Organizacja podróży służbowych

Szefowie firm bardzo często podróżują, załatwiając sprawy istotne dla firmy, spotykając się z klientami i kontrahentami. Nierzadko są to wyjazdy nieplanowane, wymuszane aktualną sytuacją firmy. Tym większa rola sekretarki, która musi sprawnie zorganizować taką podróż, często nawet z dnia na dzień.

Do zadań sekretarki należy:

l opracowanie planu podróży,

l ustalenie najdogodniejszych połączeń komunikacyjnych, rezerwacja i wykupienie biletu,

l zarezerwowanie noclegu,

l uzgodnienie programu wyjazdu i takie umówienie spotkań, aby nie „nałożyły” się w czasie,

l przygotowanie materiałów i dokumentów w kolejności umożliwiającej łatwe posługiwanie się nimi w czasie planowych spotkań,

l wręczenie szefowi listy adresów instytucji i numerów telefonów oraz nazwisk osób, z którymi będzie utrzymywał kontakt,

l wyposażenie szefa w telefon komórkowy i notebook.