Dokumentacja kadrowa związana z zatrudnieniem

Prowadzone dla pracowników akta osobowe oraz gromadzone w nich dokumenty nie są jedynymi, które dokumentują przebieg ich zatrudnienia. Pracodawca musi również prowadzić m.in. ewidencję czasu pracy, dokumentację związaną z naliczaniem i wypłacaniem wynagrodzeń. Niektóre dokumenty powinny być sporządzane w określonej przepisami formie, zgodnie z którą pracodawca musi je sporządzać lub wypełniać. Pozostałe dokumenty pracownicze pracodawca może stworzyć samodzielnie.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma istotne znaczenie praktyczne. Pozwala ustalić konkretne uprawnienia pracownicze danej osoby, np. na podstawie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy określa się uprawnienia urlopowe pracownika u danego pracodawcy. Dokumenty znajdujące się w aktach osobowych stanowią dowód na poparcie roszczeń pracownika podczas rozstrzygania sporów przed sądem pracy. Brak dokumentacji pracowniczej w przypadku sporu ze stosunku pracy jest okolicznością obciążającą pracodawcę.

Wszelkie zaniedbania w zakresie prowadzenia akt osobowych oraz innej dokumentacji pracowniczej są naruszeniem praw pracowniczych. Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, może być ukarana grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Prowadzenie dokumentacji kadrowej

Pracodawcy zatrudniający pracowników mają obowiązek założyć i prowadzić akta osobowe, jak również dodatkową dokumentację pracowniczą dla każdego pracownika.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej został szczegółowo uregulowany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2009 r. nr 115, poz. 971; dalej jako rozporządzenie).