Zgodę na potrącenie składek związkowych przechowujemy w części B akt osobowych

Ze względu na ochronę danych osobowych należy jednak ograniczyć do minimum dostęp innych pracowników do tych dokumentów

Dane o przynależności związkowej są danymi wrażliwymi w rozumieniu art. 9 RODO i powinny być odpowiednio zabezpieczone przez pracodawcę, będącego administratorem takich danych. Wiadomo już z wcześniejszych stanowisk resortu pracy, że całość dokumentacji dotycząca potrąceń powinna się znaleźć w aktach osobowych pracownika w części B. Pojawiły się jednak pytania, czy na pewno powinno to dotyczyć także zgód na potrącenia składek związkowych. Gdyby bowiem uznać, że zgoda na dokonywanie potrąceń składki związkowej powinna być przechowywana - tak, jak pozostała dokumentacja dotycząca potrąceń - w części B akt osobowych, to pojawiają się obawy, czy w ten sposób nie dojdzie do ujawnienia przynależności związkowej np. menedżerom działów, którzy mają dostęp do tych akt. Byłby to argument za tym, że takie zgody powinny być odrębnie przechowywane i zabezpieczone ze względu na RODO, uwzględniając, że jest to szczególna kategoria danych osobowych (art. 9 RODO).