Jak zwołać zgromadzenie wspólników i zatwierdzić sprawozdanie w spółce z o.o.

Zbliża się czas, kiedy w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością należy zatwierdzić sprawozdania finansowe, których dzień bilansowy przypadał na 31 grudnia 2021 r. W tym roku termin na dokonanie tej czynności, podobnie jak w latach poprzednich, został przesunięty. [ramka] W spółce z o.o. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy leży w gestii wspólników, którzy dokonują tego w trakcie zgromadzenia wspólników. Przedstawiamy zatem, jak przeprowadzić zgromadzenie wspólników i zatwierdzić sprawozdanie finansowe w spółce z o.o. Publikujemy przy tym przydatne wzory zaproszenia na zwyczajne zgromadzenie wspólników oraz protokołu po jego odbyciu.

Jak zwołać i przeprowadzić zgromadzenie wspólników

Spółka z o.o. jest spółką kapitałową. Dlatego też jedną z jej charakterystycznych cech jest funkcjonowanie w spółce organów. Prócz zarządu, drugim obligatoryjnym organem jest zgromadzenie wspólników. Niekiedy w spółkach z o.o. funkcjonują także rady nadzorcze lub komisje rewizyjne. Jeżeli je ustanowiono, biorą one również udział w procesie zatwierdzania rocznych sprawozdań w spółce. I tak zgromadzenie wspólników jest organem właścicielskim spółki uprawnionym do podejmowania uchwał (poza zgromadzeniem uchwały mogą być podejmowane tylko wyjątkowo, o czym dalej). Zgromadzenie wspólników może być:

• zwyczajne - należy je obligatoryjnie zwołać w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego;
• nadzwyczajne - zwoływane są w razie potrzeby pomiędzy zgromadzeniami zwyczajnymi.

Z kolei samo powzięcie uchwały może wynikać z obowiązku wynikającego z przepisów prawa bądź umowy spółki, a także być wyrazem stanowiska wspólników w odniesieniu do innych spraw będących w kompetencjach tego organu. Podręcznikowym wręcz przykładem, w którym konieczne jest powzięcie uchwał przez zgromadzenie wspólników, są sprawy pozostające w kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników, należą do nich: