Podróże służbowe - rozliczanie wyjazdów krajowych i zagranicznych

Sebastian Woźniak

Wstęp

Rozliczanie podróży służbowej powoduje w praktyce wiele wątpliwości. Jeżeli pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem swojej pracy, to przysługują mu należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi diety oraz zwrócić np. poniesione przez niego koszty dojazdu do wyznaczonej miejscowości. Pracownik natomiast musi pamiętać, by jego wydatki zostały odpowiednio udokumentowane.

Pracodawca, korzystając ze swoich uprawnień, może wydać pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego i wskazać miejsce wykonywania zadania - nie zmieniając przy tym miejsca pracy wskazanego w umowie o pracę. Pracownik natomiast musi to polecenie wykonać.

Podróże służbowe członków zarządu i członków rad nadzorczych zatrudnionych na umowę o pracę należy rozliczać w taki sposób jak wyjazdy pracowników. Jednak jeśli takie osoby są zatrudnione np. na podstawie umowy cywilnoprawnej, kwestie dotyczące ich wyjazdów służbowych powinny być określone w stosownych dokumentach. Regulacje dotyczące podróży służbowych nie obejmują osób zatrudnionych na podstawie umów-zleceń czy umów o dzieło. Jednak koszty takich wyjazdów przedsiębiorca może ująć w kosztach podatkowych. Aby uniknąć wątpliwości organów podatkowych, powinno to jednak wynikać z umów zawieranych ze zleceniobiorcami czy dziełobiorcami.

W opracowaniu znajduje się wiele praktycznych przykładów ilustrujących omawiane zagadnienia. Na końcu zamieszczono najważniejsze przepisy prawne oraz orzecznictwo sądów administracyjnych i Sądu Najwyższego.

Podróż służbowa

W polskim prawie nie istnieje obecnie definicja podróży służbowej. Można ją było znaleźć w obowiązującym do 31 grudnia 2001 r. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 czerwca 1998 r. w sprawie ustalania zasad oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 69, poz. 454, dalej stare rppsk). Nieobowiązujący już § 1 ust. 2 tego rozporządzenia określał podróż służbową jako wykonywanie zadania zleconego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu wyznaczonym w poleceniu wyjazdu służbowego.