Stosowanie coraz nowocześniejszych narzędzi informatycznych, pozwalających na generowanie możliwie jak największej ilości dokumentów w formie elektronicznej, jest już światowym standardem. Jest to z pewnością ogromne ułatwienie oraz duża oszczędność, zarówno papieru, miejsca, jak i czasu pracowników. Niestety, jak na razie każda firma wytwarza również sporo dokumentów w formie papierowej. Są to między innymi dokumenty finansowe i księgowe (rachunki, faktury), dokumentacja kadrowa oraz płacowa, dokumentacja produkcyjna i systemów jakości, archiwum korespondencji czy archiwum prawne (umowy, kontrakty).