Jak wykazać, że pracownik pracował w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę o szczególnym charakterze

Jestem kadrową w przedsiębiorstwie autobusowym. W lutym 2013 r. jeden z kierowców zamierza zgłosić wniosek o przyznanie emerytury pomostowej i odejść z pracy. Pracuje u nas w szczególnych warunkach nieprzerwanie od 1995 r. Od 1 stycznia 2009 r. jest to praca o szczególnym charakterze, wymieniona w załączniku nr 2 do ustawy pomostowej. W jaki sposób powinniśmy potwierdzić mu okres wykonywania pracy "szczególnej" w latach 1995-2008 oraz po 2008 r.? Czy powinniśmy wyłączyć okresy, w których pracownik faktycznie nie wykonywał wspomnianej pracy, gdyż np. przebywał na zwolnieniu lekarskim?