Ewidencje prowadzone na potrzeby VAT

Materialnemu obowiązkowi podatkowemu towarzyszy często wiele obowiązków o charakterze istrumentalnym, np. obowiązek prowadzenia odpowiednich ewidencji stanowiących urządzenia księgowe. Tak też jest i w VAT. W dalszej części omówimy, jakie ewidencje powinni prowadzić podatnicy na potrzeby VAT, wskażemy na wymagania formalne, którym muszą odpowiadać te ewidencje, oraz określimy konsekwencje związane z nieprowadzeniem bądź nierzetelnym prowadzeniem ewidencji.

Ewidencje prowadzone na potrzeby VAT można umownie podzielić na ewidencję:

1) uproszczoną - przewidzianą dla podatników zwolnionych od podatku, służącą wyłącznie rejestrowaniu osiągniętego obrotu,

2) pełną - przewidzianą dla podatników rozliczających VAT, służącą rozliczeniu podatku i prawidłowemu wypełnieniu deklaracji podatkowej,

3) prowadzoną za pomocą kasy rejestrującej.

Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy z 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz.U. Nr 11, poz. 50 ze zm.) podatnicy, zwolnieni od podatku na podstawie art. 14 ust. 1 i ust. 6, są obowiązani do zaewidencjonowania sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Prowadzenie dziennej ewidencji sprzedaży ma służyć określeniu momentu, w którym ze względu na osiągnięty obrót podatnik straci zwolnienie podmiotowe. Stąd też ewidencję uproszczoną mają obowiązek prowadzić podatnicy korzystający ze zwolnień podmiotowych od VAT na podstawie art. 14 ust. 1 i ust. 6 ustawy, tj. podatnicy:

1) zwolnieni ze względu na wysokość obrotów osiągniętych w poprzednim roku podatkowym (nie więcej niż 10 000 euro),

2) rozpoczynający działalność w trakcie roku podatkowego, którzy nie zrezygnowali z przysługującego im z mocy prawa zwolnienia od podatku.

Stanowisko takie zajęło również Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z 25 maja 2001 r. na zapytanie poselskie nr 3574, w której stwierdzono: „Obowiązujące zatem przepisy w zakresie prowadzenia ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług nie wskazują wprost zwolnienia z obowiązku prowadzenia dziennej ewidencji sprzedaży podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione, jedynie pośrednio wniosek taki może być wyciągnięty z art. 27 ust. 4 ww. ustawy. Z przepisu tego wynika bowiem, że podatnicy wykonujący czynności wyłącznie zwolnione nie mają obowiązku prowadzenia pełnej ewidencji na potrzeby tego podatku”.