Dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej, ale...

Dokumentacja księgowo-podatkowa może być tworzona w wersji elektronicznej, choć do niedawna nie było to takie oczywiste. Zarówno ustawa o CIT, jak i o PIT odwołują się do prawa bilansowego w zakresie dokumentowania zdarzeń, a to pozwala gromadzić i przechowywać dokumentację zdigitalizowaną. Pojawiały się jednak spory na tym tle z organami. Na szczęście właśnie opublikowana, wieńcząca długą batalię sądową, zmieniona interpretacja podatkowa potwierdza, że dokumentację można przechowywać w nowoczesny sposób, nawet jeśli powstała w wersji papierowej.

Coraz więcej firm gromadzi i przechowuje dokumentację w formie elektronicznej. Wręcz wydaje się to standardem. Jednak nie zawsze jest to oczywiste dla organów podatkowych, mimo że przepisy zarówno ordynacji podatkowej, jak i ustaw o podatku dochodowym tego nie zabraniają. Przepisy w zakresie VAT obecnie są zaś zmieniane w kierunku całkowitej elektronizacji dokumentacji i jej obiegu.

Interpretacja

Prawidłowość elektronicznego dokumentowania zdarzeń została potwierdzona ostatnio przez opublikowaną 6 lipca interpretację indywidualną dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-2.4010.351.2018.14.DP (data wydania interpretacji to 26 czerwca 2023 r.). W tej, wydaje się na pozór oczywistej, sprawie postępowanie podatkowe zakończone oddaleniem przez Naczelny Sąd Administracyjny skargi kasacyjnej trwało od sierpnia 2018 r., kiedy został złożony wniosek o interpretację indywidualną. Spółka pytała w nim, czy może niszczyć dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu podatkowego po przeniesieniu ich treści na nośniki elektroniczne i czy nie zostanie z tego powodu zakwestionowane ujęcie kosztu uzyskania przychodu. Dyrektor KIS potwierdził wreszcie prawidłowość działań spółki, która zamierzała w ten sposób postępować ze swoimi dokumentami.