Dowody księgowe - podstawa zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Podstawą zapisów w pkpir są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, lub

2) inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej, zawierające co najmniej:

● wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,

● datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

● przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

● podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (§ 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie pkpir).

Innymi dowodami stwierdzającymi fakt dokonania operacji gospodarczej, stanowiącymi dowody księgowe, są:

● dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

● noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

● dowody przesunięć,

● dowody opłat pocztowych i bankowych,

● inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat,

● dokumenty zawierające dane, o których była wyżej mowa.

W celu udokumentowania niektórych wydatków podatnicy mogą tworzyć dowody wewnętrzne. Powinny być one zawsze zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków.