Jak podatkowo rozliczyć podróż służbową kierowcy

PROBLEM

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie transportu pojazdami powyżej 3,5 tony. Zatrudniam kierowców, którzy odbywają tygodniowe podróże służbowe na terenie kraju. Kierowcy pracują w godzinach nocnych, a odpoczywają w ciągu dnia, przy czym nie zapewniamy tym osobom noclegu. Posiadam regulamin podróży służbowych, w którym zostały wskazane zasady wypłacania należności za delegacje. Widnieje w nim zapis, że kierowcom przysługuje ryczałt za nocleg za każdą dobę, w której występuje odpoczynek dobowy. Nie zawsze są to godziny od 21.00 do 7.00, jak wskazuje rozporządzenie MPiPS w sprawie podróży służbowych na terenie kraju dotyczących sfery budżetowej. Kierowcy odbywają podróż służbową na podstawie polecenia wyjazdu i co tydzień przedstawiają szczegółowe rozliczenie delegacji. Na tej podstawie wypłacam należne diety w kwocie 23 zł i ryczałty za nocleg w kwocie 34,50 zł. Czy kwoty wypłaconych należności, zarówno diet, jak i ryczałtów, mogę wliczyć do kosztów uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej działalności?

ROZWIĄZANIE

Kosztów uzyskania przychodów nie stanowią diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof). Przepis ten dotyczy przekroczenia limitu wysokości diet, a nie samej możliwości zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów. Dlatego nie ma on zastosowania do sytuacji opisanej w pytaniu, ponieważ w tym przypadku zostały spełnione warunki do uznania tego wydatku za koszt pracodawcy. Natomiast ryczałt wypłacony kierowcom może zostać podważony jako koszt uzyskania przychodów, gdyż rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju kwalifikuje jako ryczałt kwoty wypłacone wtedy, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00 (§ 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych na obszarze kraju). Aby bez ryzyka sporu z organami podatkowymi taki wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodów, należy dokonać jego przekwalifikowania na "inny udokumentowany wydatek w czasie podróży służbowej, określony przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb". Taka kwalifikacja eliminuje spór, ale tylko wtedy, gdy pracownik otrzymał zwrot poniesionych wydatków na nocleg. Jeżeli kierowca otrzymał ryczałt, a nie poniósł żadnych wydatków na nocleg, organy podatkowe mogą kwestionować taki wydatek pracodawcy jako koszt podatkowy i dodatkowo uznać, że pracownik powinien zapłacić podatek dochodowy od tej kwoty.