Jak rozliczyć obciążenie producenta towarów kosztami napraw gwarancyjnych

Nasza firma sprowadza z Turcji autokary, które następnie sprzedaje w Polsce. Na przedmiotowe dostawy zawierane są umowy. Wynika z nich, że nasza firma jako przedstawiciel sprzedanych autobusów jest zobowiązana do rozliczania napraw gwarancyjnych. Autokary są użytkowane w Polsce i tu firmy je naprawiają. My płacimy za wykonane usługi oraz odliczamy podatek VAT. Dla producenta autokarów wystawiamy zwykłą fakturę nievatowską (chcieliśmy wystawiać noty obciążeniowe, ale w Turcji nie istnieje pojęcie takiego dokumentu) jako refakturowanie poniesionych kosztów. Producent (Turcja) zwraca nam powyższe wydatki na podstawie wyceny własnej, dokonanej po każdorazowym uzgodnieniu, czego dotyczyła naprawa gwarancyjna. Zdarza się czasem, że ponieśliśmy wyższy wydatek, a mniej zwróciła fabryka, a innym razem mamy zwrot dużo wyższy niż poniesione koszty. Czy postępujemy prawidłowo, wystawiając faktury zwykłe (a nie faktury VAT)? Czy postępujemy słusznie, nie umieszczając kwot z tych dokumentów na deklaracji VAT-7? W przypadku gdyby jednak wartość z tych faktur miała pojawiać się na tej deklaracji, to w której pozycji?