Jak rozliczyć VAT od usług rachunkowo-księgowych

1. Czy usługi świadczone przez biuro usług rachunkowych są usługami, które należy dokumentować na zasadach ogólnych czy szczególnych? Czy prawidłowe jest wystawienie faktury za lipiec w ostatnim dniu lipca z terminem zapłaty do 10 sierpnia?

2. Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT - w lipcu czy sierpniu?

3. Kiedy usługobiorca może odliczyć VAT z faktury za usługi rachunkowo-księgowe?

1. Usługi świadczone przez biuro rachunkowe należy udokumentować fakturą na zasadach ogólnych. Fakturę powinni więc Państwo wystawić nie później niż 7. dnia od dnia wykonania usługi. Postępują Państwo prawidłowo, wystawiając fakturę na koniec miesiąca (potwierdzającą wykonanie usług rachunkowo-księgowych w danym miesiącu).

2. Obowiązek podatkowy z tytułu wykonania usług biura rachunkowego powstaje w dacie wystawienia faktury VAT, nie później jednak niż 7. dnia od wykonania usługi (zakończenia okresu rozliczeniowego). Jeżeli wystawili Państwo fakturę w ostatnim dniu lipca, to obowiązek podatkowy powstał w lipcu. Termin zapłaty za fakturę nie wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego w VAT.

3. Odbiorca faktury może odliczyć VAT naliczony z faktury, o której mowa w pytaniu, w okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale), w którym otrzymał fakturę. Jeżeli fakturę otrzymał w lipcu, to odliczenia może dokonać już w lipcu.

Pierwsze pytanie Czytelnika odnosi się do zasad dokumentowania usług rachunkowo-księgowych. Kolejne dotyczą tego, w którym momencie należy wykazać i odprowadzić należny od tych usług podatek oraz kiedy odbiorca usług może odliczyć VAT z faktury wystawionej przez wykonawcę usług rachunkowo-księgowych.

Kiedy wystawić fakturę VAT za usługi rachunkowo-księgowe

Usługi świadczone przez biuro rachunkowe należy udokumentować fakturą na zasadach ogólnych. Fakturę powinni więc Państwo wystawić nie później niż 7. dnia od dnia wykonania usługi. Przepisy nie wskazują w tym przypadku, czy podatnik może wystawić fakturę wcześniej. Przyjmuje się jednak, że faktura jako dokument potwierdzający wykonanie usługi powinna być wystawiona po jej wykonaniu. Postępują Państwo prawidłowo, wystawiając fakturę na koniec miesiąca (potwierdzającą wykonanie usług rachunkowo-księgowych w danym miesiącu). Usługa została bowiem wykonana, a faktura została wystawiona w terminie (po wykonaniu usługi i przed upływem 7 dni, licząc od dnia wykonania usługi) - por. § 9 rozporządzenia w sprawie faktur.

Kiedy należy odprowadzić należny VAT od usług rachunkowo-księgowych

O tym, kiedy należy odprowadzić VAT, decydują przepisy określające moment powstania obowiązku podatkowego. W przypadku usług rachunkowo-księgowych obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych, czyli w dacie wystawienia faktury VAT, nie później jednak niż 7. dnia od dnia wykonania usługi (w tym przypadku momentem wykonania usługi będzie zakończenie przyjętego okresu rozliczeniowego).

W konsekwencji w opisanym w pytaniu przypadku, gdy faktura jest wystawiona w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego (np. lipcu), z terminem płatności 10 dni (tj. do 10 sierpnia), obowiązek podatkowy powstanie w lipcu 2012 r. (tj. w dacie wystawienia faktury VAT). Podatek należny z takiej faktury należy rozliczyć w lipcowej deklaracji VAT (składanej do 25 sierpnia).

Jak można przypuszczać, Państwa wątpliwości są związane z treścią art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT, który określa szczególny moment powstania obowiązku podatkowego, m.in. dla usług stałej obsługi prawnej i biurowej. Dla tego rodzaju usług obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze VAT. Państwa usługi można co prawda zaliczyć do usług "stałej" obsługi. Nie można jednak ich uznać za usługi obsługi prawnej i biurowej. W klasyfikacji działalności (PKD) usługi stałej obsługi prawnej i biurowej (PKD 82.11.Z) są zaliczone do innego rodzaju działalności niż usługi rachunkowo-księgowe (PKD 69.20.Z). Dlatego przepis art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT określający szczególny moment powstania obowiązku podatkowego nie będzie miał zastosowania do wykonywanych przez Państwa usług rachunkowo-księgowych.

Prezentowane stanowisko znajduje również uzasadnienie w praktyce fiskalnej organów podatkowych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 31 maja 2011 r., sygn. IPPP1-443-374/11-2/BS, Dyrektor IS stwierdził:

Z analizy powołanego powyżej art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy wynika, iż ustawodawca dla usług rachunkowo-księgowych nie przewidział szczególnego momentu powstania obowiązku podatkowego. Zatem obowiązek podatkowy dla świadczonych przez Wnioskodawcę usług, o których mowa we wniosku, powstaje na zasadach ogólnych, tj. w tym przypadku zgodnie z art. 19 ust. 4 ustawy, czyli w dniu wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wykonania usługi.

Kiedy można odliczyć VAT z faktury za usługi rachunkowo-księgowe

W przypadku opisanym w pytaniu prawo do odliczenia VAT powstanie na zasadach ogólnych (tj. w dacie otrzymania faktury VAT) - art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT. Oznacza to, że Państwa kontrahent odliczy VAT z faktury za usługi rachunkowo-księgowe najwcześniej w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał fakturę. Jeżeli otrzymał fakturę w lipcu, to odliczenia dokona w deklaracji za lipiec (lub w przypadku kontrahentów rozliczających się kwartalnie - w deklaracji za III kwartał).

Jeżeli podatnik nie dokona odliczenia w powyższym terminie, może to zrobić w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Jeżeli podatnik nie dokonał odliczenia w żadnym z ww. terminów, może to zrobić poprzez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do odliczenia (nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego) - art. 86 ust. 13 ustawy o VAT.

● art. 19 ust. 1 i 4, ust. 13 pkt 4, art. 86 ust. 10 pkt 1, ust. 11 i 13 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054

● § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 68, poz. 360

Adam Czekalski

doradca podatkowy