Dokumentacja kosztów działalności jednostek non profit i ich rozliczenie

Marianna Sobolewska

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych (art. 9 ust. 1 updop).

Warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest jego właściwe udokumentowanie, w sposób wskazany w ustawie o rachunkowości, tzn. przy wykorzystaniu dowodów księgowych wymienionych w ustawie czy akcie wykonawczym. Dowody powinny być poprawne formalnie, tj. powinny zawierać minimalną treść wymaganą dla danego rodzaju dowodu księgowego.

Każdy dowód księgowy musi odpowiadać określonym wymaganiom, a szczególnie powinien on zawierać dane niezbędne do odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej wymienione w art. 21 ust. 1 uor:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.