Jak firmy powinny rozliczać wakacyjne wydatki pracowników

Lipiec i sierpień to w kalendarzu wielu polskich pracodawców okres urlopowy. Pomijając branże, w których przedsiębiorcy i ich pracownicy dbają o wypoczynek wszystkich pozostałych (jak np. hotelarze czy restauratorzy w miejscowościach wypoczynkowych), są to miesiące, na które pracownicy planują dłuższy wypoczynek. Z kolei wrzesień – a czasami też już druga połowa sierpnia – to czas, w którym księgowi zajmujący się rozliczeniami podatkowymi stają przed dylematami, co zrobić ze spływającymi do nich różnymi drogami (czasami od pracownika, innym razem od kontrahenta realizującego świadczenie, kiedy indziej od leasingodawcy czy podmiotu zapewniającego obsługę kart paliwowych) fakturami za zakupy dokonywane przez pracowników w czasie ich urlopów. Dokumenty takie niekiedy zawierają fantazyjne opisy typu „spotkania z kontrahentami” – w państwie, w którym pracodawca nie prowadzi żadnych interesów. Zdarzają się też mandaty (w tym z zagranicy) za wykroczenia drogowe. Tego rodzaju koszty „wyjazdów służbowych” to nie tylko domena pracowników, lecz również członków zarządu, niejednokrotnie będących jednocześnie właścicielami spółek. Od niedawna (formalnie od 2021 r., a w praktyce od 2022 r.) coraz większa grupa księgowych musi borykać się z dodatkowymi wątpliwościami dotyczącymi skutków „wakacyjnych” świadczeń w firmie. Chodzi tu o spółki, które zdecydowały się na stosowanie estońskiego CIT.Oczywiście rozliczenia takich wakacyjnych wydatków to nie tylko kwestia obowiązków podatnika, lecz także realizacji powinności płatnika – te wszystkie zagadnienia zostaną właśnie omówione w niniejszym poradniku.

Wyjazd na urlop samochodem służbowym

przychód pracownika

Przedsiębiorcy i inni pracodawcy, którzy powierzają swoim pracownikom samochody służbowe i jednocześnie akceptują wykorzystanie takich pojazdów w celach prywatnych, są zobligowani do zidentyfikowania (jako płatnicy) przychodu pracownika z tytułu otrzymania nieodpłatnego świadczenia. Od 2015 r. kwota przychodu pracownika korzystającego z samochodu służbowego dla potrzeb prywatnych wyznaczana jest w formie ryczałtu. Co ważne, ryczałt identyfikowany jest na podstawie cech technicznych pojazdu z ewentualnym uwzględnieniem liczby dni, w których pojazd był wykorzystywany dla celów prywatnych pracownika.