Zlecasz kontrole zwolnień lekarskich, to uważaj na przepisy RODO

Komplikacji jest mniej, jeśli chorych sprawdza pracownik firmy. Jeśli jednak będzie to podmiot zewnętrzny, to niezbędna jest umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych - o czym nie wszyscy pamiętają

Obecnie, gdy ZUS poluzował zasady dotyczące przebywania na zwolnieniach lekarskich (uznał, że nieobecność osoby chorej w miejscu zamieszkania nie oznacza, iż wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z prawem), pracodawcom trudniej może być udowodnić, że ktoś naprawdę choruje. Nie zawsze bowiem wystarczy zapukać do drzwi takiej osoby, by to stwierdzić. Krótko mówiąc, kontrole zwolnień lekarskich mogą pracodawców absorbować bardziej niż dotychczas, co w praktyce może oznaczać, że odpowiednią usługę będą zlecać na zewnątrz. I tu kłania się RODO. Zacznijmy jednak od początku.

Nie zawsze zapuka ZUS

Kontrolowanie osób korzystających ze zwolnień lekarskich kojarzy się przede wszystkim z uprawnieniami i działalnością Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Działania te nierzadko są podejmowane w wyniku zgłaszanych przez pracodawców podejrzeń o możliwym nadużywaniu zwolnienia lekarskiego. Jeżeli w wyniku kontroli okaże się, że pracownik rzeczywiście korzystał ze zwolnienia od pracy w sposób sprzeczny z jego celem czy też wykonywał w okresie zwolnienia pracę zarobkową, to pracownik ten utraci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia. Dodatkowo może się to wiązać ze skutkami w sferze zatrudnienia, w tym z utratą pracy. ZUS może natomiast wydać decyzję o utracie prawa do zasiłku i zobowiązać osobę nadużywającą zwolnienia do zwrotu już wypłaconych świadczeń. Prawo przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich przysługuje również pracodawcom, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Należy jednak pamiętać o przepisach szczególnych, które regulują zasady i tryb przeprowadzania takich kontroli. Chodzi o rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz.U. nr 65, poz. 743; dalej: rozporządzenie). Odnosi się ono do takich kwestii jak zakres kontroli, zasady jej przeprowadzania oraz określa kwestie formalne, w tym m.in. sposób dokumentowania kontroli, jak również zasady postępowania w przypadku ustalenia, że ubezpieczony nieprawidłowo wykorzystywał zwolnienie.