Czy refaktura usług monitoringu na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności powinna być zaewidencjonowana w kasie rejestrującej

Refakturowanie usługi przez podatnika VAT na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej uznaje się za odpłatne jej świadczenie, które podlega opodatkowaniu VAT. Oznacza to, że podatnik ma obowiązek zaewidencjonować jej sprzedaż w kasie fiskalnej, chyba że w momencie powstania obowiązku podatkowego może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Od 1 kwietnia br. ustawodawca uregulował refakturowanie usług w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Refakturowanie usługi polega na tym, że podatnik, działając we własnym imieniu, nie kupuje usługi faktycznie dla siebie, lecz dla osoby trzeciej.

W przedstawionym stanie faktycznym, jeżeli nabywca usługi monitoringu działa we własnym imieniu, lecz usługa jest nabywana dla skorzystania z niej przez osobę trzecią, będziemy mieli do czynienia z refakturowaniem usługi.

W przypadku refakturowania usług ustawodawca zakłada, że podatnik wykonał usługę, mimo że faktycznie to nie on ją świadczył. Tak więc, jeżeli w przedstawionej w pytaniu sytuacji nabywcą usługi jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, podatnik refakturujący usługę będzie miał, co do zasady, obowiązek zaewidencjonowania usługi w kasie fiskalnej. Powinien jednak rozważyć możliwość skorzystania ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji z zastosowaniem kas rejestrujących.

Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania

Z pytania wynika, że podatnik prowadzi działalność w zakresie sprzedaży paliw. Jeżeli sprzedaż ta obejmuje również gaz płynny, podatnik nie będzie miał możliwości skorzystania ze zwolnień z obowiązku ewidencji przewidzianych w rozporządzeniu z 26 lipca 2010 r. Wynika to z treści § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jeżeli jednak nie prowadzą Państwo sprzedaży gazu płynnego, to będą Państwo mogli skorzystać z następujących zwolnień z obowiązku ewidencjonowania:

● ze zwolnienia wynikającego z poz. 34 załącznika do rozporządzenia; zwolnieniem tym objęto bowiem świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

1) każde świadczenie usługi dokonane przez podatnika jest dokumentowane fakturą, w której są zawarte w szczególności dane identyfikujące odbiorcę,

2) liczba wszystkich dokonanych operacji świadczenia usług, o których mowa w pkt 1, w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 50, przy czym liczba odbiorców tych usług w tym okresie była mniejsza niż 20,

● ze zwolnienia wynikającego z poz. 37 załącznika do rozporządzenia; zwolnieniem tym objęto świadczenie usług, za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), pod warunkiem że z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła. Również w tym przypadku podatnik będzie mógł skorzystać ze zwolnienia jedynie wtedy, gdy przed 1 stycznia 2011 r. nie rozpoczął ewidencjonowania świadczonych usług.

Biorąc pod uwagę fakt, że podatnik posiada kasę fiskalną, to będzie on mógł skorzystać z ww. zwolnień, jeśli przed 1 stycznia 2011 r. nie wykorzystywał jej do ewidencjonowania świadczonych usług.

Podatnik nie będzie natomiast miał możliwości skorzystania ze zwolnienia ze względu na wysokość obrotów (nieprzekraczających 40 000 zł w poprzednim roku podatkowym). Zwolnienie to ma bowiem zastosowanie tylko w przypadku, gdy wobec podatnika nie powstał wcześniej obowiązek ewidencjonowania. Z pytania wynika, że podatnik posiada już kasę fiskalną. Należy więc przyjąć, że wobec podatnika powstał już obowiązek ewidencjonowania transakcji dokonywanych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. W związku z tym zwolnienie to nie będzie miało do niego zastosowania.

Podatnik, który skorzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży w kasie rejestrującej, powinien pamiętać o obowiązku wykazania tej sprzedaży w ewidencji prowadzonej dla celów podatku od towarów i usług, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.

Moment zaewidencjonowania sprzedaży

Jeżeli podatnik nie może skorzystać z ww. zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, powinien zaewidencjonować refakturowaną usługę monitoringu w kasie. Ważne jest, aby dokonać tego we właściwym momencie. Co prawda, ani ustawa o VAT, ani przepisy wykonawcze do niej nie stanowią, w którym momencie powinno to nastąpić, należy jednak uznać, że powinno to nastąpić w chwili powstania obowiązku podatkowego.

Obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze (zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT).

Zgodnie z zawartą umową usługa monitoringu rozliczana jest w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Termin płatności wynosi 14 dni od końca okresu rozliczeniowego. Jeżeli nabywca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej zapłacił część lub całość należności 10. dnia, licząc od końca okresu rozliczeniowego, to sprzedaż usługi powinna zostać zaewidencjonowana w kasie fiskalnej w tym dniu. Jeżeli natomiast zapłata nastąpiła 20. dnia od końca okresu rozliczeniowego, to usługę należy zaewidencjonować 14. dnia, licząc od końca okresu rozliczeniowego.

Sankcje za brak ewidencji sprzedaży w kasie

Niezaewidencjonowanie sprzedaży w kasie fiskalnej, w przypadku gdy podatnik nie mógł skorzystać ze zwolnienia z tego obowiązku, może rodzić negatywne konsekwencje karnoskarbowe. Takie zachowanie wyczerpuje znamiona dwóch czynów zabronionych. Po pierwsze, można mówić o nierzetelnym prowadzeniu księgi (art. 61 § 1 Kodeksu karnego skarbowego), którą są zapisy z kasy rejestrującej (art. 53 § 21 pkt 5 k.k.s.). Po drugie, w art. 62 § 4 k.k.s. przewidziano karę grzywny za dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej. W tym przypadku dojdzie do zbiegu przepisów k.k.s., w związku z czym sąd ewentualnie wymierzy karę na podstawie przepisu przewidującego surowszą karę, czyli na podstawie art. 61 § 1 k.k.s., w którym przewidziano karę grzywny w wysokości do 240 stawek dziennych.

Oczywiście nie każde niezaewidencjonowanie sprzedaży w kasie fiskalnej musi znaleźć swój finał przed sądem. W przypadkach mniejszej wagi sprawca będzie odpowiadał za wykroczenie skarbowe, co może się zakończyć nałożeniem mandatu karnego.

● art. 7, art. 53 § 21 pkt 5, art. 61 § 1, art. 62 § 4 ustawy z 19 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 129, poz. 733

● art. 2 pkt 22, art. 8 ust. 2a, art. 19 ust. 13 pkt 4, art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 134, poz. 780

● rozporządzenie Ministra Finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących - Dz.U. Nr 138, poz. 930

Jakub Rychlik

doradca podatkowy