Jak traktować używanie przez pracownika telefonu prywatnego do celów służbowych

Nasza firma chce zwracać koszty rozmów telefonicznych poniesione przez pracownika (przedstawiciela handlowego) korzystającego ze swojego prywatnego telefonu stacjonarnego. Jak rozliczać te koszty? Na podstawie jakich dokumentów? Czy będą one stanowiły koszty uzyskania przychodów? Czy podlegają opodatkowaniu podatkiem od osób fizycznych?