Podróże służbowe - praktyczne rozliczenia

WSTĘP

Nie każdy wyjazd pracownika jest podróżą służbową. Aby za taką został uznany, musi spełniać określone warunki. Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że łącznie spełnia trzy cechy. Powinna odbywać się:

● poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy,
● na polecenie pracodawcy,
● w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Wszystkie te warunki muszą wystąpić razem, a brak jednej z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy świadczonej przez pracownika na rzecz pracodawcy jako podróży służbowej.

Niekiedy podróż służbowa pociąga za sobą duże wydatki. Polecenie wyjazdu nie może zaś prowadzić do ponoszenia przez pracownika - choćby czasowo - kosztów działalności pracodawcy. Z tego powodu ważnym obowiązkiem pracodawcy jest wypłata pracownikowi zaliczki przed podróżą służbową. W delegacji krajowej zaliczka wypłacana jest na wniosek pracownika, a w zagranicznej pracodawca jest zobowiązany do wypłaty zaliczki bez wniosku pracownika.

Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują m.in.:

● diety;
● zwrot kosztów:

- przejazdów,

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

- noclegów,

- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Jeśli pracownik nie rozliczy się z podróży i nie zwróci niewykorzystanej części zaliczki, pracodawca ma prawo dokonać jej potrącenia z wynagrodzenia za pracę, bez zgody pracownika.

I. JAK ROZLICZAĆ KRAJOWE I ZAGRANICZNE PODRÓŻE SŁUŻBOWE

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Jeżeli pracownikowi zostanie wypłacona dieta za wyjazd, który nie będzie podróżą służbową, to nie będzie to dieta w rozumieniu przepisów o podróżach służbowych, a zatem nie będzie zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych, a także z obowiązku naliczenia od jej kwoty składek ZUS. W sferze budżetowej mogłoby to także zostać uznane za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.