monitorze ekranowym minimum przez 4 godziny dziennie.

UWAGA!

Praca przy monitorze ekranowym to także praca przy komputerze przenośnym, tzw. laptopie (stanowisko GIP z 21 grudnia 2012 r. w sprawie finansowania przez pracodawcę zakupu okularów dla pracujących na laptopach).

Orzeczenie lekarskie o konieczności używania okularów korekcyjnych przez pracownika

Pracodawca zapewnia okulary korygujące wzrok na podstawie orzeczenia lekarskiego o konieczności ich używania przez pracownika. Jest ono wystawiane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, w wyniku badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych (dalej: badania profilaktyczne), na które pracownika kieruje pracodawca.

Potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorze ekranowym określa lekarz okulista w ramach badań profilaktycznych. Następnie w orzeczeniu lekarskim kończącym badania profilaktyczne lekarz przeprowadzający te badania stwierdza m.in. konieczność stosowania okularów korygujących wzrok. Lekarz przeprowadzający badania pracownika w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej powinien posiadać specjalizację w dziedzinie medycyny pracy (lub medycyny przemysłowej, morskiej i tropikalnej, kolejowej, transportu, lotniczej lub higieny pracy). Ani lekarz rodzinny, ani inny z zakresu medycyny ogólnej, bez specjalizacji, nie może orzekać i przeprowadzać badań profilaktycznych. Zatem zaświadczenie od takiego lekarza w sprawie okularów nie jest podstawą do zapewnienia ich pracownikowi i wypłaty refundacji.

Przekazanie pracownikowi okularów albo zwrot wydatków poniesionych przez niego na ten cel

Przepisy nie określają, w jaki sposób pracodawca powinien zrealizować obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok. Przepisy nie wskazują także wysokości dofinansowania do okularów zakupionych przez pracownika we własnym zakresie. Oznacza to, że do decyzji pracodawcy pozostawiono uregulowanie tych spraw w aktach/dokumentach wewnętrznych, np. w regulaminie wynagradzania, w oddzielnym zarządzeniu czy uchwale organu zarządzającego bądź w drodze konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami.

Pracodawca określa sposób zaopatrzenia pracownika w okulary. Może to zrobić poprzez:

● wydanie pracownikowi zaleconych okularów korygujących wzrok,

● pozostawienie w gestii pracownika zakupu zaleconych okularów i dokonanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków.

Pracodawca może ustalić, że zwrot wydatków na zakup okularów nie będzie limitowany. Wówczas pracownikowi będzie przysługiwał zwrot całości wydatków na zakup okularów wynikających z faktury zakupu. Pracodawca może też wyznaczyć maksymalną kwotę zwrotu. Ustalając limit refundacji, warto więc zorientować się w rynkowych cenach szkieł, oprawek i usług w zakładach optycznych na terenie działania firmy. Kwota dofinansowania powinna bowiem pokrywać koszt okularów (przynajmniej średniej jakości), spełniających podstawowe standardy, oraz robociznę.

PRZYKŁAD

W regulaminie wynagradzania określono wysokość dopłaty do zakupu okularów korekcyjnych dla pracowników użytkujących podczas pracy monitor ekranowy w kwocie do 400 zł. W trakcie badań profilaktycznych u pracownika stwierdzono wadę wzroku i konieczność używania okularów korekcyjnych. Pracownik kupił okulary za 522 zł. Ponieważ koszt zakupu okularów przekroczył maksymalną kwotę zwrotu ustaloną w regulaminie wynagradzania, pracodawca zwrócił pracownikowi tylko 400 zł. Jeżeli pracownik wydałby na okulary np. 280 zł, pracodawca zwróciłby mu tylko zapłaconą kwotę, czyli 280 zł, a nie 400 zł.

Pracodawca dokonuje zwrotu wydatków na zakup okularów po przedłożeniu przez pracownika oświadczenia lekarskiego o konieczności stosowania okularów korygujących wzrok i dokumentu zakupu, np. faktury. Dowód zakupu może być wystawiony na pracodawcę lub na nazwisko pracownika.

Częstotliwość dofinansowania okularów zależy od indywidualnych potrzeb pracownika. Co prawda, to lekarz medycyny pracy określa termin kolejnego badania lekarskiego, jednak jeśli pracownik zgłasza wcześniej pogorszenie stanu wzroku, to pracodawca powinien skierować go na badanie szybciej, mimo ważności ostatniego orzeczenia lekarskiego.

PRZYKŁAD

Termin kolejnych badań okresowych pracownika przypada za pół roku. Jednak zgłosił on pracodawcy, że ostatnio trudniej mu odczytywać dane z komputera, litery się rozlewają, a obraz jest mniej wyraźny. Pracodawca powinien skierować pracownika na badanie, bez względu na aktualność dotychczasowego orzeczenia lekarskiego.

Zarówno przekazane pracownikowi świadczenie rzeczowe w postaci okularów, jak i świadczenie pieniężne stanowiące zwrot kosztów ich zakupu przez pracownika są zwolnione z podatku dochodowego oraz składek ZUS. Pracodawca może również zaliczyć do kosztów wydatki poniesione na zakup okularów korekcyjnych dla pracownika albo na zwrot poniesionych przez pracownika wydatków na ich samodzielny zakup. Pracodawca nie ma prawa do odliczania VAT z faktury za okulary, niezależnie od tego, czy została wystawiona na pracownika czy na pracodawcę. Nie ma również obowiązku opodatkowania VAT czynności przekazania pracownikowi okularów.

Przedstawiamy odpowiedzi na pytania zgłoszone w sprawie rozliczania zakupu okularów dla pracowników.

1. Czy w związku z zakupem okularów przez pracodawcę dla pracownika powstaje po jego stronie opodatkowany przychód

PROBLEM

Firma kupiła dla pracownika okulary za kwotę 350 zł (faktura została wystawiona na firmę). Okulary te są niezbędne pracownikowi do pracy. Czy w tej sytuacji u pracownika powstał opodatkowany przychód? Jeżeli tak, to w jakiej wysokości?