Potwierdzanie sald: kiedy i jak je przeprowadzić

Koniec roku to czas wzmożonych prac inwentaryzacyjnych, które obejmują nie tylko spis z natury, lecz także weryfikację aktywów, potwierdzanie sald należności oraz inwentaryzację pasywów. Dziś zajmiemy się kluczowym etapem, jakim jest potwierdzanie sald z kontrahentami. Choć wydaje się, że jest to działanie rutynowe, to jednak niesie ryzyko poważnych błędów księgowych, które mogą wpłynąć na sprawozdania finansowe. W dodatku odpowiadamy na pytania i podpowiadamy, na co warto zwrócić uwagę, aby przeprowadzić proces zgodnie z przepisami i uniknąć kosztownych pomyłek.

Pytanie: Na czym polega metoda uzgadniania salda? Kiedy się ją stosuje?

Odpowiedź: Uzgodnienie sald polega na:

• potwierdzeniu sald aktywów wykazanych w księgach rachunkowych jednostki z otrzymanymi od banków i uzyskanymi od kontrahentów pisemnymi potwierdzeniami ich prawidłowości oraz
• wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic.

Metodą uzgodnienia sald z bankami, dostawcami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami są inwentaryzowane poniższe aktywa:

• finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych, tzn. środki pieniężne w złotych polskich i w walutach obcych, a także lokaty pieniężne na rachunkach bankowych, jak również kredyty i pożyczki zaciągnięte w bankach,
• papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,
• salda należności, w tym udzielone pożyczki,
• powierzone kontrahentom własne składniki aktywów oraz inne znajdujące się poza jednostką.

Po pierwsze trzeba sporządzić i wysłać do kontrahenta zawiadomienia o wysokości sald, które figurują w księgach jednostki inicjującej uzgodnienie. Następnie kontrahent powinien potwierdzić wysokości sald wykazanych w zawiadomieniach lub wskazać, czym wywołane są ewentualne różnice (przesunięcia w czasie, brak dokumentów, kwestie sporne). Ostatni etap to ustalenie zgodności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych. [ramka 1]

Ramka 1