Czy przy rozliczeniu projektu z funduszu europejskiego trzeba wyodrębnić ewidencję

Klient otrzymał dotację z funduszu europejskiego na szkolenie pracowników w ramach projektu „Przepis na rozwój”. Przy czym warunkiem dofinansowania, które zostało przyznane w ramach pomocy de minimis, była wpłata wkładu własnego na konto operatora. Jak zaksięgować rozliczenia, jeśli operator przelał środki bezpośrednio na konto firmy szkoleniowej (pominąwszy rachunek klienta), które pokryły wszelkie koszty związane ze szkoleniem? Jak ująć wszystkie operacje w tym przypadku?

Rozliczenie projektu z funduszu europejskiego wymaga ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich operacji gospodarczych, także tych, które nie powodują bezpośrednio przepływów pieniężnych. Oznacza to, że jeśli jednostka otrzymała faktury za szkolenie, których sama nie opłaciła, konieczne jest ich prawidłowe ujęcie w księgach klienta. Przed rozpoczęciem księgowania każdego projektu współfinansowanego ze środków unijnych należy jednak sprawdzić zapisy umowy. Mogą one bowiem wymagać posiadania wyodrębnionej ewidencji dla projektu (np. w formie kont albo odpowiednich znaczników księgowań). Sposób księgowania powinien być zawarty w dokumentacji polityki rachunkowości. Oczywiście w momencie przygotowywania tego dokumentu nie istnieje możliwość zawarcia w niej wszelkich zdarzeń gospodarczych, które w danej jednostce gospodarczej mogą zaistnieć w przyszłości. Jeśli więc w późniejszym okresie w danym podmiocie wystąpią zdarzenia, dla których rozwiązania nie zostały w polityce rachunkowości przewidziane, należy wprowadzić zmiany w pisemnej formie aneksu. Zazwyczaj dostosowania wymagają głównie zapisy polityki rachunkowości prezentujące: