Obowiązki pracodawcy jako administratora danych osobowych

Katarzyna Kulin

główny specjalista ds. kadr i płac, wykładowca

Od momentu wejścia w życie ustawy o ochronie danych osobowych każdy pracodawca ma obowiązek bezpiecznego przechowywania i ochrony danych osobowych swoich pracowników. Pracodawca, który gromadzi i przechowuje dane osobowe pracowników, z mocy prawa jest ich administratorem. Udostępnianie danych osobowych osobom nieupoważnionym grozi sankcjami karnymi i odszkodowawczymi. Często pracodawcy nie zdają sobie sprawy z tego, że zatrudniając pracowników i gromadząc dane na ich temat, spoczywa na nich obowiązek należytego dbania o zgromadzone informacje.

PODSTAWY PRAWNE

w Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) - art. 22¹, art. 94 pkt 9a

w Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, ze zm.) - art. 23 ust. 1, art. 26, art. 29, art. 37, art. 51 ust. 1

Według artykułu 94 pkt 9a Kodeksu pracy obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten nakłada na pracodawcę wiele innych powinności związanych z ochroną danych osobowych pracowników oraz bezpiecznym ich przetwarzaniem i udostępnianiem osobom trzecim.

Pracodawca, jako administrator danych osobowych osób zatrudnionych, byłych pracowników oraz kandydatów do pracy, jest zobowiązany zarządzać nimi zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Z artykułu tego wynika, że przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:

1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,

2) jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,